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Vorteile eines ERP-Systems: Es schafft Transparenz

Die Vorteile eines ERP-Systems: Es bietet Ihnen die Möglichkeit, die Abläufe in Ihrem Unternehmen im Blick zu haben. Transparenz ist für viele mittelständische Unternehmen jedoch oft noch neu. Die meisten Prozesse laufen neben dem ERP-System her: Aus Gewohnheit oder Bequemlichkeit werden beispielsweise Bestellungen per Telefon und Internet getätigt. Oftmals sieht der mittelständische Unternehmer keine Notwendigkeit, Transparenz über die Prozesse in seinem Unternehmen einzuräumen. Die Prozesse sind anfangs meist recht überschaubar, aber das kann sich sehr schnell ändern.

Mit Ihrem Unternehmen wächst oft nicht nur die Anzahl der Mitarbeiter der Abteilungen – sondern auch das Durcheinander in Ihrer Datenbank. Sie kommen schnell in eine Situation, in der wichtige Informationen auf verschiedene Mitarbeiter verteilt werden – aber an keinem zentralen Punkt erfasst sind. Etwa weil Sie alltägliche Aufgaben in alter Gewohnheit durchführen und für Sie selbstverständlich sind.

Die Nachteile: Wird nun ein Mitarbeiter krank oder scheidet aus dem Unternehmen aus, entsteht eine Wissenslücke. Wie viel Material wurde bestellt? Welche Preis- und Terminvereinbarungen wurden getroffen? Welche Ressourcen sind vorhanden? Vereinfacht gesagt: Ihr Unternehmen agiert blind. Ihre Mitarbeiter genießen einen bestimmten Grad an Freiheit, wenn sie sich selbst verwalten können – für die Prozessoptimierung und Schnittstellen ist das aber nicht von Vorteil. Viele Unternehmen schaffen den Generationswechsel nicht, wenn ein erfahrener Mitarbeiter ausscheidet und neue Mitarbeiter nachrücken. Weiterhin fehlt Ihnen der Einblick in ihre Kosten. Wenn die Preisentwicklung nicht nachvollziehbar ist, ist auch der Ausgangspunkt für neue Preisverhandlungen suboptimal.

Legen Sie den Grundstein für mehr Transparenz

Die Vorteile eines ERP-Systems? Sie haben eine Allround-Lösung, die in allen Bereichen zum Einsatz kommt. Der Zugriff auf ein weiteres System ist folglich nicht mehr notwendig. Die ERP-Software ist modular aufgebaut und die Daten verschiedener Unternehmensbereiche vernetzt. Jeder Mitarbeiter hat als Anwender die Möglichkeit, Daten aus den verschiedenen Bereichen aufzurufen – und profitiert somit von einheitlichen und vollständigen Informationen. So schaffen Sie ein hohes Maß an Transparenz und unnötiger Aufwand bleibt Ihnen erspart.

Transparenz entscheidend für erfolgreiche Zusammenarbeit

Mithilfe einer ERP-Komplettlösung können Sie Ihre Daten viel einfacher pflegen und verwalten. Nicht ein einzelner Mitarbeiter bündelt das Wissen, sondern die ERP-Software. Alle Arbeitsprozesse Ihres Unternehmens sind somit unter einem Hut und das ‚Nebeneinanderher-Arbeiten‘ wird vermieden – eine einheitliche Abwicklung und Steuerung von der Bestellung bis zur Auslieferung. Darüber hinaus sind Ihre Prozesse effizienter und vor allem nachvollziehbar für Dritte. Das wiederum wirkt sich positiv auf die interne Organisation und die Zusammenarbeit mit Kunden, Investoren und Lieferanten aus.

ERP-Vorteile: Behalten Sie Ihre Geschäftsausgaben im Blick

Ein weiterer positiver Effekt des ERP-Systems: Sie bekommen einen viel besseren Blick für die Entwicklung Ihres Unternehmens. Berichte über Verkaufszahlen oder Monatsstatistiken helfen Ihnen dabei, Entscheidungen über Investitionen zu treffen – anstatt ins Blaue hinein zu agieren. Mit diesem Wissen können Sie mithilfe des Systems Prognosen für die Zukunft erstellen. Diese integrierten Forecasts dienen dazu, Ihnen die Einschätzung der zukünftigen wirtschaftlichen Entwicklung und deren Auswirkung auf Ihr Unternehmen zu erleichtern. Somit haben Sie immer einen guten Überblick über entstandene Kosten und erwirtschaftete Umsätze.

Starten Sie noch heute durch!

Sie wollen mehr über die Vorteile eines ERP-Systems in Ihrem Unternehmen erfahren? Oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP kennenlernen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

14. Mai 2023

ERP-Software mit integrierter Finanzbuchhaltung

Wissen ERP-System

Egal ob Sie ein kleines Unternehmen führen oder einen Großkonzern leiten: Die Finanzbuchhaltung ist für jedes Unternehmen ein besonders wichtiges Thema. Schon allein deswegen, weil sie vom Gesetzgeber stark reglementiert ist. Verwalten Sie alle relevanten Daten, Belege und Nachweise ordnungsgemäß. So vermeiden Sie Probleme mit Steuerbehörden oder anderen Institutionen. Dafür gibt es verschiedene Methoden. In diesem Beitrag erfahren Sie

welche Methoden es gibt
was Finanz- und Rechnungswesen eigentlich genau bedeutet
welche Vorteile Ihnen eine ERP-Software mit Finanzbuchhaltung bietet

Was bedeutet Finanz- und Rechnungswesen eigentlich?

Manchmal kommt es im Alltag vor, dass man über gewisse Themen oder Begriffe stolpert: Man weiß zwar ungefähr, was sie bedeuten, versteht sie aber nicht ganz oder kann sie nicht erklären. Das Finanz- und Rechnungswesen zählt für einige Menschen sicher auch dazu. Als Erstes sollten Sie wissen, dass das Finanzwesen und das Rechnungswesen getrennt voneinander zu betrachten sind.

Finanzwesen

Das Finanzwesen umfasst alle wirtschaftlichen Bereiche, die sich in irgendeiner Form mit Finanzen beschäftigen. Es setzt sich aus fünf Teilbereichen zusammen:

Finanzwirtschaft (Beschaffung von Eigen- und Fremdkapital)
Rechnungswesen (Erfassung und Überwachung aller Geld- und Leistungsströme)
Liquiditätssicherung (Sicherstellung von ausreichend Finanzmitteln)
Treasury (Aufbau von Sicherheiten, um finanzielle Risiken im Krisenfall zu minimieren)
Controlling (Planung, Steuerung und Kontrolle aller Unternehmensbereiche)

Man unterscheidet außerdem das öffentliche und das private Finanzwesen.

Öffentliches Finanzwesen

Die öffentliche Hand (Bund, Länder und Gemeinden) benötigt zur Erfüllung öffentlicher Aufgaben Finanzmittel. Das öffentliche Finanzwesen regelt, auf welche Weise diese von der öffentlichen Hand aufgebracht, verwaltet und eingesetzt werden.

Privates Finanzwesen

Das private Finanzwesen befasst sich, wie der Name schon sagt, mit den Finanzen von Privatpersonen. Dazu zählen neben Geldanlagen, Aktien, Börse oder Bankgeschäften auch Steuern und Versicherungen.

Rechnungswesen

Das Rechnungswesen ein Teilbereich des Finanzwesens. Es setzt sich aus den Bereichen Finanzbuchhaltung (externes Rechnungswesen), Controlling (internes Rechnungswesen), Statistik und Planung zusammen. Alle unternehmerischen Abläufe, darunter sämtliche Geld- und Leistungsströme, werden im Rechnungswesen erfasst und kontrolliert. Sowohl Vorgänge, die nach außen gerichtet sind, als auch jene, die sich innerhalb des Unternehmens abspielen. Daten, die Sie für die Planung und Steuerung benötigen, können Sie ebenfalls im Rechnungswesen dokumentieren. Das Rechnungswesen wird in zwei Kategorien unterteilt:

Externes Rechnungswesen

Das externe Rechnungswesen befasst sich mit allen Vorgängen, die die Vergangenheit betreffen. Der Gesetzgeber verlangt, dass ein Unternehmen gewisse interne Daten freigibt – vor allem, um die finanzielle Situation des Unternehmens bewerten zu können. Deshalb ist jedes Unternehmen verpflichtet, einmal im Jahr einen Jahresabschluss inklusive Bilanz zu erstellen. Dafür werden sämtliche Ein- und Auszahlungen, Werte von Geldanlagen oder auch Kredite sachlich und chronologisch erfasst. Die daraus entstehenden Informationen über die Vermögens- und Ertragslage des Unternehmens werden anschließend an die Öffentlichkeit gegeben – also unter anderem an das Finanzamt, Anleger, Banken oder auch Lieferanten.

Internes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen hingegen kalkuliert alle zukünftigen Kosten und Leistungen. Sie können dadurch Unternehmensprozesse planen und steuern. Alle Informationen, die sich auf Prozesse, Leistungen und Profite des Unternehmens beziehen, werden erfasst, dokumentiert und verarbeitet. Auf Grundlage dieser Daten werden anschließend unternehmensinterne Entscheidungen getroffen, mit dem Ziel, den Unternehmenserfolg zu maximieren. Dies ist ein wichtiger Bereich, denn so kann die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens beurteilt werden. Hohe Kosten oder auf der anderen Seite auch besonders ertragreiche Unternehmensbereiche werden so schnell sichtbar.

Finanzbuchhaltung und Software

Zugegeben: Sie sind auf der Suche nach einer geeigneten Lösung für die digitale Finanzbuchhaltung? Denken als Erstes an den Einsatz eines ERP-Systems? Vermutlich nicht. Dieses bringt man zunächst vermutlich eher mit der Planung und Steuerung von Ressourcen sowie deren Optimierung in Verbindung. Heutzutage können ERP-Systeme aber weitaus mehr. Das Finanz- und Rechnungswesen beispielsweise gehört mittlerweile zu den Standardfunktionen vieler moderner ERP-Lösungen. Beim Auswahlprozess schenken viele Entscheider dieser Funktion allerdings keine allzu große Beachtung – ein Fehler, denn in diesem Bereich verschenken viele mittelständische Unternehmen noch großes Potenzial. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Finanzbuchhaltung zu bewältigen. Welche Sie am besten nutzen sollten? Das kommt ganz darauf an, was Ihr Ziel ist: Ob Sie lediglich den reinen Pflichtteil abwickeln wollen oder die Informationen nutzen möchten – und damit das gesamte Unternehmen besser im Blick zu haben.

ERP-System ohne Buchhaltung

Kleine Unternehmen nutzen ein ERP-System oft hauptsächlich für die Materialwirtschaft und den Verkauf. Rechnungen und Belege geben sie an den Steuerberater ab, da Zeit sowie qualifiziertes Personal oft fehlt. Der Nachteil hier ist, dass ein Steuerberater recht kostenintensiv ist. Zusätzlich fehlt der Überblick über wichtige Kennzahlen des Unternehmens oft.

ERP-System mit Schnittstelle zur Buchhaltung

Diese Methode wird häufig von Unternehmen genutzt, deren ERP-System entweder kein zusätzliches Modul für die Finanzbuchhaltung bietet – oder die bereits mit einer Buchhaltungssoftware arbeiten und sich von dieser nicht trennen möchten. Alle Bewegungen aus Ein- und Verkäufen werden hier aus dem ERP-System über die Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware übertragen. Aber auch diese Methode hat ihre Nachteile. Sie benötigen geschultes Personal in der Buchhaltung. Der Datenaustausch an der Schnittstelle erfolgt oft mit einem zeitlichen Versatz. Das kann dazu führen, dass die Daten nicht immer aktuell sind. Außerdem birgt der Einsatz von mehreren Systemen immer ein Risiko. Bei Übertragungen oder der Eingabe von Daten können leicht Fehler entstehen. Dies verfälscht natürlich die Ergebnisse, was gerade in der Buchhaltung ein Problem ist.

ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung

Bei dieser Methode sind zunächst einige Einrichtungen bei Artikeln, Kunden und Lieferanten notwendig. Erst dann können Sie alle Aufwände und Erlöse richtig verbuchen. Die Bewegungen aus Ein- und Verkäufen schlagen sich dann aber automatisch in der Buchhaltung nieder. Alle anderen Aufwände, die nicht aus Ein- oder Verkäufen resultieren, werden durch Soll- und Haben Buchungen erfasst – wie beispielsweise Miete, Strom und Telefon. Behördenmeldungen können Sie direkt im Programm erstellen.

Vorteile einer integrierten Finanzbuchhaltung

Eine integrierte Finanzbuchhaltungssoftware bietet Ihnen einige Vorteile. Diese Methode ermöglicht beispielsweise tiefer gehende Auswertungen, da alle Daten an einer zentralen Stelle abgelegt sind.

Zentrale Datenbasis

Ein ERP-System führt alle wichtigen Daten aus den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen zusammen. Die Buchhaltung hingegen verbringt viel Zeit damit, Informationen zu sammeln und Belege zu verwalten. Beide Bereiche sind auf qualitativ hochwertige und einheitliche Daten angewiesen. Der große Vorteil eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung: Es gibt auch nur einen zentralen Datenpool, den Sie pflegen müssen. Von dieser Funktion profitiert natürlich auch die Buchhaltung. Als Teil der ERP-Infrastruktur ist die digitale Finanzbuchhaltung mit anderen Bereichen des Unternehmens verbunden. Viele Informationen, die die Buchhaltung benötigt, sind oft schon Teil des Datenbestandes eines ERP-Systems.

Datenaustausch mit anderen Abteilungen

Daten, die Sie einmal erfasst haben, können Sie einfach übernehmen und in anderen Bereichen verwenden, ergänzen und auswerten. Durch eine integrierte Zeiterfassung kann die Personalabteilung beispielsweise einsehen, welcher Mitarbeiter wann gearbeitet hat. Die Buchhaltung kann auf diese Daten zugreifen und die Lohnabwicklung viel effizienter gestalten. Doppelerfassungen entfallen ganz und der Pflegeaufwand ist deutlich reduziert. Durch Verzicht auf eine Schnittstelle entfällt außerdem ein Risikofaktor. Die Buchhaltung hat somit weniger Arbeit und gleichzeitig verbessert sich die Auskunftsfähigkeit des Unternehmens.

Hohe Qualität des Datenbestands

Es gibt einige Funktionen, die dabei helfen, eine hohe Qualität des Datenbestands zu gewährleisten. So werden doppelte Einträge automatisch bereinigt und eingegebene Daten auf logische Zusammenhänge und Plausibilität überprüft. Außerdem werden die Daten in Echtzeit aktualisiert, die Buchungen sind also jederzeit auf dem aktuellsten Stand.

Automatisierte Prozesse

Ein weiterer Vorteil ist, dass ein ERP-System einen großen Teil der notwendigen Arbeitsschritte eigenständig erledigen kann. Für die Buchhaltung ist es wichtig, dass Zahlungsströme aus Ein- und Verkäufen richtig zugeordnet werden. Wird die Buchhaltung über ein ERP-System abgewickelt, können Kunden- und Lieferantendaten automatisch bezogen werden. Ein- und Ausgangsrechnungen werden dann automatisch erstellt, den richtigen Konten zugeordnet und verbucht. Außerdem stehen die in der Buchhaltung hinterlegten Informationen auch Nutzern aus anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung.

Einheitliche Schnittstelle

Die Anwender des ERP-Systems haben eine einheitliche Benutzerschnittstelle. Das heißt, sie benötigen auch nur ein Kennwort, um in verschiedenen Bereichen arbeiten zu können. Dies vereinfacht nicht nur die tägliche Arbeit, sondern ist auch insbesondere für die Sicherung der Daten sinnvoll.

Einfache Datenübertragung an Steuerbehörden

Seit 2015 regelt die GoBD – kurz für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Darunter versteht man die Aufbewahrung und Verarbeitung steuerrelevanter elektronischer Daten. Unternehmen, die ihre Buchhaltung digital abwickeln, müssen laut GoBD einige Vorgaben erfüllen. So müssen Buchungen beispielsweise innerhalb einer bestimmten Frist erfolgen. Elektronische Aufzeichnungen, Belege und Buchungen müssen Sie außerdem unter Berücksichtigung des geltenden Datenschutzrechts aufbewahren. Steuerbehörden müssen außerdem Zugriffsrechte eingeräumt werden. Ein modernes ERP-System mit integrierter Finanzbuchhaltung bietet in diesem Zusammenhang einige Funktionen, die von Vorteil sind. Dokumente können Sie beispielsweise schnell und unkompliziert elektronisch erfassen und archivieren. Zeitgerechte Buchungen sind teilweise durch Automatismen lösbar. Durch die DSGVO ist eine sichere Datenspeicherung Standard in jedem ERP-System. Auch bezüglich der Zugriffsmöglichkeit für Steuerbehörden gibt es eine Lösung: Sie können ganz einfach einen User mit eingeschränkten Leserechten anlegen.

Fazit

Jedes Unternehmen ist anders und es gibt keine allgemeingültige Lösung, die für alle zu empfehlen ist. Die Anforderungen an Transparenz, Aktualität und Qualität der betriebswirtschaftlichen Daten steigen jedoch stetig an. Ab einer gewissen Unternehmensgröße ist der Einsatz eines ERP-Systems mit integrierter Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll – vor allem dann, wenn man die Daten nicht nur aus steuerlichen Gründen nutzen möchte. Oder sein Unternehmen und dessen Kennzahlen genauestens kennen und analysieren will. Allerdings sollten Sie nicht außer Acht lassen, dass dies auch immer geschultes Personal in der Buchhaltung erfordert.

Sie möchten mehr zum Thema integrierte Finanzbuchhaltung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir helfen Ihnen gerne weiter und freuen uns auf Sie!

5. Mai 2023

PPS-System – welche Vorteile bringt es?

Wissen ERP-System

Die Vielfalt der Produkte steigt durch den Wandel des Konsumverhaltens immer weiter an und Kunden erwarten dazu eine ständige Lieferbereitschaft. Im Gegensatz zu früher ist man heutzutage daran gewöhnt, dass einem nahezu jedes Produkt auch zu jeder Zeit zur Verfügung steht. Viele Produktionsunternehmen stehen deshalb unter einem enormen Druck. Um diese Herausforderungen zu bewältigen, ist eine gut durchdachte und vorausschauende Planung das A und O. Mit ihr steht und fällt die Termintreue, eine bedarfsgerechte Materialversorgung und eine effiziente Produktion. Ein modernes PPS-System hilft Ihnen dabei, Herr der Produktions-Lage zu werden und mögliche Änderungen, Engpässe oder Ausfälle mit Bravour zu meistern. Gerade bei mehreren Produktionsstandorten und vielen Prozessbeteiligten ist der Einsatz einer solchen Lösung fast unumgänglich. Aber was genau ist ein PPS-System? In diesem Beitrag erfahren Sie, wofür PPS-Systeme eingesetzt werden, welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bringen, welche Aufgaben sie übernehmen und wo der Unterschied zu einem ERP-System liegt.

Was ist ein PPS-System?

PPS steht für Produktionsplanung und -steuerung. Es handelt sich hierbei um ein computergestütztes System, welches wie der Name schon sagt, Sie dabei unterstützt, die Produktionsabläufe im Unternehmen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Dabei übernimmt es die Organisation und damit einhergehende Datenverwaltung ganzheitlich und trägt dazu bei, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Um eine optimale Planung gewährleisten zu können, werden möglichst viele und vor allem vollständige Informationen über das Unternehmen und dessen Prozesse benötigt. Eine zentrale Datenbasis sorgt dafür, dass alle Prozessbeteiligten immer auf Basis aktueller Informationen handeln können.

Ein PPS-System unterstützt den gesamten Prozess. Angefangen bei der Angebotsbearbeitung, über die Beschaffung, Lagerhaltung, sowie Material- und Ressourcenplanung, bis hin zur Fertigungsüberwachung und Auslieferung. Es hilft Ihnen bei der Fertigung von Waren und berücksichtigt dabei Menge, sowie verfügbare Kapazitäten und den vereinbarten Liefertermin. Ressourcen wie Maschinen, Mitarbeiter und Materialien können so viel effizienter eingesetzt werden. Insgesamt macht es Ihr Unternehmen flexibler und anpassungsfähiger. Moderne PPS-Systeme fügen sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft ein.

Vorteile

Der Einsatz eines PPS-Systems bringt Ihrem Unternehmen vielerlei Vorteile. Die Planung für die Produktion erfolgt bei der Software rechnergestützt. Dadurch ist es möglich, die Produktionskosten zu senken, die Lieferbereitschaft zu steigern und dem Kunden eine hohe Termintreue zuzusichern.

Kurze Durchlaufzeiten und reduzierte Lagerbestände

Durch das System können Sie weiterhin die Zeitspanne für die Bearbeitung von Aufträgen reduzieren und eine gleichmäßig hohe Auslastung der Maschinen bewirken. Damit die Software eine gleichmäßige Auslastung der Kapazitäten gewährleisten kann, müssen alle relevanten Daten, wie beispielsweise Stamm- oder Auftragsdaten im System erfasst werden. Auf Grundlage dieser Datenbasis erfolgt dann eine rechnerische Optimierung, welche die Basis für die Planung der Auftragsabwicklung bietet. Eine erfolgreiche Planung ist nur dann möglich, wenn für die Produktion ausreichend Material, Personal und Arbeitsmittel bereit stehen. Viele Unternehmen arbeiten mittlerweile nach der Just-in-Time Strategie. Demnach werden Materialien erst dann geliefert, wenn sie auch tatsächlich für die Produktion benötigt werden. Das Ziel dieser Strategie ist es, den gesamten Materialfluss zeitlich auf den Produktionsprozess abzustimmen. Die Bestände im Lager sind somit reduziert und Sie als Unternehmer können die Lagerkosten so gering wie möglich halten.

Welche Aufgaben übernimmt ein PPS-System?

Die Anforderungen an ein PPS-System sind recht vielfältig. Für die Produktionsplanung und -steuerung muss die Software festlegen,

welche Produkte, in welchen Mengen in einem Produktionszeitraum gefertigt werden müssen,
wie groß die Menge der benötigten Einsatzgüter ist,
ob und zu welchen Zeitpunkten benötigte Produktmengen zusammengefasst werden,
zu welchem Zeitpunkt die Herstellung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Kapazitäten erfolgen soll,
in welcher Reihenfolge Fertigungsaufträge zu bearbeiten sind.

Bevor Sie einen neuen Auftrag annehmen, prüft die Software, wie groß die Kapazitäten aktuell ausfallen. Sind keine Kapazitäten für einen neuen Auftrag vorhanden, wird dies durch das System kommuniziert. Weiterhin wird das Produktionsprogramm kontinuierlich überwacht – sollte es zu einer Verzögerung bei der Bearbeitung eines Auftrags kommen, wird auch dies durch die Software mitgeteilt. Das PPS-System unterscheidet zudem, ob ein Produkt selbst gefertigt oder fremd bezogen wird. Bei selbst gefertigten Produkten wird anschließend ein Fertigungsauftrag generiert, bei fremd bezogenen ein Beschaffungsauftrag.

Zielgruppen und Einsatzgebiete

PPS-Systeme werden in der Regel in Industriebetrieben mit mechanischer Fertigung eingesetzt, insbesondere mit Montagevorgängen und Stücklisten, also beispielsweise im Bereich Elektroindustrie oder Maschinenbau aber auch in der chemischen Industrie. Grundsätzlich kann man sagen, dass alle Ziele die mit dem Einsatz einer PPS-Software verfolgt werden, der Sicherstellung und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit dienen. Die wesentlichen Ziele sind vor allem, Ressourcen optimal zu nutzen und kurze Durchlaufzeiten zu realisieren.

Wesentliche Ziele

Im Vordergrund steht weiterhin, eine gleichmäßig hohe Auslastung der Kapazitäten zu erreichen. Dies ist gleichzusetzen mit dem Bestreben, den Stillstand einer Maschine so gering wie möglich zu halten. Nicht genutzte Maschinen verursachen Leerkosten. Je kürzer der Stillstand einer Maschine, desto geringer fallen die Leerkosten natürlich auch aus. Die Lagerbestände zu verringern ist ein weiteres großes Thema in vielen Unternehmen. Mit einem PPS-System können Sie genaue Bedarfstermine ermitteln und die Bestände im Lager reduzieren. Eines weiteres Ziel ist es, die Abweichungen von vereinbarten Lieferterminen so gering wie möglich zu halten. Mit Annahme eines Kundenauftrags werden in der Regel auch feste Liefertermine vereinbart. In der Praxis zeigt sich oft, dass die Einhaltung von Produktionsterminen schwierig ist. Oft liegt der Grund dafür bei einer unzureichenden zeitlichen Planung, die dazu führt dass benötigte Ressourcen nicht rechtzeitig bereitstehen und weniger wie oft vermutet, bei Engpässen oder Ausfällen von Maschinen oder Personal.

PPS und ERP – wo liegt der Unterschied?

Wie weiter oben bereits beschrieben, unterstützt ein PPS-System den gesamten Produktionsprozess, angefangen bei der Angebotsbearbeitung bis hin zur Auslieferung. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass ein ERP-System eine Erweiterung des traditionell in Industrieunternehmen eingesetzten PPS-Systems ist. Bei der ERP-Software sind zusätzlich weitere betriebswirtschaftliche Bereiche hinzugekommen, zum Beispiel Module für Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft. Das ERP-System setzt ganzheitlich an und ist unabhängig vom Wirtschaftszweig einsetzbar. Ein PPS-System hingegen unterstützt ausschließlich den Produktionsprozess.

PPS auf ERP-Basis – der Klassiker

In manchen Unternehmen kommt es vor, dass die PPS-Software parallel zum ERP-System eingesetzt wird. Ein PPS-System auf ERP-Basis bleibt jedoch der Klassiker für die Produktionsplanung. Große Unternehmen arbeiten fast ausschließlich mit ERP-Systemen, die ein Produktionsplanungs- und Steuerungssystem integriert haben. Neben Großunternehmen nutzen aber auch vermehrt kleine und mittlere Unternehmen ERP-Systeme mit integrierter PPS-Software. Um eine optimale Produktionsplanung und -steuerung zu gewährleisten, müssen beide Systeme allerdings perfekt aufeinander abgestimmt sein.

Fazit

Kunden erwarten Flexibilität und Zuverlässigkeit bei attraktiven Preisen. Die Relevanz von Softwarelösungen, die es dem Unternehmen erleichtern mit dem steigenden Zeit- und Kostendruck zurechtzukommen, wird sich in den kommenden Jahren immer mehr verstärken. Ohne entsprechende IT-Lösungen wird es nur noch schwer möglich sein, die Zusammenhänge zwischen Mensch, Maschine und Material optimal zu planen und zu steuern. Damit dies auch gelingen kann, ist die Voraussetzung eine Software, die sich nahtlos in die bestehende IT-Landschaft integriert. Ein zukunftssicheres PPS-System weist eine gute Vernetzung zwischen Produktion, den angrenzenden Unternehmensbereichen sowie externen Partnern aus.

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7. April 2023

DMS-Software – Effiziente Archivierung von Dokumenten

Wissen

Dokumente spielen im Zeitalter der digitalen Technik eine große Rolle. Nahezu jedes Unternehmen erhält täglich eine Flut an E-Mails, Briefen und Belegen. Da jedes Schriftstück eine wichtige Information enthalten kann, werden diese bearbeitet und anschließend archiviert. Die angesammelten Dokumente sind in der Regel in Aktenordnern abgelegt. So ist es keine Seltenheit, dass die Schränke im Büro oder Archiv überfüllt sind. Benötigt nun ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, muss er zunächst zum Aktenschrank, um dort den richtigen Ordner und das gesuchte Dokument zu finden. Dieser Vorgang nimmt natürlich viel Zeit in Anspruch. Aber auch digital abgelegte Daten sind nicht automatisch besser organisiert. Durch die verteilte Speicherung auf Festplatten, Laufwerken oder im E-Mail Eingang geht der Überblick schnell verloren. Eine Möglichkeit wieder Ordnung in das Ablagesystem zu bringen, ist ein Dokumenten-Management-System (DMS). Eine DMS-Software kann, richtig angwendet, dabei helfen Dokumente besser im Blick zu haben und somit Zeit effektiver zu nutzen.

Weltweite Datenmenge verzehnfacht sich bis 2025 auf 163 ZByte

Die Datenberge wachsen stetig weiter. Dies hat sicherlich auch mit der heutigen „Wir-speichern-alles-Mentalität“ zu tun. Täglich erzeugen und teilen wir unzählige Daten. Das 2017 veröffentlichte Whitepaper ‚Data Age 2025‘ von IDC prognostiziert, dass sich die weltweite Datenmenge bis 2025 auf 163 ZBbyte erhöhen wird. Damit Sie sich dies besser vorstellen können: Ein Zettabyte sind eine Milliarde Terabyte. Viele Unternehmen sind der Annahme, dass man diesem Problem entgegenwirken kann, indem man auf einen cloud-basierten Speicher umstellt. Bei falscher Handhabung verlagert sich das Problem jedoch nur an einen anderen Ort, da viele Mitarbeiter dann dazu neigen, sorgloser mit Daten und deren Speicherung umgehen.

30 Prozent der Arbeitszeit vergehen mit Suchen

Gerade das Suchen nach den richtigen Dokumenten beansprucht einen großen Teil der täglichen Arbeit. Durch den erhöhten Verwaltungs- sowie Personalaufwand entstehen natürlich hohe Kosten. Damit Sie als Unternehmer Entscheidungen zeitnah treffen können, ist ein schneller und einfacher Zugriff auf relevante Informationen jedoch besonders wichtig. Die Frage der Datenspeicherung gewinnt demnach immer mehr an Bedeutung. Mithilfe einer DMS-Software steht ein Dokument schnell und einfach zur Verfügung, ohne dass Sie danach suchen müssen. Aber was ist das genau?

Wie funktioniert eine DMS-Software?

Eine DMS-Software ist ein datenbankgestütztes System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Zunächst werden alle papiergebundenen Dokumente, wie beispielsweise Abrechnungsbelege, eingescannt und somit digitalisiert. Die Software verwendet zum einen Metadaten und zum anderen die sogenannten Nutz- bzw. Primärdaten, dies ist das eigentliche Dokument. Zu den Metadaten gehören alle begleitenden Informationen eines Dokuments. Dazu zählen zum Beispiel Informationen über den Autor, die Art des Dokuments, die Kundennummer, das Erstellungsdatum, oder auch der Sachbearbeiter. Anhand der Metadaten lässt sich ein Dokument zweifelsfrei identifizieren und verwalten. Die Metadaten der Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt und müssen normalerweise beim Einstellen eines Dokuments vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden.

Das gesuchte Dokument lässt sich leicht finden, indem man einen Suchbegriff oder auch eine Rechnungsnummer in ein Textfeld eingibt. Die Suche nach einem Dokument beansprucht demnach nur wenige Sekunden. Alle eingehenden Dokumente sind in einem zentralen Archiv gespeichert und werden nur ein einziges Mal abgelegt. Dadurch entstehen keine mehrfachen Versionen an verschiedenen Speicherorten. Um die Dokumente so organisieren zu können, wie man es gewohnt ist, bleibt die vertraute Ordnerstruktur erhalten. Je nachdem, welche Zugangsberechtigung man hat, können mehrere Personen ein Dokument sehen und auch bearbeiten. Ältere Versionen werden nicht überschrieben, sollte also ein Problem auftreten, kann man jederzeit auf die Vorgängerversion zurückgreifen.

DMS kann mehr als nur archivieren

Der Einsatz einer DMS-Software hat viele Vorteile auf den unterschiedlichsten Ebenen. Denn es geht nicht nur um das reine Ablegen von Daten, sondern darum die Dokumente so zu verwalten, zu speichern und für den Nutzer zu organisieren, dass sie schnell und einfach wieder verfügbar sind. Auswertungen, Berichte, Zeiterfassungen, Benachrichtigungen – wichtige Belege sind in der Software sicher und transparent archiviert. Zudem sind Arbeitsabläufe effizienter und die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich. Richtig geplant und eingesetzt, verbessert die Software Arbeitsprozesse spürbar, steigert die Qualität und reduziert die Kosten. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
Einfache Erfassung und Bedienung
Hohe Zeitersparnis: Bearbeitungszeit und Suche nach einem Dokument sind erheblich reduziert
Senkung der Kosten für Lagerräume und Papier
Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente, zu jeder Zeit verfügbar
Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen
Steigerung der Produktivität
Prozesse werden nachvollziehbar und transparent
Risiko von Datenverlust sinkt durch zuverlässige Archivierung
Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung

ERP und DMS – eine Kopplung die viele Vorteile bringt

Die Kopplung einer DMS-Software mit dem ERP System bringt einige Vorteile. Die DMS-Software kann sowohl elektronische als auch auf Papier empfangene Dokumente erfassen und prüfen. Das macht sie zum perfekten Datenlieferanten für ERP Systeme. Dokumente die Sie in einem ERP System erzeugen, können Sie automatisch in der DMS-Software archivieren und mit anderen Dokumenten zusammenführen. Bei diesem Vorgang spricht man von elektronischen Akten. Diese Akten beinhalten dann alle Informationen, die beispielsweise einen Kunden betreffen. Alle Informationen, die in der Akte gespeichert werden, werden automatisch indiziert und mit Metadaten versehen. Das macht die Suche nach einem bestimmten Dokument sehr einfach.

Datenschutz

Wenn Sie ein Dokument in der DMS-Software archivieren, können Sie Zugriffsbeschränkungen festlegen. Sie können entscheiden, für welche Personen oder Gruppen und auf welcher Ebene der Zugriff erlaubt ist oder nicht. Weiterhin ist es möglich, Bearbeitungs- und Leserechte einzuräumen. Geben Sie ein Dokument als Link weiter, können Sie außerdem bestimmen ob dieses lediglich zur Ansicht bereitsteht oder auch heruntergeladen werden kann.

Revisionssichere Aufbewahrung

Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an ein Dokumentenarchiv. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus aufbewahren. Dazu hat der Gesetzgeber einige Regeln und Anforderungen aufgestellt. Die Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung sind in der GoBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) geregelt. Die GoBD bezieht sich weitgehend auf die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in elektronischer Form, also auch einem Elektronischem Archiv bzw. der Speicherung als digitale Dokumente in einer DMS-Software. Laut GoBD müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten. Alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Zudem sollten Sie beachten, dass elektronisch erzeugte Dokumente auch digital archiviert werden müssen.

Wenn Sie mehr zum Thema DMS-Software oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

20. Dezember 2022

ERP-Entwicklungen realisieren neue Produktionstechnologien

Wissen ERP-System

Die Wurzeln des Enterprise Resource Planning (ERP) liegen einige Jahrzehnte zurück. In den siebziger Jahren unterstützen erste Versionen große Unternehmen bei der Materialbedarfsplanung. Das sogenannte Material Requirements Planning (MRP) ist Vorläufer der heute modernen ERP-Systeme. In den achtziger Jahren wurden die Systeme um die Funktionen Produktionsplanung und -steuerung erweitert. Dadurch waren sie in ihrer Anwendung nicht mehr auf den industriellen Bereich begrenzt. Erst um 2000 entstand das uns heute bekannte ERP-System. Die Module Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft sind integriert. Der Begriff ,ERP‘ wurde geprägt durch Gartner, dem bekannten Anbieter von Marktforschung und Analyse. Doch welche ERP-Entwicklungen sind in der nächsten Zeit zu erwarten?

Obwohl es noch immer Unternehmen gibt, die viele verschiedene Anwendungen – sogenannte Insellösungen – nutzen, setzt laut einer Bitkom Umfrage jedes dritte deutsche Unternehmen eine ERP-Software ein. Weitere 21% planen konkret deren Einführung. Heute sind ERP-Systeme wahre Alltagshelden, egal ob im Kleinbetrieb oder Großunternehmen. Als informationstechnisches Rückgrat sind sie in vielen Unternehmen unverzichtbar geworden. Aufgebaut aus verschiedenen Modulen, die eine gemeinsame Datenbasis verbindet, ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit. ERP bietet Überblick, übernimmt Routine-Aufgaben und optimiert betriebliche Abläufe. Durch Informationen in Echtzeit können bevorstehende Entscheidungen besser getroffen und Kundenwünsche bestmöglich erfüllt werden.

ERP-Entwicklungen der nächsten Jahre

Die Entwicklung einer neuen ERP-Software ist so gefürchtet und zeitgleich so notwendig wie nie. Auf der einen Seite ist der Eingriff in ein komplexes System immer mit einem Risiko behaftet. Auf der anderen ist die Weiterentwicklung wichtig, da sich Geschäftsprozesse mit der Zeit ändern. Um weiterhin nützlich zu sein, muss ERP diesen Änderungen folgen können. Der Markt und die Anforderungen ändern sich schnell, weshalb es gar nicht so einfach ist auf dem laufenden zu bleiben. Nachfolgend die drei größten ERP-Entwicklungen.

Industrie 4.0 und Internet der Dinge als wesentliche Herausforderungen

Die Digitalisierung gewinnt weiter an Bedeutung. In dem Zusammenhang hören wir immer wieder den Begriff Industrie 4.0. Doch was ist das eigentlich? Nach der Mechanisierung (Industrie 1.0), der Massenproduktion (Industrie 2.0) und der Automatisierung (Industrie 3.0) beginnt mit Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Neue Technologien bringen Produktionsschübe für die Unternehmen und damit einhergehend Wachstumschancen und Wettbewerbsvorteile. Grundgedanke der Entwicklungen ist es, dass sogenannte ,Smart Factories’ entstehen. Die Automatisierung ist dabei durch intelligente Maschinen optimiert, die selbstständig miteinander kommunizieren und Daten austauschen.

Industrie 4.0 ist eng verbunden mit dem Thema Internet der Dinge

Das Internet of Things (IoT) beschreibt einen logischen Entwicklungsschritt. Bisher haben vor allem wir Menschen Informationen miteinander ausgetauscht. Zukünftig wird es jedoch so sein, dass Maschinen und leblose Objekte, die normalerweise nicht mit dem Internet verbunden sind, Daten selbstständig untereinander austauschen. Verbunden mit einem Netzwerk können sie dann mit anderen Systemen kommunizieren. Das IoT bildet sozusagen die Brücke zwischen der physischen und digitalen Welt und ist integraler Bestandteil vieler Industrie 4.0-Projekte. Laut der Studie „Wettbewerbsfaktor Analytics im Internet der Dinge“ der Universität Potsdam, gaben 43,5% der befragten Unternehmen an, dass sie sich aktiv mit dem Thema Internet der Dinge auseinandergesetzt haben. 15 % haben IoT-Anwendungen zur Effizienzsteigerung in ihre bestehenden Prozesse integriert, Hauptanwendungsbereich ist die Prozessüberwachung. In der Fertigungsindustrie lässt sich erkennen, welches große Potenzial das Internet der Dinge birgt.

Big Data als Resultat des Internet of Things

Denkbar ist zum Beispiel eine Maschine, die über das Internet ihre Leistungsdaten direkt an den Hersteller senden kann. Wäre beispielsweise eine Komponente oder ein Wert nicht in Ordnung, könnte die Maschine den Betreiber darüber informieren und eine Benachrichtigung an den Hersteller senden, woraufhin ein Mitarbeiter benötigte Ersatzteile liefert. Smart Factories sind eine Weiterentwicklung dieses Grundgedankens. So könnte zum Beispiel eine Fertigungsanlage selbstständig mit der Produktion beginnen, wenn sie eine Bestellung erhält. Mit diesen ERP-Entwicklungen wächst jedoch auch das weltweite Datenvolumen. Im Kontext mit Industrie 4.0 werden die Daten insbesondere von Maschinen, Transporteinrichtungen, Werkstücken und Produkten erzeugt. Oft sind es Mess- und Sensordaten, die automatisch erfasst werden. Unter dem Begriff Big Data lassen sich zwei Aspekte zusammenfassen. Zum einen die immer schneller wachsende Datenberge, zum anderen IT-Lösungen die Unternehmen dabei helfen, diesen Datenbergen Herr zu werden.

Welche Rolle spielt das ERP-System?

Bisher sind die meisten ERP-Systeme eher unternehmensintern im Einsatz. Der Bedarf nach vollständigen und transparenten Daten nimmt immer mehr zu. Das ERP-System dient als zentraler Knotenpunkt und wird sich als Integrationsplattform noch weiter verstärken. Kundeninformationen und Produktdaten werden mit Produktions- und Logistikdaten aus der Fertigungsebene verknüpft. Das Internet der Dinge wird zur zusätzlichen Datenquelle. Mit Zahl der Anwendungen wächst auch der Bedarf an Schnittstellen. Auch bei dem Thema Smart Factories spielt das ERP-System eine wichtige Rolle. Nahezu alle Unternehmensprozesse können unterstützt und externe Systeme und Plattformen integriert werden. Wichtige Unternehmensdaten werden verwaltet und sinnvoll abgelegt. Noch ist nicht klar, in welchem Umfang diese Entwicklungen in den Unternehmen einziehen. Damit alle Prozesse Hand in Hand laufen können, ist eine einheitliche Datenbasis besonders wichtig. Denn ohne eine intakte IT-Infrastruktur können die Ideen nicht verwirklicht werden, da viele Unternehmensprozesse anfallen, die gesteuert werden müssen.

ERP wächst über sich hinaus – wachsen Sie mit

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18. Dezember 2022

Der Sinn der Trennung zwischen Grob- und Feinplanung

Wissen ERP-System

Seit Anbeginn enthält TimeLine zwei Planungsverfahren: die Grobplanung und die Feinplanung. Doch was verbirgt sich in TimeLine hinter den beiden Begriffen? Es ist nichts weniger als die Arbeitsteilung zwischen zwei ineinander verzahnten Plan-Algorithmen. Der vorgeschaltete MRP-Lauf generiert als „Anwalt der Kunden“ Produktionsvorschläge – streng priorisiert nach zugesagten Lieferterminen aus den Auftrags- und Abrufpositionen.

Grobplanung

Die Grobplanung übernimmt diese Prioritäten, indem Sie die resultierenden Planaufträge in genau dieser Reihenfolge verplant. Hierbei wird – ausgehend vom zugesagten Liefertermin (minus Transportzeit) zunächst rückwärts terminiert. Schlägt diese Planung aufgrund bereits belegter Ressourcen fehl, wird die Planung verworfen und vorwärts terminiert. Wurden im Arbeitsplan Alternativ-Maschinen angegeben, werden alle Alternativen durchgeplant und die früheste verfügbare Maschine verwendet. Gleichzeitig können Arbeitsfolgen in fertigungsoptimale „Lose“ aufgeteilt und ebenfalls auf mehreren Maschinen verteilt und durchgeführt werden (ab TimeLine E3). Auf diese Weise lastet die Grobplanung alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich aus – und optimiert hierbei gleichzeitig nach dem Kriterium der optimalen Liefertermin-Erreichung. Dank der Kapazitätsplanung können zudem Engpässe vermieden werden. Bis zur Grobplanung ist der Kunde also König.

Feinplanung

Aus Sicht der Produktion ist diese kundenorientierte Planung jedoch mitunter suboptimal, da Rüstfolgen und andere fertigungsbedingte Aspekte nicht berücksichtigt werden. Genau hier setzt die Feinplanung an: In der Feinplanung schiebt der Fertigungsleiter oder die AV Fertigungsaufträge direkt auf die gewünschte Maschine. Er kann hierbei konkret die zeitliche Reihenfolge von Aufträgen in der Abfolge der Fertigung bestimmen – und das auf jeder einzelnen Engpass-Maschine.

Typische Prozesse der Feinplanung sind:

von einer Maschine auf eine Alternativmaschine verschieben
die Reihenfolge der Aufträge auf einer Maschine verändern
Aufträge splitten
Aufträge verschmelzen

Beim Verschmelzen stehen ab TimeLine E3 sogar verschiedene Varianten zur Verfügung:

Parallel (z.B. beim Wechsel von Einsätzen einer Stammform in parallel getakteten Fertigungsprozessen (z.B. Spritzguss, Druckguss, etc.)
Seriell (z.B. bei Fertigungskampagnen (z.B. Lackieren (Farbe), etc.)
Batch (z.B. beim Härten, Schmelzen oder anderen Batch-Prozessen)

Aus Sicht der Feinplanung dient die Grobplanung primär als „Vorsortierer“ für die Fertigungsaufträge. Denn diese werden in der Feinplanung zu einem produktionsoptimalen Fertigungsprogramm zusammengestellt. Arbeitserleichternd wirkt sich die selektive Natur der Feinplanung aus, indem nur die Engpass-Maschinen und nur die kurzfristig anstehenden Fertigungsaufträge geplant werden müssen – während der Langfristbereich von der Grobplanung vollautomatisch abgedeckt wird. So kann mit minimalem personellem Aufwand ein gut optimiertes Fertigungsprogramm aufgestellt werden. Damit keine Kollisionen entstehen, haben feingeplante Arbeitsfolgen stets Priorität: Die Grobplanung plant also um das bestehende Feinplanungsprogramm „drum herum“ und verwendet anschließend nur die verbleibenden Kapazitäten. In Kombination mit einer BDE– oder sogar MDE-Rückmeldung entsteht so ein in sich geschlossener Regelkreis – für eine optimal geplante Produktion.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit dieser kurzen Übersicht ein wenig Planungssicherheit in diesen planlosen Zeiten geben. Sie wollen mehr zum Thema Grobplanung und Feinplanung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

7. Dezember 2022

Warum es nicht immer eine Browserlösung sein muss

Wissen Tipps und Tricks

Cloudbasierte Browserlösungen sind heutzutage immer mehr im Kommen und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Plattformübergreifend lassen sich die verschiedenen Anwendungen ohne einen Installationssatz auf den jeweiligen Geräten betreiben. Dass dies auch performant funktioniert, ohne längere Ladezeiten, zeigen uns die verschiedenen Tools von Google oder Microsoft 360. Doch wie sieht es mit umfangreichen Businesslösungen aus? Obwohl es bereits mehrere ERP-Lösungen als Browserlösung gibt, ist dies nicht immer nur ein Vorteil.

Die Oberfläche

Browserlösungen sind vorwiegend an HTML, CSS und deren langen Implementierungszyklen gebunden. Obwohl die breite Masse an HTML-Bedienelementen in allen Browsern unterstützt wird, gibt es dennoch zwischen den einzelnen Browsern immer wieder Abweichungen in der Darstellung und Verfügbarkeit. Das Problem wäre zwar theoretisch vermeidbar, jedoch zeigt die Praxis, dass genau dies nicht der Fall ist. Damit steigt der Wartungsaufwand und das Fehlerpotenzial um jeden Browser, der auf dem Markt erscheint. Außerdem stellen wir fest, dass native Software oft eine bessere Usability bietet als eine Cross-Plattform-Lösung, da diese sich am Design und dem User Interface des Betriebssystems orientieren.

Offline-Fähigkeit

Browserlösungen sind aktuell noch an das Internet gebunden. Fällt das Internet aus oder wird die Geschwindigkeit eingeschränkt, so fällt auch die entsprechende Businesslösung aus. Native Applikationen hingegen bieten oftmals eine lokale Variante, sodass man unabhängig vom Internet arbeiten kann und die Änderungen anschließend synchronisiert.

Performance

Das Argument der Geschwindigkeit erhält erst ein Gewicht, wenn man den Flaschenhals im Unternehmen ausfindig gemacht hat. Setzt man verstärkt auf Thinclients, so kann eine Browserlösung geeigneter sein. Hat man einen vollwertigen Desktop-PC oder Laptop, welche bei sinkenden Markpreisen immer erschwinglicher werden, so liegt der Engpass vermutlich in der Internetanbindung. Wer schon einmal mit Dropbox gearbeitet hat, der weiß wie bescheiden ein Dokumentenmanagement bei schlechter Internetanbindung funktionieren kann. Browserlösungen übertragen zudem meistens die gesamte Oberfläche inklusive der Daten über die Leitung, eine native Applikation hingegen nur die geänderten und bereits vollständig verarbeiteten Daten (Delta). Zudem können hier die Ressourcen (CPU, Arbeitsspeicher und GPU) gezielt ausgeschöpft werden. Auch hardwarenahe Implementierungen von Sicherheitsmechanismen oder der Ansteuerung von lokalen Hard- und Softwarelösungen (z.B. Versand via DELISprint, UPS Worldship, Intraship, Hochregallagersystemen, RFID beschreiben, etc.) werden um ein wesentliches einfacher.

Anpassbarkeit

Das schlagende Argument für eine native Applikation – zumindest unter Windows – ist letztendlich die Anpassbarkeit. Reiche Applikationen leben von der Wiederverwendbarkeit von Objekten und Business Logiken. Können diese nicht abgeleitet oder überschrieben werden, leidet die Effizienz des Customizing erheblich. Durch einfache Update-Services können gezielt Logiken einzelner Business-Vorgänge bequem, schnell und vor allem kostengünstig an einzelnen Arbeitsplätzen oder im gesamten Unternehmen angepasst werden. Das garantieren wir bereits ab dem ersten Arbeitsplatz!

Datenschutz

Zum Schluss noch das immer wieder belächelte Thema des Datenschutzes. Viele Anbieter sichern Ihnen natürlich ein deutsches Rechenzentrum zu, doch landen auch die meist viel größeren Dokumente des Dokumentenmanagements dort? Hier bedienen sich einige gerne der Amazon oder Google Server, die allerdings nicht direkt in Deutschland sondern vor allem in Irland beheimatet sind – das gilt auch für sämtliche Google Daten, Evernote, Dropbox, OneNote etc. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit sämtliche Daten geschützt in Ihrem Unternehmen aufzubewahren – gerne auch mit Hilfe eines unserer IT-Cybersecurity Experten.

Wenn Sie mehr über cloudbasierte Browserlösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

22. Juli 2022

Cloud-Computing – Alles über die Datenwolke

Wissen Wissenswertes

Egal, ob Start-Ups, Kleinunternehmen, mittelständische Unternehmen oder große und etablierte Konzerne – der Nutzen der Cloud gewinnt an Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen lagern ihre Geschäftsprozesse sowie Daten in externe Rechenzentren aus. Vorbei ist die Zeit, in der Sie Angst vor kaputten Festplatten, verloren gegangenen USB-Sticks oder der Tatsache haben, Ihre Daten versehentlich unwiderruflich zu löschen. Die zur Verfügung stehenden Bandbreiten werden immer höher und stellen heute immer seltener ein Problem dar. Auf diese Weise ist es möglich, auch große Datenmengen von überall aus und vor allem schnell abzurufen. Doch was ist eigentlich Cloud-Computing? Was genau passiert mit den Daten? Welche Vorteile gibt es? Und wie können Sie als Unternehmen von einer Cloud-ERP-Lösung in Zukunft profitieren?

Was ist Cloud-Computing genau?

Viele Bezeichnungen von digitalen Innovationen sind älter als Sie nun vielleicht vermuten würden. So ist es auch bei der Cloud. Bereits in den fünfziger Jahren gab es erste Ansätze, jedoch fehlten damals noch die technischen Gegebenheiten für die Umsetzung. Heute ist das Konzept schon sehr viel ausgereifter. Das Grundprinzip lässt sich so erklären: Verschiedene Arbeitsbereiche werden nicht mehr auf Ihrer eigenen Festplatte oder dem firmeninternen Rechner gespeichert, sondern über das Internet bereitgestellt. Dafür stellt Ihnen ein Dienstleister einen Server in Form eines virtuellen Rechenzentrums zur Verfügung. Sie können dann gegen eine Gebühr auf verschiedene Anwendungen zugreifen. Dies können zum Beispiel einzelne Programme, ganze Softwarepakete, Speicherplatz oder auch Rechnerleistung sein. Sie selbst müssen auf Ihrem eigenen Computer, Tablet oder Smartphone keinerlei Installationen vornehmen, lediglich ein Zugang zum Internet ist notwendig.

Was sind die drei Formen von Cloud-Computing?

Cloud-Dienste lassen sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS).

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS ist die einfachste Form der Dienstleistung. Es wird über das Internet bereitgestellt und verwaltet. Zu den Komponenten der bereitgestellten Infrastruktur gehören beispielsweise Server, Rechen- und Netzkapazitäten, Kommunikationsgeräte wie Router, Switche oder Firewalls, Speicherplatz sowie Systeme zur Archivierung und Datensicherheit. Der Zugriff erfolgt über private und öffentliche Netzwerke. Sie nehmen nur die Dienste in Anspruch, die Sie auch benötigen. Die Ressourcen dieser IT-Infrastruktur können Sie nach Belieben erweitern oder wieder verringern.

Platform as a Service (PaaS)

PaaS ist eine vollständige Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung. Es baut auf der Infrastruktur von IaaS auf und ist zudem mit allem ausgestattet, was für die Entwicklung einer neuen Software notwendig ist. PaaS unterstützt Sie nicht nur beim Erstellen und Testen einer Anwendung, sondern auch bei der Verwaltung und Aktualisierung werden Sie nicht allein gelassen.

Software as a Service (SaaS)

SaaS ist eine Methode, Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt nach Bedarf und üblicherweise auf Basis von Abonnements. Über das Internet verbinden Sie sich mit cloudbasierten Apps und können diese dann nutzen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- oder auch Office-Tools. Der Dienstanbieter verwaltet Hardware und Software und stellt bei Abschluss eines Vertrags die Verfügbarkeit und Sicherheit der App und Ihrer Daten sicher. Auch übernimmt er alle Wartungsaufgaben, wie das Aufspielen von Softwareupgrades und Sicherheitspatches. Mit SaaS kann Ihr Unternehmen eine App mit minimalen Investitionskosten bereitstellen und nutzen. Bei allen drei Versionen entrichten Sie in der Regel eine, meist monatlich, festgelegte Gebühr an den Anbieter.

Welche Cloud-Computing Modelle gibt es?

Keine Cloud gleicht der anderen. Man unterscheidet verschiedene Arten der Bereitstellung, Sie haben die Wahl zwischen drei Modellen:

Public Cloud

Die Public Cloud oder auch öffentliche Cloud ist ein Angebot, das für jeden über das Internet zugänglich ist. Oftmals handelt es sich hierbei um Software as a Service-Dienste, wie beispielsweise webbasierte E-Mail-Services, die von privaten Endverbrauchern genutzt werden. In der Public Cloud teilen Sie sich mit vielen anderen Nutzern eine gemeinsame Infrastruktur. Sie als Nutzer haben bei diesem Modell allerdings wenig Einfluss auf Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sowie den Ort und die Art der Datenhaltung. Zudem sind Netzbandbreite und Verfügbarkeit durch vordefinierte Angebotspakete eingeschränkt.

Private Cloud

Bei der Private Cloud handelt es sich um eine interne, organisationsbezogene Cloud, die ihre Anwendungen nur autorisierten Nutzern zur Verfügung stellt. Im Gegensatz zur Public Cloud, ist die Private Cloud nicht von der Allgemeinheit über das Internet zu erreichen. Dieses Modell verlagert die Cloud entweder auf firmeneigene Rechner oder auf Server von externen Anbietern. Der Zugriff erfolgt entweder über das abgegrenzte Intranet oder über ein abgeschlossenes Virtual Private Network (VPN). Da diese Form des Cloud-Computings nicht mit anderen Usern geteilt werden muss, bietet sie ein hohes Maß an Datensicherheit, Kontrolle und Flexibilität.

Hybrid Cloud

Bei der Hybrid Cloud handelt es sich um eine Mischform aus Private Cloud und Public Cloud. Sie versucht die Vorteile beider Cloud-Modelle in einem gemeinsamen Konzept zu vereinen und ist vielseitig einsetzbar. Sie können so sensible Programme und Daten auf den eigenen Servern bewahren und bestimmte Dienste über das Internet bei öffentlichen Anbietern nutzen, um eigene Ressourcen zu schonen. Für welches Cloud-Modell Sie sich entscheiden sollten, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie sollten aber vor allem die Themen Sicherheit und Datenschutz im Blick haben.

Was macht Cloud-Computing so beliebt?

Dafür die Cloud zu nutzen, sprechen viele Gründe. Drei große Vorteile sind im Folgenden aufgelistet:

Reduzierte Kosten

Der wahrscheinlich größte Vorteil eines Cloud-Dienstes ist die Kostenersparnis. Die meist kostspielige Anschaffung und Pflege von eigenen Servern, sowie Wartung, Backups und Updates entfallen komplett. Gerade Hardware, die regelmäßige Upgrades benötigt, um auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben, ist ein erheblicher Kostenfaktor. Nutzen Sie einen Cloud-Dienst, können Sie diese Sorge getrost dem jeweiligen Anbieter überlassen. Dasselbe gilt für die benötigte Software. Diese muss weder gekauft noch auf allen Computern installiert und gewartet werden. Stattdessen zahlen Sie, in der Regel monatlich, einen festen Beitrag an den Dienstleister und können bequem dessen Dienste in Anspruch nehmen. Auch können Sie sich die Kosten und vor allem die Zeit für die Betreuung und Administration sparen. Ihre IT-Mannschaft wird es Ihnen danken!

Flexibilität

Auch Flexibilität ist ein immer wichtiger werdender Faktor bei vielen Geschäftsprozessen. Das Nutzen der Cloud bietet Ihnen auch hier einige Vorteile. Die Dateien, die Sie in der Cloud ablegen, sind zu jeder Zeit und auf allen Endgeräten verfügbar. Es ist egal, ob Sie gerade in der Firma sind oder von zu Hause aus arbeiten, Sie benötigen lediglich einen Zugang zum Internet. Auch ist es kein Problem, mit mehreren Personen parallel an einer Datei zu arbeiten. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sodass Sie auf jedem Gerät die aktuelle Version abrufen können. Selbst große Datenmengen lassen sich innerhalb kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks bereitstellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Speicherplatz auszubauen oder zu reduzieren – je nachdem, was Sie gerade benötigen. So können Engpässe und Überkapazitäten vermieden werden.

Sicherheit

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr darum machen müssen, ob Ihre Daten gesichert sind. Sie benötigen weder eine Backup-Strategie, noch einen eigenen Server. Als Nutzer müssen Sie sich auch nicht um Lizenzen oder Updates der Software kümmern. Das Backup ist außer Haus und Ihre Daten sicher verschlüsselt. Häufig wird in dem Zusammenhang die 3-2-1 Backup-Regel verwendet, die verhindern soll das Ihre Daten verloren gehen. Kurz zusammengefasst besagt die Regel, dass drei Kopien Ihrer Daten erstellt werden – Primärspeicher, Backup und Off-Site-Kopie. Dafür werden zwei verschiedene Speichertechnologien verwendet und eine davon außerhalb des Gebäudes gelagert. Durch diese Risikoverteilung auf unterschiedliche Technologien ist der Datenverlust durch systembedingte Fehler minimiert. Sollte es also zu dem Fall kommen, dass durch äußere Umstände wie Hochwasser, Diebstahl oder etwa einem Brand die Daten unbrauchbar sind, kann so sichergestellt werden, dass es noch eine weitere Kopie gibt und die Daten nicht verloren sind.

Die Cloud-ERP-Lösung von Timeline ERP: Der nächste Schritt für Ihr Unternehmen

Wie Sie gelesen haben, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen einer Cloud – das gilt umso mehr, wenn Sie sich für eine Online-ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) entscheiden. Denn mit einem Cloud-ERP-System lassen sich Ihre kompletten Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens (nicht nur im Bereich der Fertigung) ganz einfach online und in Echtzeit steuern und analysieren – und das mit den bewährten Vorteilen einer Cloud-Lösung. Timeline ERP stellt Ihnen dafür als erfahrener Cloud-ERP-Anbieter die nötige ERP-Software in der Private Cloud zur Verfügung. Alternativ kann ebenso eine Datenbank auf Ihrem eigenen Server (on-premises) eingerichtet werden. So finden Sie bei der Implementierung Ihrer Cloud-ERP-Lösung schnell die beste Option. Gerne stehen wir Ihnen bei der Wahl Ihrer Cloud-ERP-Software aber auch beratend zur Seite.

Wir klären alle Fragen zu Ihrem neuen Cloud-ERP-System

Wenn Sie mehr zum Thema Cloud-ERP-Computing oder über alle Produkte und Funktionen von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie! In unserem Blog können Sie zudem noch weitere spannende Hintergrundartikel zum Thema ERP entdecken und wie unsere ERP-Lösungen Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben.

2. Mai 2022

Einsatz von ERP – Ein ERP-System Beispiel

Wissen ERP-Erklärung

Die eigentliche Entstehung von ERP-Systemen führt zurück in die 70er-Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie für Geschäftsprozesse verwendet. Es handelte sich dabei um eine standardisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch, warum sie zum Beispiel ein ERP-System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten, ‚warum‘ der Einsatz von ERP-Systemen sinnvoll ist – sondern welches ERP-System für die eigenen Bedürfnisse das Richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen: Die Aufgaben werden komplexer und es warten größere Abteilungen. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP-Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP-System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP-System abdecken. Und damit Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP-System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen fragen sich, ob sich die Anschaffung und Einführung eines ERP-Systems lohnt. Wieso? Immerhin sind damit hohe Lizenzkosten verbunden. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden ERP-System-Beispiel deutlich wird.

Unter den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Der Aufwand pro Bestellung beläuft sich auf etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Frau Müller bringt zwei Stunden Arbeitszeit für das Auslösen der Bestellungen auf. Multipliziert man diese mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, zum Beispiel ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Die Anwendungen machen sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Die Lizenzkosten zusammengezählt mit den Wartungs- und Schulungsgebühren ergeben 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Durch die Implementierung von TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen – und per E-Mail versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Durch den Zugriff auf das ERP-System kann sich Frau Müller so auf essenzielle unternehmerische Aufgaben konzentrieren.

Nach fünf Jahren mit einem ERP-System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und Sie sparen Platz im Regal und Büromaterial – eine elektronische Ablage von Dokumenten ist nämlich auch integriert. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel des ERP-Systems repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile einer ERP-Software. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen. Warum? Nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Programme wie Excel. Sie müssen wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen, wenn Sie lange brauchen, um wichtige Daten zusammenzutragen – wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen beispielsweise. Denn ohne Echtzeitdaten der Prozesse wissen Sie erst, wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegebenen Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Sie haben noch Fragen? Oder wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Dann senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

* https://www.gehalt.de/einkommen/suche/verwaltungskraft
** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden

7. August 2020

Was bedeutet ERP?

Wissen ERP-Erklärung

Der etwas andere Erklärungsversuch

Ein guter Professor, so heißt es, kann die Grundlagen der theoretischen Physik auf einem Bierdeckel erklären. Wir betrachten ein ähnliches Beispiel, ersetzen jedoch die Physik mit einem ERP-System und den Bierdeckel mit einer Supermarkt-Filiale. Den Professor mimt dieser Blog-Beitrag. Wir nehmen Sie mit auf eine Reise durch die Weiten der Einkaufsregale und starten einen Erklärungsversuch der etwas anderen Art.

Am Anfang jedweder Erklärungsversuche steht ein Wissbegieriger. Gemäß dem Fall, dass Sie eingefleischter Kenner von ERP-Software sind, quasi ein ERP-Sommelier, so dürfen Sie diesen Blog-Beitrag mit gutem Gefühl überspringen und sich dem nächsten Eintrag widmen – oder Sie bleiben und holen sich die tägliche Portion Bestätigung. Dieser Blog-Beitrag nimmt sich all jenen an, für die ERP (noch) eine grüne Wiese ist.

Der Schritt durch die gläserne Schiebetür

Der Einstieg in ein ERP-Programm sollte zwar grundsätzlich so einfach sein, wie der Weg in die Supermarkt-Filiale, überstürzen sollte man aber nichts. In unserem Beispiel lässt sich dies gut mit der Gleichung

darstellen. Die Entscheidung für oder wider sollte demnach gut überlegt und nicht überhastet sein, sonst kracht es. Als Entscheidungshilfe verschicken wir zwar keine Geschmacks- oder Duftpröbchen, bieten Ihnen dafür jedoch einen kostenlosen Demo-Download an.

Die Verkaufsfläche

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als Verkaufsfläche im Supermarkt mit vielen Produkten vor. Das ERP-System steht für die Regale und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Artikel nachvollziehbar und organisiert abzulegen. Steht zu wenig Marmelade im Regal? Sind die Rigatoni wieder vergriffen? Das ERP-System gibt Ihnen frühzeitig Auskunft und ermöglicht Ihnen eine planbare Artikelorganisation. Ob mit Serien- oder Chargennummer, First In – First Out (FiFo) oder Last In – First out (LiFo) – neben dem Genie, beherrscht das ERP-System das Chaos. Für die besonders Wissbegierigen, gibt es hier einen kurzen Zusatz-Exkurs.

An der Fleischtheke

Auf Ihrer Einkaufsliste steht Cordon Bleu. Das ist bekanntlich Französisch und heißt so viel wie „blaues Band“. Formidable – aber wie steht es mit dessen Zusammensetzung? Hier bauen wir die Brücke zu den Produktionsplanungsprozessen innerhalb eines ERP-Systems.

Waren werden verarbeitet, veredelt und gegebenenfalls aus verschiedenen Bestandteilen zusammengesetzt. So auch bei unserem Cordon Bleu. Folgen wir unserer Metapher, so bietet das ERP-System dabei die Plattform für die Steuerung und Kontrolle sämtlicher Produktionsprozesse. Es zeigt mir demnach an, zu welchem Verhältnis Schinken, Käse und Schnitzel zueinanderstehen und gibt mir die Panade direkt mit in der Stückliste an. Dank der Produktionsplanung lässt sich transparent steuern und nachvollziehen was (Cordon Bleu), wo (an der Fleischtheke 2) und von wem (Metzgermeister Koch) produziert wird, wurde oder werden muss. Noch Fragen zur digitalen Fleischtheke? Hier gibt es Antworten.

Hinter den Kulissen

Supermärkte arbeiten in der Regel mit der Lagerart „FeFo“ (First Expired – First out), sortiert wird also nach Verderblichkeit. ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Lagerhaltung nach persönlichem Gusto zu organisieren – Inventur der Lagerinhalte inklusive.

Damit Sie beim Einkaufen bloß nicht auf dem Trockenen sitzen, wird die Beschaffung neuer Artikel durchlaufend überwacht. Ob Marmelade oder Rigatoni, mit dem „Material Requirements Planning“ (MRP) lässt sich im ERP-System ohne großen Aufwand Einkaufs- und/oder Produktionsbedarf für Mindestbestände, Kundenbestellungen und mit den Lieferanten vereinbarte Losgrößen ermitteln. So ist das Lager stets nur mit dem gefüllt, was auch wirklich benötigt wird.

Zurück zur Fleischtheke. Metzgermeister Koch hätte zur Europameisterschaft nämlich gerne Urlaub. Damit Sie nicht an einer unbesetzten Theke stehen, gibt es die Personaleinsatzplanung (PEP) im ERP-System. Urlaub, Krankheit, Schichteinsatz – mit PEP lässt sich ein reibungsloser Ablauf gewährleisten. Das gemeinsame Grillen mit den Bekannten ist also gerettet.

Endspurt an der Kasse

Die Kasse steht für den Verkauf innerhalb eines ERP-Systems. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften – ein ERP-System bietet eine umfassende Unterstützung der alltäglichen Verkaufsprozesse. Offene Posten und deren Ausgleich durch die Zahlung des Kunden können jederzeit abgerufen werden.

Wussten Sie, dass der Kassenbon gleichzeitig Rechnung und Lieferschein darstellt? Hier spricht man von einer Direktfaktura. Das spart Zeit und Geld, verschont Sie aber nicht davon, regelmäßig den Bon Ihres Vorgängers aus dem Einkaufswagen zu fischen. Damit Sie den Überblick über Ihren eigenen Bon nicht verlieren, könnten Sie zuhause auf ein Haushaltsbuch zurückgreifen. Im ERP-System erledigt dies das digitale Dokumentenmanagement (DMS). Kurz eingescannt und schon haben Sie alle relevanten Unterlagen jederzeit griffbereit – so einfach kann Ordnung sein.

Noch Fragen zu ERP?

Der Einkauf ist bezahlt und Ihr Kopf mittlerweile voll und so langsam wird Ihnen bewusst, dass dieser Blog-Beitrag wohl kaum auf einen Bierdeckel gepasst hätte. Da kommt der Ausgang gerade rechtzeitig! Wenn alles gut gegangen ist, stehen Sie nun nicht mehr auf einer grünen Wiese.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

23. Juni 2020