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ERP-Entwicklungen realisieren neue Produktionstechnologien

Die Wurzeln des Enterprise Resource Planning (ERP) liegen einige Jahrzehnte zurück. In den siebziger Jahren unterstützen erste Versionen große Unternehmen bei der Materialbedarfsplanung. Das sogenannte Material Requirements Planning (MRP) ist Vorläufer der heute modernen ERP-Systeme. In den achtziger Jahren wurden die Systeme um die Funktionen Produktionsplanung und -steuerung erweitert. Dadurch waren sie in ihrer Anwendung nicht mehr auf den industriellen Bereich begrenzt. Erst um 2000 entstand das uns heute bekannte ERP-System. Die Module Vertrieb, Rechnungswesen und Personalwirtschaft sind integriert. Der Begriff ,ERP‘ wurde geprägt durch Gartner, dem bekannten Anbieter von Marktforschung und Analyse. Doch welche ERP-Entwicklungen sind in der nächsten Zeit zu erwarten?

Obwohl es noch immer Unternehmen gibt, die viele verschiedene Anwendungen – sogenannte Insellösungen – nutzen, setzt laut einer Bitkom Umfrage jedes dritte deutsche Unternehmen eine ERP-Software ein. Weitere 21% planen konkret deren Einführung. Heute sind ERP-Systeme wahre Alltagshelden, egal ob im Kleinbetrieb oder Großunternehmen. Als informationstechnisches Rückgrat sind sie in vielen Unternehmen unverzichtbar geworden. Aufgebaut aus verschiedenen Modulen, die eine gemeinsame Datenbasis verbindet, ermöglichen sie eine bessere Zusammenarbeit. ERP bietet Überblick, übernimmt Routine-Aufgaben und optimiert betriebliche Abläufe. Durch Informationen in Echtzeit können bevorstehende Entscheidungen besser getroffen und Kundenwünsche bestmöglich erfüllt werden.

ERP-Entwicklungen der nächsten Jahre

Die Entwicklung einer neuen ERP-Software ist so gefürchtet und zeitgleich so notwendig wie nie. Auf der einen Seite ist der Eingriff in ein komplexes System immer mit einem Risiko behaftet. Auf der anderen ist die Weiterentwicklung wichtig, da sich Geschäftsprozesse mit der Zeit ändern. Um weiterhin nützlich zu sein, muss ERP diesen Änderungen folgen können. Der Markt und die Anforderungen ändern sich schnell, weshalb es gar nicht so einfach ist auf dem laufenden zu bleiben. Nachfolgend die drei größten ERP-Entwicklungen.

Industrie 4.0 und Internet der Dinge als wesentliche Herausforderungen

Die Digitalisierung gewinnt weiter an Bedeutung. In dem Zusammenhang hören wir immer wieder den Begriff Industrie 4.0. Doch was ist das eigentlich? Nach der Mechanisierung (Industrie 1.0), der Massenproduktion (Industrie 2.0) und der Automatisierung (Industrie 3.0) beginnt mit Industrie 4.0 die vierte industrielle Revolution. Neue Technologien bringen Produktionsschübe für die Unternehmen und damit einhergehend Wachstumschancen und Wettbewerbsvorteile. Grundgedanke der Entwicklungen ist es, dass sogenannte ,Smart Factories’ entstehen. Die Automatisierung ist dabei durch intelligente Maschinen optimiert, die selbstständig miteinander kommunizieren und Daten austauschen.

Industrie 4.0 ist eng verbunden mit dem Thema Internet der Dinge

Das Internet of Things (IoT) beschreibt einen logischen Entwicklungsschritt. Bisher haben vor allem wir Menschen Informationen miteinander ausgetauscht. Zukünftig wird es jedoch so sein, dass Maschinen und leblose Objekte, die normalerweise nicht mit dem Internet verbunden sind, Daten selbstständig untereinander austauschen. Verbunden mit einem Netzwerk können sie dann mit anderen Systemen kommunizieren. Das IoT bildet sozusagen die Brücke zwischen der physischen und digitalen Welt und ist integraler Bestandteil vieler Industrie 4.0-Projekte. Laut der Studie „Wettbewerbsfaktor Analytics im Internet der Dinge“ der Universität Potsdam, gaben 43,5% der befragten Unternehmen an, dass sie sich aktiv mit dem Thema Internet der Dinge auseinandergesetzt haben. 15 % haben IoT-Anwendungen zur Effizienzsteigerung in ihre bestehenden Prozesse integriert, Hauptanwendungsbereich ist die Prozessüberwachung. In der Fertigungsindustrie lässt sich erkennen, welches große Potenzial das Internet der Dinge birgt.

Big Data als Resultat des Internet of Things

Denkbar ist zum Beispiel eine Maschine, die über das Internet ihre Leistungsdaten direkt an den Hersteller senden kann. Wäre beispielsweise eine Komponente oder ein Wert nicht in Ordnung, könnte die Maschine den Betreiber darüber informieren und eine Benachrichtigung an den Hersteller senden, woraufhin ein Mitarbeiter benötigte Ersatzteile liefert. Smart Factories sind eine Weiterentwicklung dieses Grundgedankens. So könnte zum Beispiel eine Fertigungsanlage selbstständig mit der Produktion beginnen, wenn sie eine Bestellung erhält. Mit diesen ERP-Entwicklungen wächst jedoch auch das weltweite Datenvolumen. Im Kontext mit Industrie 4.0 werden die Daten insbesondere von Maschinen, Transporteinrichtungen, Werkstücken und Produkten erzeugt. Oft sind es Mess- und Sensordaten, die automatisch erfasst werden. Unter dem Begriff Big Data lassen sich zwei Aspekte zusammenfassen. Zum einen die immer schneller wachsende Datenberge, zum anderen IT-Lösungen die Unternehmen dabei helfen, diesen Datenbergen Herr zu werden.

Welche Rolle spielt das ERP-System?

Bisher sind die meisten ERP-Systeme eher unternehmensintern im Einsatz. Der Bedarf nach vollständigen und transparenten Daten nimmt immer mehr zu. Das ERP-System dient als zentraler Knotenpunkt und wird sich als Integrationsplattform noch weiter verstärken. Kundeninformationen und Produktdaten werden mit Produktions- und Logistikdaten aus der Fertigungsebene verknüpft. Das Internet der Dinge wird zur zusätzlichen Datenquelle. Mit Zahl der Anwendungen wächst auch der Bedarf an Schnittstellen. Auch bei dem Thema Smart Factories spielt das ERP-System eine wichtige Rolle. Nahezu alle Unternehmensprozesse können unterstützt und externe Systeme und Plattformen integriert werden. Wichtige Unternehmensdaten werden verwaltet und sinnvoll abgelegt. Noch ist nicht klar, in welchem Umfang diese Entwicklungen in den Unternehmen einziehen. Damit alle Prozesse Hand in Hand laufen können, ist eine einheitliche Datenbasis besonders wichtig. Denn ohne eine intakte IT-Infrastruktur können die Ideen nicht verwirklicht werden, da viele Unternehmensprozesse anfallen, die gesteuert werden müssen.

ERP wächst über sich hinaus – wachsen Sie mit

Wenn Sie mehr über ERP-Entwicklungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Der Sinn der Trennung zwischen Grob- und Feinplanung

Wissen ERP-System

Seit Anbeginn enthält TimeLine zwei Planungsverfahren: die Grobplanung und die Feinplanung. Doch was verbirgt sich in TimeLine hinter den beiden Begriffen? Es ist nichts weniger als die Arbeitsteilung zwischen zwei ineinander verzahnten Plan-Algorithmen. Der vorgeschaltete MRP-Lauf generiert als „Anwalt der Kunden“ Produktionsvorschläge – streng priorisiert nach zugesagten Lieferterminen aus den Auftrags- und Abrufpositionen.

Grobplanung

Die Grobplanung übernimmt diese Prioritäten, indem Sie die resultierenden Planaufträge in genau dieser Reihenfolge verplant. Hierbei wird – ausgehend vom zugesagten Liefertermin (minus Transportzeit) zunächst rückwärts terminiert. Schlägt diese Planung aufgrund bereits belegter Ressourcen fehl, wird die Planung verworfen und vorwärts terminiert. Wurden im Arbeitsplan Alternativ-Maschinen angegeben, werden alle Alternativen durchgeplant und die früheste verfügbare Maschine verwendet. Gleichzeitig können Arbeitsfolgen in fertigungsoptimale „Lose“ aufgeteilt und ebenfalls auf mehreren Maschinen verteilt und durchgeführt werden (ab TimeLine E3). Auf diese Weise lastet die Grobplanung alle verfügbaren Ressourcen bestmöglich aus – und optimiert hierbei gleichzeitig nach dem Kriterium der optimalen Liefertermin-Erreichung. Dank der Kapazitätsplanung können zudem Engpässe vermieden werden. Bis zur Grobplanung ist der Kunde also König.

Feinplanung

Aus Sicht der Produktion ist diese kundenorientierte Planung jedoch mitunter suboptimal, da Rüstfolgen und andere fertigungsbedingte Aspekte nicht berücksichtigt werden. Genau hier setzt die Feinplanung an: In der Feinplanung schiebt der Fertigungsleiter oder die AV Fertigungsaufträge direkt auf die gewünschte Maschine. Er kann hierbei konkret die zeitliche Reihenfolge von Aufträgen in der Abfolge der Fertigung bestimmen – und das auf jeder einzelnen Engpass-Maschine.

Typische Prozesse der Feinplanung sind:

von einer Maschine auf eine Alternativmaschine verschieben
die Reihenfolge der Aufträge auf einer Maschine verändern
Aufträge splitten
Aufträge verschmelzen

Beim Verschmelzen stehen ab TimeLine E3 sogar verschiedene Varianten zur Verfügung:

Parallel (z.B. beim Wechsel von Einsätzen einer Stammform in parallel getakteten Fertigungsprozessen (z.B. Spritzguss, Druckguss, etc.)
Seriell (z.B. bei Fertigungskampagnen (z.B. Lackieren (Farbe), etc.)
Batch (z.B. beim Härten, Schmelzen oder anderen Batch-Prozessen)

Aus Sicht der Feinplanung dient die Grobplanung primär als „Vorsortierer“ für die Fertigungsaufträge. Denn diese werden in der Feinplanung zu einem produktionsoptimalen Fertigungsprogramm zusammengestellt. Arbeitserleichternd wirkt sich die selektive Natur der Feinplanung aus, indem nur die Engpass-Maschinen und nur die kurzfristig anstehenden Fertigungsaufträge geplant werden müssen – während der Langfristbereich von der Grobplanung vollautomatisch abgedeckt wird. So kann mit minimalem personellem Aufwand ein gut optimiertes Fertigungsprogramm aufgestellt werden. Damit keine Kollisionen entstehen, haben feingeplante Arbeitsfolgen stets Priorität: Die Grobplanung plant also um das bestehende Feinplanungsprogramm „drum herum“ und verwendet anschließend nur die verbleibenden Kapazitäten. In Kombination mit einer BDE– oder sogar MDE-Rückmeldung entsteht so ein in sich geschlossener Regelkreis – für eine optimal geplante Produktion.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit dieser kurzen Übersicht ein wenig Planungssicherheit in diesen planlosen Zeiten geben. Sie wollen mehr zum Thema Grobplanung und Feinplanung oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Warum es nicht immer eine Browserlösung sein muss

Wissen Tipps und Tricks

Cloudbasierte Browserlösungen sind heutzutage immer mehr im Kommen und die Gründe dafür liegen auf der Hand. Plattformübergreifend lassen sich die verschiedenen Anwendungen ohne einen Installationssatz auf den jeweiligen Geräten betreiben. Dass dies auch performant funktioniert, ohne längere Ladezeiten, zeigen uns die verschiedenen Tools von Google oder Microsoft 360. Doch wie sieht es mit umfangreichen Businesslösungen aus? Obwohl es bereits mehrere ERP-Lösungen als Browserlösung gibt, ist dies nicht immer nur ein Vorteil.

Die Oberfläche

Browserlösungen sind vorwiegend an HTML, CSS und deren langen Implementierungszyklen gebunden. Obwohl die breite Masse an HTML-Bedienelementen in allen Browsern unterstützt wird, gibt es dennoch zwischen den einzelnen Browsern immer wieder Abweichungen in der Darstellung und Verfügbarkeit. Das Problem wäre zwar theoretisch vermeidbar, jedoch zeigt die Praxis, dass genau dies nicht der Fall ist. Damit steigt der Wartungsaufwand und das Fehlerpotenzial um jeden Browser, der auf dem Markt erscheint. Außerdem stellen wir fest, dass native Software oft eine bessere Usability bietet als eine Cross-Plattform-Lösung, da diese sich am Design und dem User Interface des Betriebssystems orientieren.

Offline-Fähigkeit

Browserlösungen sind aktuell noch an das Internet gebunden. Fällt das Internet aus oder wird die Geschwindigkeit eingeschränkt, so fällt auch die entsprechende Businesslösung aus. Native Applikationen hingegen bieten oftmals eine lokale Variante, sodass man unabhängig vom Internet arbeiten kann und die Änderungen anschließend synchronisiert.

Performance

Das Argument der Geschwindigkeit erhält erst ein Gewicht, wenn man den Flaschenhals im Unternehmen ausfindig gemacht hat. Setzt man verstärkt auf Thinclients, so kann eine Browserlösung geeigneter sein. Hat man einen vollwertigen Desktop-PC oder Laptop, welche bei sinkenden Markpreisen immer erschwinglicher werden, so liegt der Engpass vermutlich in der Internetanbindung. Wer schon einmal mit Dropbox gearbeitet hat, der weiß wie bescheiden ein Dokumentenmanagement bei schlechter Internetanbindung funktionieren kann. Browserlösungen übertragen zudem meistens die gesamte Oberfläche inklusive der Daten über die Leitung, eine native Applikation hingegen nur die geänderten und bereits vollständig verarbeiteten Daten (Delta). Zudem können hier die Ressourcen (CPU, Arbeitsspeicher und GPU) gezielt ausgeschöpft werden. Auch hardwarenahe Implementierungen von Sicherheitsmechanismen oder der Ansteuerung von lokalen Hard- und Softwarelösungen (z.B. Versand via DELISprint, UPS Worldship, Intraship, Hochregallagersystemen, RFID beschreiben, etc.) werden um ein wesentliches einfacher.

Anpassbarkeit

Das schlagende Argument für eine native Applikation – zumindest unter Windows – ist letztendlich die Anpassbarkeit. Reiche Applikationen leben von der Wiederverwendbarkeit von Objekten und Business Logiken. Können diese nicht abgeleitet oder überschrieben werden, leidet die Effizienz des Customizing erheblich. Durch einfache Update-Services können gezielt Logiken einzelner Business-Vorgänge bequem, schnell und vor allem kostengünstig an einzelnen Arbeitsplätzen oder im gesamten Unternehmen angepasst werden. Das garantieren wir bereits ab dem ersten Arbeitsplatz!

Datenschutz

Zum Schluss noch das immer wieder belächelte Thema des Datenschutzes. Viele Anbieter sichern Ihnen natürlich ein deutsches Rechenzentrum zu, doch landen auch die meist viel größeren Dokumente des Dokumentenmanagements dort? Hier bedienen sich einige gerne der Amazon oder Google Server, die allerdings nicht direkt in Deutschland sondern vor allem in Irland beheimatet sind – das gilt auch für sämtliche Google Daten, Evernote, Dropbox, OneNote etc. Wir bieten Ihnen auch die Möglichkeit sämtliche Daten geschützt in Ihrem Unternehmen aufzubewahren – gerne auch mit Hilfe eines unserer IT-Cybersecurity Experten.

Wenn Sie mehr über cloudbasierte Browserlösungen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Cloud-Computing – Alles über die Datenwolke

Wissen Wissenswertes

Egal, ob Start-Ups, Kleinunternehmen, mittelständische Unternehmen oder große und etablierte Konzerne – der Nutzen der Cloud gewinnt an Beliebtheit. Immer mehr Unternehmen lagern ihre Geschäftsprozesse sowie Daten in externe Rechenzentren aus. Vorbei ist die Zeit, in der Sie Angst vor kaputten Festplatten, verloren gegangenen USB-Sticks oder der Tatsache haben, Ihre Daten versehentlich unwiderruflich zu löschen. Die zur Verfügung stehenden Bandbreiten werden immer höher und stellen heute immer seltener ein Problem dar. Auf diese Weise ist es möglich, auch große Datenmengen von überall aus und vor allem schnell abzurufen. Doch was ist eigentlich Cloud-Computing? Was genau passiert mit den Daten? Welche Vorteile gibt es? Und wie können Sie als Unternehmen von einer Cloud-ERP-Lösung in Zukunft profitieren?

Was ist Cloud-Computing genau?

Viele Bezeichnungen von digitalen Innovationen sind älter als Sie nun vielleicht vermuten würden. So ist es auch bei der Cloud. Bereits in den fünfziger Jahren gab es erste Ansätze, jedoch fehlten damals noch die technischen Gegebenheiten für die Umsetzung. Heute ist das Konzept schon sehr viel ausgereifter. Das Grundprinzip lässt sich so erklären: Verschiedene Arbeitsbereiche werden nicht mehr auf Ihrer eigenen Festplatte oder dem firmeninternen Rechner gespeichert, sondern über das Internet bereitgestellt. Dafür stellt Ihnen ein Dienstleister einen Server in Form eines virtuellen Rechenzentrums zur Verfügung. Sie können dann gegen eine Gebühr auf verschiedene Anwendungen zugreifen. Dies können zum Beispiel einzelne Programme, ganze Softwarepakete, Speicherplatz oder auch Rechnerleistung sein. Sie selbst müssen auf Ihrem eigenen Computer, Tablet oder Smartphone keinerlei Installationen vornehmen, lediglich ein Zugang zum Internet ist notwendig.

Was sind die drei Formen von Cloud-Computing?

Cloud-Dienste lassen sich in drei verschiedene Kategorien unterteilen. Infrastructure as a Service (IaaS), Platform as a Service (PaaS) und Software as a Service (SaaS).

Infrastructure as a Service (IaaS)

IaaS ist die einfachste Form der Dienstleistung. Es wird über das Internet bereitgestellt und verwaltet. Zu den Komponenten der bereitgestellten Infrastruktur gehören beispielsweise Server, Rechen- und Netzkapazitäten, Kommunikationsgeräte wie Router, Switche oder Firewalls, Speicherplatz sowie Systeme zur Archivierung und Datensicherheit. Der Zugriff erfolgt über private und öffentliche Netzwerke. Sie nehmen nur die Dienste in Anspruch, die Sie auch benötigen. Die Ressourcen dieser IT-Infrastruktur können Sie nach Belieben erweitern oder wieder verringern.

Platform as a Service (PaaS)

PaaS ist eine vollständige Entwicklungs- und Bereitstellungsumgebung. Es baut auf der Infrastruktur von IaaS auf und ist zudem mit allem ausgestattet, was für die Entwicklung einer neuen Software notwendig ist. PaaS unterstützt Sie nicht nur beim Erstellen und Testen einer Anwendung, sondern auch bei der Verwaltung und Aktualisierung werden Sie nicht allein gelassen.

Software as a Service (SaaS)

SaaS ist eine Methode, Softwareanwendungen über das Internet bereitzustellen. Die Bereitstellung erfolgt nach Bedarf und üblicherweise auf Basis von Abonnements. Über das Internet verbinden Sie sich mit cloudbasierten Apps und können diese dann nutzen. Gängige Beispiele sind E-Mail-, Kalender- oder auch Office-Tools. Der Dienstanbieter verwaltet Hardware und Software und stellt bei Abschluss eines Vertrags die Verfügbarkeit und Sicherheit der App und Ihrer Daten sicher. Auch übernimmt er alle Wartungsaufgaben, wie das Aufspielen von Softwareupgrades und Sicherheitspatches. Mit SaaS kann Ihr Unternehmen eine App mit minimalen Investitionskosten bereitstellen und nutzen. Bei allen drei Versionen entrichten Sie in der Regel eine, meist monatlich, festgelegte Gebühr an den Anbieter.

Welche Cloud-Computing Modelle gibt es?

Keine Cloud gleicht der anderen. Man unterscheidet verschiedene Arten der Bereitstellung, Sie haben die Wahl zwischen drei Modellen:

Public Cloud

Die Public Cloud oder auch öffentliche Cloud ist ein Angebot, das für jeden über das Internet zugänglich ist. Oftmals handelt es sich hierbei um Software as a Service-Dienste, wie beispielsweise webbasierte E-Mail-Services, die von privaten Endverbrauchern genutzt werden. In der Public Cloud teilen Sie sich mit vielen anderen Nutzern eine gemeinsame Infrastruktur. Sie als Nutzer haben bei diesem Modell allerdings wenig Einfluss auf Datenschutz- und Sicherheitsaspekte sowie den Ort und die Art der Datenhaltung. Zudem sind Netzbandbreite und Verfügbarkeit durch vordefinierte Angebotspakete eingeschränkt.

Private Cloud

Bei der Private Cloud handelt es sich um eine interne, organisationsbezogene Cloud, die ihre Anwendungen nur autorisierten Nutzern zur Verfügung stellt. Im Gegensatz zur Public Cloud, ist die Private Cloud nicht von der Allgemeinheit über das Internet zu erreichen. Dieses Modell verlagert die Cloud entweder auf firmeneigene Rechner oder auf Server von externen Anbietern. Der Zugriff erfolgt entweder über das abgegrenzte Intranet oder über ein abgeschlossenes Virtual Private Network (VPN). Da diese Form des Cloud-Computings nicht mit anderen Usern geteilt werden muss, bietet sie ein hohes Maß an Datensicherheit, Kontrolle und Flexibilität.

Hybrid Cloud

Bei der Hybrid Cloud handelt es sich um eine Mischform aus Private Cloud und Public Cloud. Sie versucht die Vorteile beider Cloud-Modelle in einem gemeinsamen Konzept zu vereinen und ist vielseitig einsetzbar. Sie können so sensible Programme und Daten auf den eigenen Servern bewahren und bestimmte Dienste über das Internet bei öffentlichen Anbietern nutzen, um eigene Ressourcen zu schonen. Für welches Cloud-Modell Sie sich entscheiden sollten, hängt von Ihren individuellen Anforderungen ab. Sie sollten aber vor allem die Themen Sicherheit und Datenschutz im Blick haben.

Was macht Cloud-Computing so beliebt?

Dafür die Cloud zu nutzen, sprechen viele Gründe. Drei große Vorteile sind im Folgenden aufgelistet:

Reduzierte Kosten

Der wahrscheinlich größte Vorteil eines Cloud-Dienstes ist die Kostenersparnis. Die meist kostspielige Anschaffung und Pflege von eigenen Servern, sowie Wartung, Backups und Updates entfallen komplett. Gerade Hardware, die regelmäßige Upgrades benötigt, um auf dem neusten Stand der Technik zu bleiben, ist ein erheblicher Kostenfaktor. Nutzen Sie einen Cloud-Dienst, können Sie diese Sorge getrost dem jeweiligen Anbieter überlassen. Dasselbe gilt für die benötigte Software. Diese muss weder gekauft noch auf allen Computern installiert und gewartet werden. Stattdessen zahlen Sie, in der Regel monatlich, einen festen Beitrag an den Dienstleister und können bequem dessen Dienste in Anspruch nehmen. Auch können Sie sich die Kosten und vor allem die Zeit für die Betreuung und Administration sparen. Ihre IT-Mannschaft wird es Ihnen danken!

Flexibilität

Auch Flexibilität ist ein immer wichtiger werdender Faktor bei vielen Geschäftsprozessen. Das Nutzen der Cloud bietet Ihnen auch hier einige Vorteile. Die Dateien, die Sie in der Cloud ablegen, sind zu jeder Zeit und auf allen Endgeräten verfügbar. Es ist egal, ob Sie gerade in der Firma sind oder von zu Hause aus arbeiten, Sie benötigen lediglich einen Zugang zum Internet. Auch ist es kein Problem, mit mehreren Personen parallel an einer Datei zu arbeiten. Die Dateien werden automatisch synchronisiert, sodass Sie auf jedem Gerät die aktuelle Version abrufen können. Selbst große Datenmengen lassen sich innerhalb kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks bereitstellen. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Speicherplatz auszubauen oder zu reduzieren – je nachdem, was Sie gerade benötigen. So können Engpässe und Überkapazitäten vermieden werden.

Sicherheit

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Sie sich keine Gedanken mehr darum machen müssen, ob Ihre Daten gesichert sind. Sie benötigen weder eine Backup-Strategie, noch einen eigenen Server. Als Nutzer müssen Sie sich auch nicht um Lizenzen oder Updates der Software kümmern. Das Backup ist außer Haus und Ihre Daten sicher verschlüsselt. Häufig wird in dem Zusammenhang die 3-2-1 Backup-Regel verwendet, die verhindern soll das Ihre Daten verloren gehen. Kurz zusammengefasst besagt die Regel, dass drei Kopien Ihrer Daten erstellt werden – Primärspeicher, Backup und Off-Site-Kopie. Dafür werden zwei verschiedene Speichertechnologien verwendet und eine davon außerhalb des Gebäudes gelagert. Durch diese Risikoverteilung auf unterschiedliche Technologien ist der Datenverlust durch systembedingte Fehler minimiert. Sollte es also zu dem Fall kommen, dass durch äußere Umstände wie Hochwasser, Diebstahl oder etwa einem Brand die Daten unbrauchbar sind, kann so sichergestellt werden, dass es noch eine weitere Kopie gibt und die Daten nicht verloren sind.

Die Cloud-ERP-Lösung von Timeline ERP: Der nächste Schritt für Ihr Unternehmen

Wie Sie gelesen haben, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen einer Cloud – das gilt umso mehr, wenn Sie sich für eine Online-ERP-Lösung (Enterprise Resource Planning) entscheiden. Denn mit einem Cloud-ERP-System lassen sich Ihre kompletten Prozesse innerhalb Ihres Unternehmens (nicht nur im Bereich der Fertigung) ganz einfach online und in Echtzeit steuern und analysieren – und das mit den bewährten Vorteilen einer Cloud-Lösung. Timeline ERP stellt Ihnen dafür als erfahrener Cloud-ERP-Anbieter die nötige ERP-Software in der Private Cloud zur Verfügung. Alternativ kann ebenso eine Datenbank auf Ihrem eigenen Server (on-premises) eingerichtet werden. So finden Sie bei der Implementierung Ihrer Cloud-ERP-Lösung schnell die beste Option. Gerne stehen wir Ihnen bei der Wahl Ihrer Cloud-ERP-Software aber auch beratend zur Seite.

Wir klären alle Fragen zu Ihrem neuen Cloud-ERP-System

Wenn Sie mehr zum Thema Cloud-ERP-Computing oder über alle Produkte und Funktionen von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie! In unserem Blog können Sie zudem noch weitere spannende Hintergrundartikel zum Thema ERP entdecken und wie unsere ERP-Lösungen Ihr Unternehmen auf das nächste Level heben.

Einsatz von ERP – Ein ERP-System Beispiel

Wissen ERP-Erklärung

Die eigentliche Entstehung von ERP-Systemen führt zurück in die 70er-Jahre. Zunächst wurden sie nur von großen Unternehmen in der Industrie für Geschäftsprozesse verwendet. Es handelte sich dabei um eine standardisierte Inventarverwaltung zur Planung von Einkauf und Produktion. So konnte sichergestellt werden, dass eine Ware fristgerecht fertiggestellt wird. Seitdem hat sich die Nutzung sehr verändert. Viele kleine und mittelständische Unternehmen fragen sich jedoch, warum sie zum Beispiel ein ERP-System einsetzen sollen. Dabei sollte die Frage nicht länger lauten, ‚warum‘ der Einsatz von ERP-Systemen sinnvoll ist – sondern welches ERP-System für die eigenen Bedürfnisse das Richtige ist.

Ihr Unternehmen wächst und vieles ändert sich. Es gibt neue Herausforderungen: Die Aufgaben werden komplexer und es warten größere Abteilungen. Im Zuge großen Wachstums ist es oft notwendig, die eigenen Strukturen und Prozesse neu aufzustellen. Immer mehr Unternehmen ziehen bereits Vorteile aus dem Einsatz von ERP-Lösungen. Insbesondere mit begrenzten Ressourcen können Sie von unkomplizierter Datenpflege profitieren und schnell auf Marktanforderungen reagieren.

Der Einsatz von ERP lohnt sich

Wollen Sie den Überblick behalten, ist ein ERP-System unverzichtbar. Heute kann ein Unternehmen alle Geschäftsbereiche mit einem ERP-System abdecken. Und damit Abläufe schneller und effektiver prüfen, planen und steuern. Sie werden fortwährend modernisiert und entwickeln sich laufend weiter. Prozesse, die Sie bisher manuell ausgeführt haben, werden durch ein ERP-System automatisiert. Doch was steckt eigentlich hinter dem Einsatz von ERP? Viele Unternehmen fragen sich, ob sich die Anschaffung und Einführung eines ERP-Systems lohnt. Wieso? Immerhin sind damit hohe Lizenzkosten verbunden. Dabei kann eine kleine Zeitersparnis zu einer großen Kostenersparnis führen, wie im folgenden ERP-System-Beispiel deutlich wird.

Unter den Mitarbeitern Ihres Unternehmens ist Frau Müller. Frau Müller verbringt täglich zwei Stunden damit, Bestellungen auszulösen und zu überwachen. Dazu erstellt Sie in einer Word Datei die Bestellung, druckt diese aus und versendet sie per Fax. Anschließend prüft sie, ob die Bestellung erhalten wurde. Der Aufwand pro Bestellung beläuft sich auf etwa zehn Minuten ihrer Arbeitszeit. In den zwei Stunden versendet Frau Müller demnach zwölf Bestellungen. Das durchschnittliche Gehalt einer Verwaltungskraft liegt zwischen 1.959 – 2.645 Euro pro Monat*. Gehen wir von einem Mittelwert von 2.302 Euro pro Monat und einer Arbeitszeit von 40 Stunden pro Woche aus. Demnach hat Frau Müller einen Stundenlohn von 13,28 Euro**. Frau Müller bringt zwei Stunden Arbeitszeit für das Auslösen der Bestellungen auf. Multipliziert man diese mit ihrem Stundenlohn, entstehen Ihrem Unternehmen bei 200 Werktagen Kosten von 5.312 Euro.

Warum ist der Einsatz eines ERP-Systems sinnvoll?

Sie entschließen sich dazu, zum Beispiel ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einzusetzen. Die Anwendungen machen sich bereits nach kurzer Zeit bemerkbar. Mit TimeLine Neo haben Sie die einmaligen Lizenzgebühren von 1.490 Euro pro PC Arbeitsplatz. Ab dem ersten Arbeitsplatz verfügen Sie über den gesamten Funktionsumfang. Der Wartungsvertrag ist optional und beträgt 20 Prozent der Lizenzkosten pro Jahr, also 298 Euro. Die Schulung für das Programm liegt in der Regel bei einem Arbeitstag für alle Mitarbeiter. Für acht Stunden werden 800 Euro berechnet. Bei Gruppenschulungen bzw. mehreren Lizenzen verringert sich der Preis erheblich. Die Lizenzkosten zusammengezählt mit den Wartungs- und Schulungsgebühren ergeben 2.588 Euro für das erste Jahr. Im zweiten Jahr werden lediglich die Wartungsgebühren fällig.

Durch die Implementierung von TimeLine Neo kann Frau Müller eine Bestellung in etwa zwei Minuten erstellen – und per E-Mail versenden. Über eine Maske kann sie zum Beispiel sehen, welche Bestellungen noch offen sind. Für zwölf Bestellungen braucht sie nun nicht mehr zwei Stunden, sondern nur noch eine halbe Stunde. Gerechnet auf 200 Werktage, senken sich Ihre jährlichen Ausgaben von 5.312 Euro auf 1.328 Euro. Durch den Zugriff auf das ERP-System kann sich Frau Müller so auf essenzielle unternehmerische Aufgaben konzentrieren.

Nach fünf Jahren mit einem ERP-System hat Ihr Unternehmen 16.140 Euro gespart. Die Anschaffung hat sich bereits im ersten Jahr gelohnt. Der Verwaltungsaufwand ist reduziert und Sie sparen Platz im Regal und Büromaterial – eine elektronische Ablage von Dokumenten ist nämlich auch integriert. Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil für Ihr Unternehmen. Sind Sie schneller und flexibler, ziehen Sie an langsamen Konkurrenten vorbei.

Der Einsatz von ERP hat viele Vorteile

Dieses Beispiel des ERP-Systems repräsentiert nur eines der zahlreichen Vorteile einer ERP-Software. Gleiches kann man beispielsweise für die Kalkulation oder Produktion durchführen. Warum? Nach wie vor planen viele Unternehmen ihre Produktion auf dem Papier oder analysieren wichtige Daten ausschließlich über Programme wie Excel. Sie müssen wichtige Entscheidungen aus dem Bauch heraus treffen, wenn Sie lange brauchen, um wichtige Daten zusammenzutragen – wie eingehende und ausgehende Bestellungen, Bestände oder auch Bestellmargen beispielsweise. Denn ohne Echtzeitdaten der Prozesse wissen Sie erst, wie Ihr Unternehmen läuft, wenn der Jahresbericht erscheint.

Sie sind noch unsicher und möchten vorab testen?

Testen Sie Timeline Neo 90 Tage lang kostenfrei und unverbindlich, laden Sie sich einfach unsere Demo herunter. Die in der Testversion eingegebenen Daten können nach einer Kaufentscheidung nahtlos in Ihr System übernommen werden. Sie haben noch Fragen? Oder wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Dann senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

* https://www.gehalt.de/einkommen/suche/verwaltungskraft
** http://www.zeit.de/wirtschaft/2015-03/stundenlohn-rechner-arbeitszeit-mindestlohn-ueberstunden

Was bedeutet ERP?

Wissen ERP-Erklärung

Der etwas andere Erklärungsversuch

Ein guter Professor, so heißt es, kann die Grundlagen der theoretischen Physik auf einem Bierdeckel erklären. Wir betrachten ein ähnliches Beispiel, ersetzen jedoch die Physik mit einem ERP-System und den Bierdeckel mit einer Supermarkt-Filiale. Den Professor mimt dieser Blog-Beitrag. Wir nehmen Sie mit auf eine Reise durch die Weiten der Einkaufsregale und starten einen Erklärungsversuch der etwas anderen Art.

Am Anfang jedweder Erklärungsversuche steht ein Wissbegieriger. Gemäß dem Fall, dass Sie eingefleischter Kenner von ERP-Software sind, quasi ein ERP-Sommelier, so dürfen Sie diesen Blog-Beitrag mit gutem Gefühl überspringen und sich dem nächsten Eintrag widmen – oder Sie bleiben und holen sich die tägliche Portion Bestätigung. Dieser Blog-Beitrag nimmt sich all jenen an, für die ERP (noch) eine grüne Wiese ist.

Der Schritt durch die gläserne Schiebetür

Der Einstieg in ein ERP-Programm sollte zwar grundsätzlich so einfach sein, wie der Weg in die Supermarkt-Filiale, überstürzen sollte man aber nichts. In unserem Beispiel lässt sich dies gut mit der Gleichung

darstellen. Die Entscheidung für oder wider sollte demnach gut überlegt und nicht überhastet sein, sonst kracht es. Als Entscheidungshilfe verschicken wir zwar keine Geschmacks- oder Duftpröbchen, bieten Ihnen dafür jedoch einen kostenlosen Demo-Download an.

Die Verkaufsfläche

Stellen Sie sich Ihr Unternehmen als Verkaufsfläche im Supermarkt mit vielen Produkten vor. Das ERP-System steht für die Regale und bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Artikel nachvollziehbar und organisiert abzulegen. Steht zu wenig Marmelade im Regal? Sind die Rigatoni wieder vergriffen? Das ERP-System gibt Ihnen frühzeitig Auskunft und ermöglicht Ihnen eine planbare Artikelorganisation. Ob mit Serien- oder Chargennummer, First In – First Out (FiFo) oder Last In – First out (LiFo) – neben dem Genie, beherrscht das ERP-System das Chaos. Für die besonders Wissbegierigen, gibt es hier einen kurzen Zusatz-Exkurs.

An der Fleischtheke

Auf Ihrer Einkaufsliste steht Cordon Bleu. Das ist bekanntlich Französisch und heißt so viel wie „blaues Band“. Formidable – aber wie steht es mit dessen Zusammensetzung? Hier bauen wir die Brücke zu den Produktionsplanungsprozessen innerhalb eines ERP-Systems.

Waren werden verarbeitet, veredelt und gegebenenfalls aus verschiedenen Bestandteilen zusammengesetzt. So auch bei unserem Cordon Bleu. Folgen wir unserer Metapher, so bietet das ERP-System dabei die Plattform für die Steuerung und Kontrolle sämtlicher Produktionsprozesse. Es zeigt mir demnach an, zu welchem Verhältnis Schinken, Käse und Schnitzel zueinanderstehen und gibt mir die Panade direkt mit in der Stückliste an. Dank der Produktionsplanung lässt sich transparent steuern und nachvollziehen was (Cordon Bleu), wo (an der Fleischtheke 2) und von wem (Metzgermeister Koch) produziert wird, wurde oder werden muss. Noch Fragen zur digitalen Fleischtheke? Hier gibt es Antworten.

Hinter den Kulissen

Supermärkte arbeiten in der Regel mit der Lagerart „FeFo“ (First Expired – First out), sortiert wird also nach Verderblichkeit. ERP-Systeme bieten die Möglichkeit, die Lagerhaltung nach persönlichem Gusto zu organisieren – Inventur der Lagerinhalte inklusive.

Damit Sie beim Einkaufen bloß nicht auf dem Trockenen sitzen, wird die Beschaffung neuer Artikel durchlaufend überwacht. Ob Marmelade oder Rigatoni, mit dem „Material Requirements Planning“ (MRP) lässt sich im ERP-System ohne großen Aufwand Einkaufs- und/oder Produktionsbedarf für Mindestbestände, Kundenbestellungen und mit den Lieferanten vereinbarte Losgrößen ermitteln. So ist das Lager stets nur mit dem gefüllt, was auch wirklich benötigt wird.

Zurück zur Fleischtheke. Metzgermeister Koch hätte zur Europameisterschaft nämlich gerne Urlaub. Damit Sie nicht an einer unbesetzten Theke stehen, gibt es die Personaleinsatzplanung (PEP) im ERP-System. Urlaub, Krankheit, Schichteinsatz – mit PEP lässt sich ein reibungsloser Ablauf gewährleisten. Das gemeinsame Grillen mit den Bekannten ist also gerettet.

Endspurt an der Kasse

Die Kasse steht für den Verkauf innerhalb eines ERP-Systems. Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen oder Gutschriften – ein ERP-System bietet eine umfassende Unterstützung der alltäglichen Verkaufsprozesse. Offene Posten und deren Ausgleich durch die Zahlung des Kunden können jederzeit abgerufen werden.

Wussten Sie, dass der Kassenbon gleichzeitig Rechnung und Lieferschein darstellt? Hier spricht man von einer Direktfaktura. Das spart Zeit und Geld, verschont Sie aber nicht davon, regelmäßig den Bon Ihres Vorgängers aus dem Einkaufswagen zu fischen. Damit Sie den Überblick über Ihren eigenen Bon nicht verlieren, könnten Sie zuhause auf ein Haushaltsbuch zurückgreifen. Im ERP-System erledigt dies das digitale Dokumentenmanagement (DMS). Kurz eingescannt und schon haben Sie alle relevanten Unterlagen jederzeit griffbereit – so einfach kann Ordnung sein.

Noch Fragen zu ERP?

Der Einkauf ist bezahlt und Ihr Kopf mittlerweile voll und so langsam wird Ihnen bewusst, dass dieser Blog-Beitrag wohl kaum auf einen Bierdeckel gepasst hätte. Da kommt der Ausgang gerade rechtzeitig! Wenn alles gut gegangen ist, stehen Sie nun nicht mehr auf einer grünen Wiese.

Wenn Sie mehr zum Thema ERP oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Hilfsmaßnahmen für Unternehmen in Zeiten von Corona

Wissen Aktuelles

Aufträge bleiben aus und Produktionen sind gestoppt. Eine Situation, die vor allem kleinen und mittelständischen Unternehmen Sorge bereitet. Viele Unternehmen müssen derzeit mit massiven Umsatzausfällen rechnen oder teilweise sogar um ihre Existenz fürchten. Nicht jeder hat die Möglichkeit, Aufgaben im Home-Office zu erledigen. Innerhalb weniger Wochen hat das Corona-Virus die bisher größte gesellschaftliche und wirtschaftliche Krise ausgelöst. Die Bundesregierung hat jedoch schnell reagiert und mehrere Hilfspakete geschnürt, um Unternehmen so gut es geht unter die Arme zu greifen und Beschäftigte vor der Arbeitslosigkeit zu bewahren. Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Hilfsmaßnahmen insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen interessant sind und welche Angebote Sie speziell in Ihrem Bundesland in Anspruch nehmen können.

Welche Hilfsmaßnahmen stehen zur Verfügung?

“Vor uns liegen harte Wochen. Wir können sie bewältigen, wenn wir solidarisch sind”, so Bundesfinanzminister Scholz im Deutschen Bundestag. Deutschland stemmt sich mit aller Kraft gegen die Folgen der Ausbreitung von Covid-19. Das Parlament entscheidet daher im Eilverfahren über die umfangreichen Hilfsmaßnahmen der Bundesregierung. Mit 122,5 Milliarden Euro will der Bund Maßnahmen zur Bewältigung der Corona-Krise finanzieren. Bei der Vielzahl der gebotenen Hilfsmaßnahmen ist es jedoch nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Zumal nicht jede Maßnahme auch für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet ist und die Regelungen von Bundesland zu Bundesland etwas abweichen. Folgende Hilfsmaßnahmen stehen Unternehmen generell zur Verfügung:

Soforthilfe

Diese Maßnahme richtet sich eher an kleine Unternehmen, welche aufgrund von Verdienstausfällen nicht mehr in der Lage sind, laufende Kosten wie beispielsweise Miete, Pacht, Gehälter, Leasingkosten oder Versicherungen zu bezahlen. Es handelt sich hierbei um eine einmalige Hilfe, die nicht zurückgezahlt werden muss. Die Regelungen weichen allerdings je nach Bundesland etwas ab. Folgende Hilfen stehen zur Verfügung:

Unternehmen bis 5 Beschäftigte: Einmalzahlung von bis zu 9.000 € für 3 Monate
Unternehmen bis 10 Beschäftigte: Einmalzahlung von bis zu 15.000 € für 3 Monate

Erleichterte Kurzarbeit

In der Regel ist es so, dass Unternehmen erst dann einen Antrag auf Kurzarbeit stellen können, wenn ein Drittel der Mitarbeiter ohne Beschäftigung sind. Aufgrund der aktuellen Situation wurde diese Regelung jedoch etwas gelockert. Kleine und mittelständische Unternehmen können von nun an schon dann einen Antrag stellen, wenn es für 10% der Mitarbeiter keine Arbeit mehr gibt. Weiterhin wurden folgende Sonderregelungen getroffen:

Kurzarbeitergeld wird auch für Leiharbeitnehmer gezahlt
Sozialversicherungsbeiträge werden durch die Bundesagentur für Arbeit komplett erstattet
Auf den Aufbau negativer Arbeitszeitsalden wird teilweise oder ganz verzichtet

Weitere Informationen zu dieser Maßnahme finden Sie bei der Agentur für Arbeit.

Steuerliche Liquiditätshilfen

Eine weitere Hilfsmaßnahme während der Corona-Krise für kleine und mittelständische Unternehmen ist der Aufschub von Steuerzahlungen. Dies gilt insbesondere für die Einkommensteuer, Umsatzsteuer und Körperschaftssteuer. Folgende Hilfen können beim zuständigen Finanzamt beantragt werden:

Verzicht auf Vollstreckungen und Säumniszuschläge bis zum 31. Dezember 2020
Stundung fälliger Steuerzahlungen ohne strenge Anforderungen
Leichtere Anpassung von Vorauszahlungen:
- einfache und schnelle Herabsetzung der Steuervorauszahlung, wenn ein Rückgang der Einkünfte im laufenden Jahr zu erwarten ist

KfW-Kredite

Das Hilfsmaßnahmen der Bundesregierung beinhalten weiterhin einen einfachen Zugang zu günstigen Krediten. Die Regelungen zu diesem Punkt sind sehr umfangreich, grundsätzlich gilt jedoch dass die Hilfskredite nur an Unternehmen vergeben werden, die bis zum 31. Dezember 2019 noch nicht in finanziellen Schwierigkeiten waren. Die Beantragung der Hilfskredite erfolgt über die Hausbank. Folgende KfW-Kredite für Betriebsmittel und Investitionen könnten für Sie interessant sein:

KfW-Unternehmerkredit 047:
- für Unternehmen, die länger als 5 Jahre am Markt sind
- KfW übernimmt bis zu 90 Prozent des Risikos
ERP-Gründerkredit 076:
- für junge Unternehmen, die weniger als 5 Jahre am Markt sind
- KfW übernimmt ebenfalls bis zu 90 Prozent des Risikos

Weitere Informationen zu dieser Maßnahme finden Sie hier.

Rückerstattung der Lohnfortzahlung

Wird bei einem Mitarbeiter eine durch das Corona-Virus bedingte Quarantäne angeordnet, erhalten Unternehmen die sechswöchige Lohnfortzahlung erstattet. In der Regel ist das Gesundheitsamt zuständig, der Ansprechpartner diesbezüglich ist jedoch abhängig vom Bundesland.

Aufschub von Insolvenzanträgen

Normalerweise gilt für Unternehmen in Deutschland eine dreiwöchige Pflicht zur Anmeldung von Insolvenzen, diese Regelung ist allerdings bis zum 30. September 2020 ausgesetzt. Damit soll vermieden werden, dass Insolvenzen aufgrund nicht rechtzeitig ausgezahlter Hilfen entstehen.

Hilfsmaßnahmen für unternehmen während Corona

Notfallprogramme der Bundesländer

Neben der Bundesregierung haben auch die einzelnen Bundesländer Hilfsprogramme aufgelegt. Welche Hilfen Sie in Ihrem Bundesland in Anspruch nehmen können, entnehmen Sie der folgenden Auflistung.

Hilfsmaßnahmen Baden-Württemberg

Das Hilfsprogramm von Baden-Württemberg hat einen Umfang von mehreren Milliarden Euro. Für kleine und mittelständische Unternehmen sind folgende Punkte relevant:

Kredite der LBank (Landeskreditbank):
- Betriebsmittel-, Überbrückungs- und Liquiditätskredite für Unternehmen mit bis zu 500 Beschäftigten
- flexible Laufzeiten (4 bis 10 Jahre)
- günstige Zinsen
- Darlehensbetrag bis 5 Millionen Euro
Tilgungsaussetzung bei bestehenden LBank-Förderkrediten bis zu 12 Monate
Verdoppelung der Bürgschaftsobergrenze der Bürgschaftsbank auf 2,5 Millionen Euro
Erhöhung der Bürgschaftsquote auf 80 Prozent

Weitere Informationen, Beantragung von Soforthilfe sowie Ansprechpartner finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Bayern

Bayern hat ein Hilfspaket mit einem Gesamtvolumen von 20 Milliarden Euro zur Verfügung. Um einen Anspruch auf diese Hilfen zu haben, muss jedoch zunächst das liquide Privatvermögen aufgebraucht sein. Anschließend kann ein Antrag bei der zuständigen Behörde gestellt werden. Folgende Soforthilfen werden für Unternehmen gewährt:

bis 5 Beschäftigte: 5.000 Euro
6-10 Beschäftigte: 7.500 Euro
11-50 Beschäftigte: 15.000 Euro
51-250 Beschäftigte: 30.000 Euro

Weiterhin erhöht die Bürgschaftsbank Bayern ihre Bürgschaftsobergrenze und Bürgschaftsquote analog zu Baden-Württemberg. Durch die LfA Förderbank Bayern werden außerdem Kredite und Finanzhilfen bereitgestellt, unterschieden werden folgende Varianten:

Akutkredite für kleine und mittelständische Unternehmen: bis zu 2 Millionen Euro
Universalkredite für Unternehmen mit maximal 500 Millionen Umsatz: maximal 10 Millionen Euro Kredit pro Projekt (Umschuldung von Verbindlichkeiten, Beschaffung von Betriebsmitteln, Investitionen etc.)

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Berlin

Kleine und mittelständische Unternehmen in Berlin können folgende Hilfen in Anspruch nehmen:

Überbrückungskredite der Investitionsbank Berlin (IBB):
- zinsloser Rettungskredit bis zu 500.000 Euro
- Umstrukturierungskredite bis zu 1 Million Euro

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Brandenburg

Folgende Unterstützung wird derzeit in Brandenburg angeboten:

Zuschuss von 9.000 Euro bis zu 60.000 Euro in Abhängigkeit der Anzahl an Beschäftigten (0 bis 100 Beschäftigte) für gewerbliche Unternehmen, Soloselbstständige und Angehörige der Freien Berufe

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Bremen

Kleine Unternehmen können eine Soforthilfe im Rahmen des „Bundesprogramm Soforthilfe Corona Bremen“ beantragen. Folgende Hilfen werden für maximal 3 Monate ausgezahlt:

bis 5 Beschäftigte: 9.000 Euro
6-10 Beschäftigte: 15.000 Euro
11-50 Beschäftigte: 20.000 Euro

Die Förderbank (BAB) hat weiterhin eine Task Force eingerichtet, die Unternehmen während der Krise berät und unterstützt. Die Task Force ist über die Hotline 0421 9600-333 oder per E-Mail unter [email protected] erreichbar. Außerdem wurde auch in Bremen die Bürgschaftsobergrenze pro Engagement auf 2,5 Millionen Euro angehoben.

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Hamburg

Die Hamburgische Investitions- und Förderbank (IFB Hamburg) bietet ebenfalls Soforthilfen, die nicht zurückgezahlt werden müssen. Folgende Hilfen können von kleinen und mittelständischen Unternehmen in Anspruch genommen werden:

bis 10 Beschäftigte: 5.000 Euro
11-50 Beschäftigte: 10.000 Euro
51-250 Beschäftigte: 25.000 Euro

Weitere Hilfsmaßnahmen:

Kredite der Hamburg-Kredit Gründung und Nachfolge (GuN)
- für kleine und mittelständische Unternehmen, die maximal 5 Jahre am Markt aktiv sind: bis zu 750.000 Euro
Kredite der Hamburg-Kredit Wachstum
- für kleine und mittelständische Unternehmen, die mindestens 5 Jahre am Markt aktiv sind: bis zu 500.000 Euro
Übernahme von Landesbürgschaften durch die Stadt Hamburg, wenn Bürgschaften über die BG Hamburg unmöglich sind
Anpassung der Bürgschaften analog Bayern und Baden-Württemberg
Beschleunigte Genehmigung von Bürgschaften bis 250.000 Euro
Aussetzung der Tilgung für laufende Kredite

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier:

Hamburgische Investitionsbank- und Förderbank (IFB)

Hilfsmaßnahmen Hessen

Mit einem Soforthilfeprogramm unterstützt Hessen Kleinunternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten. Die Corona-Soforthilfe wird als einmaliger, nicht rückzahlbarer Zuschuss gewährt. Anträge können beim Regierungspräsidium Kassel gestellt werden. Weiterhin stehen folgende Förderkredite der WIBank zur Verfügung:

Kapital für Kleinunternehmen (KfK):
- Darlehen von 25.000 bis 150.000 Euro für Unternehmen mit bis zu 25 Mitarbeitern und maximal 5 Millionen Euro Jahresumsatz
- Kreditsumme muss von der Hausbank um mindestens 50 % aufgestockt werden
Gründungs- und Wachstumsfinanzierung Hessen (GuW):
- Betriebsmittelkredite bis 1 Million Euro für Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern und 50 Millionen Euro Jahresumsatz

Weitere Informationen finden Sie hier:

Hessisches Ministerium für Wirtschaft, Energie, Verkehr und Wohnen

Hilfsmaßnahmen Mecklenburg-Vorpommern

Mecklenburg-Vorpommern hat ein Hilfspaket im Wert von rund 100 Millionen Euro zur Verfügung. Derzeit beinhaltet es folgende Hilfe:

Schnellere Auszahlung von bewilligten Zuschüssen (für Investitionen, Infrastrukturen, Entwicklung und Forschung)

Weitere Informationen und Ansprechpartner:

Hilfsmaßnahmen Niedersachsen

Das Hilfsprogramm „Liquiditätssicherung für kleine Unternehmen“ in Niedersachsen richtet sich an kleine Unternehmen mit bis zu 49 Beschäftigten. Für dieses Programm sind vorläufig 100 Millionen Euro vorgesehen. Die Zuschüsse sind wie folgt gestaffelt:

bis 5 Beschäftigte: 3.000 Euro
6-10 Beschäftigte: 5.000 Euro
11-30 Beschäftigte: 10.000 Euro
31-49 Beschäftigte: 20.000 Euro

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie hier:

Hilfsmaßnahmen Nordrhein-Westfalen

Das Hilfspaket von Nordrhein-Westfalen hat ein Gesamtvolumen von 25 Milliarden Euro. Es richtet sich vordergründig an Mittelständler, aber auch an Kleinunternehmen und Start-ups. Folgende Hilfen stehen den Unternehmen zur Verfügung:

Erhöhung der Landesbürgschaften auf ein Volumen von 5 Milliarden Euro
Landeszuschüsse für kleine und mittelständische Unternehmen
Verlängerung des Gründerstipendiums
Erhöhung des Bürgschaftsrahmens auf 2,5 Millionen Euro
Erhöhung der Bürgschaftsquote auf 90 Prozent
Kurzfristige Expressbürgschaften von bis zu 250.000 Euro von der Bürgschaftsbank
Öffentliche Finanzierungsangebote zur Beschaffung von Liquidität (u. a. über die Bürgschaftsbank NRW)

Weitere Informationen und Ansprechpartner:

Hilfsmaßnahmen Rheinland-Pfalz

Rheinland-Pfalz unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen durch folgende Maßnahmen:

Bürgschaften und Betriebsmittelkredite (Bürgschaftsbank Rheinland-Pfalz)
Aufhebung des Sonntagsfahrverbots für LKW
Beratung der „Stabsstelle Unternehmenshilfe Corona“ (Kontakt: [email protected] oder unter 06131 16-5110)

Weitere Informationen finden Sie unter:

Hilfsmaßnahmen Saarland

Kleinstunternehmen mit maximal 10 Beschäftigten mit Sitz im Saarland können Zuschüsse zur Sicherung ihrer beruflichen bzw. betrieblichen Existenz aus dem Bundesprogramm beantragen.

Weitere Informationen und Ansprechpartner:

Landesregierung Saarland
Notrufportal Wirtschaft Covid-19: +49 681 501-4433 (Montag bis Freitag von 9:00 Uhr bis 16:00 Uhr)

Hilfsmaßnahmen Sachsen

In Sachsen können kleine und mittelständische Unternehmen folgende Hilfen in Anspruch nehmen:

Sächsische AufbauBank (SAB):
- Unverzinstes Darlehen bis zu 50.000 Euro
- Laufzeit von bis zu acht Jahren, in den ersten drei Jahren tilgungsfrei
Erhöhung der Bürgschaftsobergrenze auf 2,5 Millionen Euro, schnelle Genehmigung der Bürgschaften

Weitere Informationen erhalten Sie unter:

Sächsische AufbauBank (SAB)

Hilfsmaßnahmen Sachsen-Anhalt

Sachsen-Anhalt stellt folgende Soforthilfen zur Verfügung:

Liquiditätshilfen von bis zu 400 Millionen Euro
Darlehen der Investitionsbank Sachsen-Anhalt:
- Beträge von 25.000 bis 1,5 Millionen Euro
- Laufzeit max. 15 Jahre
- Max. 2 Jahre tilgungsfrei
Verlängerung von Kreditlaufzeiten und Tilgungsaussetzung durch die Hausbanken
Corona-Hotline des Wirtschaftsministeriums: 0391 5674750

Weitere Informationen finden Sie unter:

Hilfsmaßnahmen Schleswig-Holstein

Die Bundesregierung hat finanzielle Soforthilfen für kleine Unternehmen in allen Wirtschaftsbereichen mit bis zu 10 Beschäftigten auf den Weg gebracht. Das Programmvolumen umfasst bis zu 50 Milliarden Euro. Im Einzelnen ist vorgesehen:

Einmalzahlung für 3 Monate bei bis zu 5 Beschäftigten (Vollzeitäquivalente): bis 9.000 Euro
Einmalzahlung für 3 Monate bei bis zu 10 Beschäftigten: bis 15.000 Euro

Weitere Informationen finden Sie unter:

Hilfsmaßnahmen Thüringen

In Thüringen können kleine Unternehmen mit bis zu 50 Beschäftigten Soforthilfe beantragen. Die Höhe der Hilfe ist gestaffelt:

bis 5 Beschäftigte: 9.000 Euro
6-10 Beschäftigte: 15.000 Euro
11-25 Beschäftigte: 20.000 Euro
26-50 Beschäftigte: 30.000 Euro

Weitere Informationen und Ansprechpartner finden Sie unter:

Thüringer Aufbaubank

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit dieser Auflistung einen besseren Überblick verschaffen. Wenn Sie mehr zum Thema Hilfsmaßnahmen für Unternehmen oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und bleiben Sie gesund!

Home-Office Trend durch Covid-19 beschleunigt

Wissen Aktuelles

Leere Straßen, geschlossene Geschäfte und abgesagte Veranstaltungen – Dinge die für uns bisher zum Alltag gehörten, sind vorerst auf Eis gelegt. Die ergriffenen Maßnahmen sind hart aber absolut notwendig, um die Verbreitung von Covid-19 zu verlangsamen. Auch die Wirtschaft bleibt nicht verschont und wird auf eine harte Probe gestellt. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen stehen vor großen Herausforderungen und blicken unsicher in die Zukunft. Niemand weiß genau was zu tun ist, da es eine vergleichbare Situation noch nicht gegeben hat. In vielen Unternehmen findet deshalb aktuell ein Umdenken statt. Was lange undenkbar war, wird nun zur Normalität – Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten und Home-Office sind nicht länger eine abstrakte Vorstellung sondern werden vermehrt durchgesetzt, damit Aufgaben nicht liegen bleiben. Viele Unternehmen sind auf diesen Wandel nicht vorbereitet. In diesem Beitrag möchten wir Ihnen einige nützliche Tipps mit auf den Weg geben, damit Sie auch weiterhin produktiv sind und wirtschaftlichen Einbrüchen entgegenwirken können.

Home-Office – in Zeiten von Corona von zu Hause arbeiten

Um die Ausbreitung von Covid-19 einzudämmen sind die meisten von uns gezwungen, Arbeit und Freizeit von nun an in die eigenen vier Wände zu verlegen. Gewohnte Arbeitsabläufe fallen somit weg und viele müssen ihren Alltag neu strukturieren. Jeder der einem klassischen Bürojob nachgeht, kann theoretisch von zu Hause aus arbeiten. Diese Möglichkeit wird aktuell auch zunehmend in Anspruch genommen, wer kann lässt Belegschaft im Home-Office arbeiten. Vor allem für Eltern, die von Kita- und Schulschließungen betroffen sind, ist dies eine Chance weiterhin arbeiten zu können und gleichzeitig die Kinder zu betreuen. Infektionsketten werden unterbrochen, die Arbeit muss nicht eingestellt werden und die Produktivität bleibt trotz allem erhalten – eine Lösung, die jedem zu Gute kommt.

Deutsche Unternehmen liegen weit zurück

Über Themen wie flexible Arbeitszeiten und Home-Office wurde in den Vergangenheit häufig diskutiert, richtig durchsetzen konnte sich dieses eher neuartige Arbeitsmodell aber bisher nicht. Deutsche Unternehmen und Institutionen liegen weit hinter ihrer internationalen Konkurrenz. Vielerorts haben Bedenkenträger den Fortschritt der Digitalisierung in den letzten Jahren ausgebremst. Laut einer Studie des Instituts für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung haben nur rund ein Viertel der Beschäftigten in Deutschland die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten – 80% der Arbeitnehmer in Großunternehmen und rund 60% der Beschäftigten aus kleinen Unternehmen würden sich diese Option aber ausdrücklich wünschen. Das Ergebnis – viele Unternehmen sind auf die aktuelle Situation nicht vorbereitet. Technische Voraussetzungen fehlen und Insellösungen lassen es nicht zu, außerhalb der Unternehmenswände zu arbeiten.

Produktiv durch den Home-Office Alltag – das sollten Sie beachten

Derzeit steht das Home-Office mehr denn je im Fokus. Den einen fällt es leicht, für viele Arbeitnehmer ist dies aber auch eine große Umstellung. Gewohnte Strukturen und Arbeitsabläufe entfallen gänzlich und wer es gewohnt ist regelmäßig nach einem vorgegeben Rhythmus zu arbeiten, ist mit den Freiheiten im Home-Office vermutlich eher überfordert und hat Schwierigkeiten eine Arbeitsroutine zu entwickeln. Von zu Hause aus zu arbeiten hat aber auch einige Vorteile und es ist durchaus möglich produktiv und konzentriert zu sein, wenn man einige Dinge beachtet. Gefragt ist nun eine neue Herangehensweise, die vor allem Disziplin, Fokus und klare Grenzen erfordert.

Was wird für einen Home-Office Arbeitsplatz benötigt?

Grundsätzlich benötigen Sie nicht viel, um von zu Hause aus arbeiten zu können. Durch die Digitalisierung ist ortsunabhängiges Arbeiten schon lange möglich. Die IT-Abteilung sollte Ihnen, wenn nicht bereits vorhanden, die technisch notwendige Hardware wie Laptop oder Desktop-PC bereitstellen. Außerdem benötigen Sie eine schnelle und stabile Internetverbindung. Weiterhin müssen Sie sicherstellen, dass alle notwendigen Zugriffsberechtigungen vorhanden sind. Via VPN (Virtual Privat Network) können Sie sich ins Unternehmensnetzwerk einwählen – und schon kann’s losgehen!

Produktives Umfeld schaffen

Sollte es die räumliche Aufteilung bei Ihnen zu Hause erlauben, richten Sie sich einen eigenen Bereich im Haus ein, der nur für die Arbeit bestimmt ist. Idealerweise haben Sie dafür einen eigenen Raum zur Verfügung. Außerhalb der Arbeitszeiten sollten Sie sich nicht in diesem Bereich aufhalten. Stellen Sie Ihren Schreibtisch am besten an ein Fenster, damit Sie von natürlichem Licht umgeben sind.

Arbeit und Freizeit klar abgrenzen

Die vermutlich größte Herausforderung im Home-Office sind die vielen Ablenkungen. Schnell etwas im Haushalt machen, den Einkauf erledigen und wenn man den Versuchungen, die man im Haus findet nicht widerstehen kann, findet man sich selbst schnell auf der Couch wieder. Wichtig ist, Berufs- und Privatleben strikt zu trennen, da sich beides sonst zunehmend vermischt. Die Verantwortung sich selbst zu organisieren und die nötige Disziplin aufzubringen, liegt bei Ihnen. Schaffen Sie Ablenkungen aus Ihrem Sichtfeld, legen Sie Ihr Handy, sofern Sie es nicht für die Arbeit benötigen, am besten in einen anderen Raum und machen Sie der Familie deutlich, dass Sie an Ihrem Schreibtisch auf der Arbeit sind und nur in dringenden Fällen zur Verfügung stehen – denn nach jeder unfreiwilligen Pausen benötigen Sie etwa 25 Minuten, um wieder in den gewohnten Arbeitsrhythmus zu finden.

Zeitmanagement im Home-Office

Im Home-Office fehlt natürlich das Gefühl von nach Hause kommen und Feierabend machen, viele fühlen sich deshalb unproduktiv. Um dem entgegenzuwirken, können Sie sich beispielsweise am Abend zuvor die To-Do’s für den nächsten Arbeitstag aufschreiben. Sie schaffen mehr und fühlen sich am Ende des Tages wesentlich produktiver, wenn Sie einige Punkte von seiner Liste streichen konnten und Sie somit sehen, was Sie geschafft haben. Legen Sie sich außerdem einen klaren Anfangs- und Endpunkt des Arbeitstages fest. Es wird Ihnen so leichter fallen einen Arbeitsrhythmus zu entwickeln und man kann sich gedanklich besser von der Arbeit trennen, wenn man die Arbeit an einem festgelegten Punkt beendet.

Ohne eine klare Grenze hat man auch keinen richtigen Feierabend und dauerhafte Abrufbereit führt lediglich zu mentalem Stress. Achten Sie außerdem darauf, aktive Pausen einzulegen. Machen Sie aber nicht den Fehler, diese beispielsweise auf der Couch zu verbringen. Aus 30 Minuten werden sonst schnell drei Stunden. Nutzen Sie die Zeit, in der Sie am produktivsten sind und priorisieren Sie ihre Aufgaben nach Wichtigkeit. Vielen Menschen hilft es außerdem, mit einer Aufgabe zu beginnen die am Schwierigsten fällt oder die am meisten Zeit einnimmt. Haben Sie diese Aufgabe erfolgreich gemeistert, fallen auch die weiteren leichter von der Hand.

Auch mental zur Arbeit gehen

Für viele beginnt der Arbeitstag mit der Fahrt ins Büro, das fällt im Home-Office natürlich weg. Auch wenn Sie zu Hause sind, stehen Sie zeitig auf und machen Sie sich so fertig, als würden Sie ins Büro fahren. Die Jogginghose ist zwar gemütlich, schafft aber keine Arbeitsatmosphäre. Wählen Sie stattdessen lieber ein Outfit, das Sie auch im Büro tragen würden. So fällt es Ihnen auch leichter, auf Augenhöhe mit Ihren Kollegen und Kunden zu kommunizieren.

Kommunikationsmöglichkeiten nutzen

Die emotionale Verbindung zum Team sollte nicht verloren gehen. Die Digitalisierung macht es möglich, mit Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben. Versuchen Sie also, den Kontakt aktiv aufrecht zu halten, auch wenn es nicht das selbe ist, wie die gewohnte Kaffeepause mit den Kollegen.

Slack und Teamviewer gehören zu den Profiteuren der Krise

In den meisten Krisen gibt es viele Verlierer aber auch einige wenige Gewinner. Zu letzteren gehören oftmals jene, die mit einer Lösung auf die Probleme der Gesellschaft reagieren. Angesichts der aktuellen Situation, ist davon auszugehen, dass immer mehr Arbeitnehmer die Möglichkeit nutzen, von zu Hause aus zu arbeiten. Somit steigt auch die Nachfrage nach Co-Working-Tools stetig, da die Zusammenarbeit so trotzdem aufrecht erhalten bleibt, obwohl der persönliche Kontakt fehlt. Unternehmen wie Slack, Teamviewer oder Zoom erleben aktuell einen Aufschwung an der Börse und gehören eindeutig zu den Profiteuren der Krise. Microsoft beispielsweise konnte bisher eine Versechsfachung der Nutzung seines Tools „Teams“ verzeichnen. Trotz des Erfolges steht für viele Unternehmen der Profit aber nicht im Vordergrund. Um das Arbeiten während dieser Zeit für alle etwas angenehmer zu machen, senken einige die Preise ihrer Produkte oder bieten Funktionen für eine gewisse Zeit umsonst an.

Vorteile cloud-basierter Systeme

Wenn Sie ein cloud-basierten System nutzen, profitieren Sie von einigen Vorteilen. So ist es nicht verwunderlich, dass die Nachfrage aktuell sprunghaft wächst. Eine einheitliche Datenbasis sorgt dafür, dass alle in Echtzeit und mit den aktuellsten Daten arbeiten können. Außerdem entfallen hohe Anfangsinvestitionen und Sie können von jedem Standort aus arbeiten. Informieren Sie sich hier über die verschiedenen Cloud-Modelle und deren Vorteile.

Fazit

Langfristig haben Krisen auch immer gesellschaftliche Folgen. Auch die derzeitigen Entwicklungen deuten auf einen grundlegenden Wandel der Gesellschaft hin. In den letzten Jahren wurde die Digitalisierung oft kritisch betrachtet. Datenschutzbeauftragte erhoben Einwände und die Produktivität wurde in Frage gestellt. Ein Fehler den viele Unternehmen nun zu spüren bekommen. Die Wirtschaft wird per Schleudersitz in die digitale Zukunft befördert – wer nicht mithalten kann oder will, geht unter. Der aktuelle Zustand könnte den Themen Home-Office und mobiles Arbeiten in Deutschland einen nachhaltigen Schub geben. Auch wenn die aktuelle Situation Unternehmer dazu zwingt, die Digitalisierung voranzutreiben, sollte die Entwicklung moderner, digitaler Strategien auch unabhängig von der aktuellen Situation einen höheren Stellenwert bekommen.

Corona wird die Arbeitswelt nachhaltig verändern

Das Wichtigste sollte nun aber sein, positiv in die Zukunft zu blicken. Ein optimal eingerichteter Arbeitsplatz ist zwar schön und gut, nützt Ihnen aber nichts wenn Sie nicht mit der richtigen Einstellung an die Sache herangehen. Wenn in dieser Zeit alle zusammenhalten und die nötige Selbstdisziplin aufbringen, werden wir auch diese Situation meistern, davon sind wir überzeugt. Bei all den schlimmen Nachrichten, die wir derzeit täglich hören, haben erste Maßnahmen zur Eindämmung des neuartigen Virus auch erste positive Auswirkungen gezeigt: Die Luftverschmutzung in China beispielsweise ist deutlich zurückgegangen. Die von der Raumfahrtbehörde NASA veröffentlichten Satellitenbilder zeigen, dass die Belastung durch Stickstoffdioxid deutlich gesunken ist.

#wirbleibenzuhause

Auch die Mitarbeiter von TimeLine sind im Home-Office. Trotzdem sind wir wie gewohnt für Sie da! Vertrieb, Projektmanagement, Buchhaltung und Kundenbetreuung – weder Produktivität noch unsere Kunden leiden unter dieser Situation. Wenn Sie mehr zum Thema Home-Office oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und bleiben Sie gesund!

Das müssen Sie 2024 über die DSGVO und ERP als Unternehmer wissen

Wissen Wissenswertes

Seit dem 25. Mai 2018 gilt die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in allen Mitgliedstaaten der EU. Doch noch immer gibt es viele datenschutzrechtliche Aspekte, die nicht jedem stets bewusst sind – geht Ihnen das genauso? Zu diesem Zweck geben wir Ihnen nun eine Auffrischung über die DSGVO und wie Sie Bußgelder vermeiden – vor allem in Bezug auf die Nutzung von ERP-Software, mit der Sie als KMU schließlich viele Prozesse in Ihrem Unternehmen optimieren und automatisieren können. Zusätzlich liefern wir Ihnen als Erinnerung 7 wichtige Maßnahmen, die Sie hoffentlich rechtzeitig umsetzen, um die DSGVO einzuhalten.

Wofür steht die DSGVO?

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist eine zentrale vom Europäischen Parlament beschlossene Verordnung. Den genauen Wortlaut der Verordnung können Sie hier nachlesen. Ziele sind ein einheitliches Datenschutzrecht und der Schutz personenbezogener Daten. Zu personenbezogenen Daten gehören Name, Anschrift, Telefonnummer, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Einkommen und Kontodaten sowie gesundheitliche Informationen einer Person. Aber auch das Kfz-Kennzeichen, die IP-Adresse oder das Kauf-, Surf-, und Klickverhalten im Internet zählen dazu. Die DSGVO regelt das Datenschutzrecht, also den Umgang von Unternehmen mit diesen Daten. Die wesentlichen Elemente des aktuell geltenden Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) blieben erhalten, viele Regelungen wurden aber auch verschärft. Die DSGVO gilt für alle Unternehmen innerhalb der EU und auch für Unternehmen mit Sitz außerhalb der EU, wenn diese Daten von Personen aus der EU verarbeiten oder eine Niederlassung in der EU haben. Betroffen ist jedes Unternehmen, das im Internet aktiv ist.

Das ist das Ziel der DSGVO

Das maßgebliche Ziel, der zum Datenschutz errichteten Verordnung bleibt: Die Grundrechte jeder natürlichen Person sollen geschützt werden. Personenbezogene Daten dürfen weiterhin nicht erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, außer Sie haben eine ausdrückliche Erlaubnis dazu. Außerdem dürfen Sie nur so viele Daten erheben und verarbeiten, wie Sie tatsächlich benötigen. Die Daten müssen inhaltlich und sachlich richtig und immer aktuell sein. Zudem dürfen Sie nicht zweckentfremdet werden. Im Folgenden erläutern wir Ihnen, welche Datenschutzbestimmungen Sie beachten müssen, um die DSGVO einzuhalten und Bußgelder zu vermeiden.

Das gilt seit der Aktualisierung der DSGVO von 2018

Was bei der Auftragsdatenverarbeitung zu beachten ist (Art. 28 ff. DSGVO)

Bei der Auftragsverarbeitung werden personenbezogene Daten durch einen Auftragnehmer im Auftrag des Verantwortlichen verarbeitet. Zum Beispiel wird ein externes Kundencenter oder Rechenzentrum eingesetzt. Vor der Einführung der aktuellen DSGVO war im BDSG nur der Auftraggeber für die Datenverarbeitung verantwortlich. Nun tragen jedoch sowohl Auftraggeber als auch Auftragnehmer gleichermaßen die Verantwortung. Der Vertrag muss nicht schriftlich geschlossen, sondern kann nun auch elektronisch gefasst werden.

WICHTIG FÜR UNSERE KUNDEN: Das betrifft natürlich auch unsere Kunden, denn wenn Hilfestellung per Remote-Support (TeamViewer, Remote Desktop, o. ä.) geleistet wird, dann erhalten wir unter Umständen Einblicke in personenbezogene Daten (Ansprechpartner bei Kunden/Lieferanten/Interessen, Kalender- oder E-Mail-Inhalte oder Daten zu Ihren Mitarbeitern). Hierzu erhalten Sie ein Info-Mailing unseres Datenschutzbeauftragten, der Ihnen den Sachverhalt einmal näherbringt. Ebenso haben wir vorgefertigte Verträge für unsere Kunden, welche die wesentlichen Punkte abdecken.

Das gilt bei für Einwilligung der Kunden (Art. 7 DSGVO)

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten, müssen Sie sich eine ausdrückliche Zustimmung Ihrer Kunden einholen. Ein voreingestellter Haken in einem Kontrollkästchen auf Ihrer Webseite genügt zum Beispiel nicht mehr und ist keine wirksame Einwilligung. Die Einwilligung muss also durch eine klare Handlung erteilt werden und freiwillig sein. Ein Vertrag darf beispielsweise nicht an die Verarbeitung von Daten gebunden sein, die mit der Leistung oder dem Produkt nichts zu tun haben. Weiterhin muss die Einwilligung jederzeit widerrufen werden können. Der Widerruf der Einwilligung muss dabei einfach und transparent sein, wie auch die Erteilung der Einwilligung. Bei Minderjährigen ist eine Einwilligung ohne Zustimmung der Eltern erst ab 16 Jahren wirksam. Diese Grenze kann von den Mitgliedsstaaten auf 13 Jahre herabgesetzt werden.

WICHTIG FÜR UNSERE KUNDEN: Das betrifft natürlich auch unsere Kunden, denn wenn Hilfestellung per Remote-Support (TeamViewer, Remote Desktop, o. ä.) geleistet wird, dann erhalten wir unter Umständen Einblicke in personenbezogene Daten (Ansprechpartner bei Kunden/Lieferanten/Interessen, Kalender- oder E-Mail-Inhalte oder Daten zu Ihren Mitarbeitern). Hierzu erhalten Sie in Kürze ein Info-Mailing unseres Datenschutzbeauftragten, der Ihnen den Sachverhalt einmal näherbringt. Ebenso haben wir vorgefertigte Verträge für unsere Kunden, welche die wesentlichen Punkte abdecken.

Über das Recht auf Vergessenwerden (Art. 17 DSGVO)

Auf Wunsch müssen Unternehmen die Löschung personenbezogener Daten vornehmen, wenn für die Verwendung der Daten keine Berechtigung mehr vorliegt. Die Daten müssen gelöscht werden, wenn der Zweck für die Datenverarbeitung wegfällt, diese unrechtmäßig war oder der Betroffene seine Einwilligung widerrufen hat

Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Nutzer können persönliche Daten, zum Beispiel bei einem Wechsel zu einer anderen Bank, einem neuen Arbeitgeber oder auch zu anderen sozialen Netzwerken, zu einem anderen Anbieter mitnehmen. Allerdings ist noch unklar, wie dies in der Praxis umgesetzt wird.

Das gilt für die Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Nutzer können persönliche Daten, zum Beispiel bei einem Wechsel zu einer anderen Bank, einem neuen Arbeitgeber, zu anderen sozialen Netzwerken oder zu einem anderen Anbieter mitnehmen.

Dazu sind Sie im Bereich Datensicherheit verpflichtet (Art. 32 DSGVO)

Um personenbezogene Daten im Missbrauchs- und Verlustfall zu schützen, müssen Datenverarbeiter geeignete technische und organisatorische Maßnahmen treffen. Wie diese Maßnahmen genau aussehen, orientiert sich am Stand der Technik, notwendigen Implementierungskosten und auch den gegebenen Umständen. Für den Verantwortlichen besteht die Verpflichtung, die Datensicherheit regelmäßig zu überprüfen.

Das müssen Sie über Ihre Meldepflichten wissen (Art. 33 Abs. 1 DSGVO)

Im Falle einer Datenpanne gibt es ab jetzt konkrete Fristen. Sie müssen jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Aufsichtsbehörde melden, wenn die Rechte und Pflichten des Betroffenen einem Risiko ausgesetzt sind. In diesem Zuge gibt es auch eine Dokumentationspflicht für Unternehmen gegenüber der Behörde, um die Meldepflicht zu überprüfen.

Der Datenschutzbeauftragte (Art. 39 DSGVO)

Seit 2018 gibt es EU-weit einen Datenschutzbeauftragten. Der Datenschutzbeauftragte ist unter anderem dafür zuständig, die Einhaltung der Verordnung zu überwachen und Schulungen durchzuführen.

Vereinfachte Beschwerden (Art. 77 DSGVO)

Nun ist es möglich, Widerspruch bei der Datenschutzbehörde des eigenen Landes einzureichen, ungeachtet dessen wo der Sitz des jeweiligen Unternehmens ist. Auch Verbände dürfen seit 2018 im Auftrag von Verbrauchern klagen.

Diese DSGVO-Artikel sind für Sie relevant bei der Nutzung von ERP-Software

ERP-Software hat einen positiven Einfluss auf die Effizienz fast aller Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen – das macht allerdings die Auswirkungen auf die Datenschutzbestimmungen umso größer. Aus diesem Grund haben wir die wichtigsten Artikel der DSGVO für ERP-Systeme einmal für Sie zusammengefasst.

Über die Grundsätze bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 5 DSGVO)

Im Artikel 5 der DSGVO werden die Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten festgelegt, die auch in ERP-Systemen eingehalten werden müssen. Dazu gehören Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben, Transparenz, Zweckbindung, Datenminimierung, Richtigkeit, Speicherbegrenzung, Integrität und Vertraulichkeit.

Ist die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung geklärt? (Art. 6 DSGVO)

Im Artikel 6 der DSGO werden die Bedingungen beschrieben, unter denen die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig ist. Es ist wichtig sicherzustellen, dass ERP-Software eine rechtliche Grundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten haben, wie beispielsweise die Einwilligung der betroffenen Person, die Erfüllung eines Vertrags oder die Wahrung rechtlicher Verpflichtungen.

Über die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO)

Die Verarbeitung sensibler Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten, werden im Artikel 9 der DSGVO geregelt. ERP-Systeme müssen sicherstellen, dass diese sensiblen Daten mit besonderer Sorgfalt behandelt werden und dass die betroffenen Personen explizit ihre Einwilligung zur Verarbeitung dieser Daten gegeben haben.

Mit datenschutzfreundlichen Voreinstellungen Technik gestalten (Art. 25 DSGVO)

Artikel 25 der DSGVO betont die Bedeutung der datenschutzfreundlichen Gestaltung von Systemen. ERP-Systeme sollten daher standardmäßig Datenschutzmaßnahmen wie Datensparsamkeit oder Pseudonymisierung beachten.

Was Sie bei Auftragsverarbeitung beachten müssen (Art. 28 DSGVO)

Im Artikel 28 der DSGVO wird die Zusammenarbeit zwischen Verantwortlichen und Auftragsverarbeitern geregelt. Wenn Sie als Unternehmen ein ERP-System als Auftragsverarbeiter nutzen, muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen werden, der die Verpflichtungen und Verantwortlichkeiten beider Parteien in Bezug auf den Datenschutz klar festlegt.

Datenschutzverletzungen

Kommt es zu einer Datenschutzverletzung, muss dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde gemeldet werden. Sie sollten sicherstellen, dass eine Verletzung auch direkt erkannt.

Was das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten enthalten muss (Art. 30 DSGVO)

Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten führen – das legt der Artikel 30 der DSGVO fest. ERP-Software sollte daher in der Lage sein, Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich Zweck, Kategorien von Datenempfängern und Speicherfristen, zu erfassen und zu dokumentieren sowie die Implementierung von Zugriffsbeschränkungen zu ermöglichen, um so den Schutz personenbezogener Daten von Anfang an sicherzustellen.

Sie brauchen noch weitere Infos zur DSGVO und ERP?

Unsere Übersicht enthält nur eine gezielte Auswahl der zu beachtenden DSGVO-Artikel bei der Nutzung von ERP-Systemen. Am besten tauschen Sie sich zusätzlich noch mit Ihrem Datenschutzbeauftragten aus. Ergänzend dazu finden Sie noch detaillierte Informationen am Ende dieses Artikels in der DSGVO-Broschüre von TimeLine ERP.

Haben Sie noch etwas zu tun?

Sind Sie bereits auf dem neuesten Stand der DSGVO-Bestimmungen? Wunderbar. Für alle anderen haben wir zur Erinnerung noch 7 Maßnahmen aufgelistet, an die Sie besser denken, bevor Ihnen ein Bußgeld droht.

1. Sind die für die DSGVO nötigen Strukturen und Verantwortlichkeiten geklärt?

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie und sind die Verantwortlichkeiten klar geregelt? Wer hat Zugriff zu welchen Daten und wer entscheidet über die Datenverarbeitung? Setzen Sie am besten einen Datenschutzbeauftragten ein. Sollten Sie mit besonderen personenbezogenen Daten, wie zum Beispiel Gesundheitsdaten, arbeiten, kann es sein, dass Sie verpflichtet sind einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, unabhängig davon, wie viele Mitarbeiter Ihr Unternehmen hat. Falls Sie bereits einen Datenschutzbeauftragten haben, sollten Sie diesen bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden.

2. Haben Sie alle Verträge angepasst?

Sollten Sie mit Dienstleistern zusammenarbeiten, die in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sollten Sie die Verträge anpassen. Die Inhalte haben sich mit der DSGVO geändert. Sind die Verträge nicht vollständig, droht bereits ein Bußgeld. Prüfen Sie auch die Verträge mit anderen Vertragspartnern, insbesondere in Bezug auf den Haftungs- und Datenschutz.

3. Halten Sie sich transparent an Ihre Informationspflichten?

Transparenz ist eines der wesentlichen Grundsätze des Datenschutzrechts. Schon bei der Erhebung der Daten, müssen Sie den Betroffenen über die Verarbeitung informieren. Dazu zählt zum Beispiel der Verwendungszweck, Angaben dazu, wie lange die Daten gespeichert werden oder auch das Widerrufsrecht.

4. Haben Sie alle Ihre Formulare und Einwilligungen angepasst?

Wie bereits weiter oben beschrieben, gibt es mit der DSGVO strengere Regeln, was die Handhabung von Einwilligungen angeht. Mit jeder Einwilligung muss nun auch über die Widerrufsmöglichkeiten informiert werden. Außerdem müssen Sie gewisse Einschränkungen beachten, wenn Sie die Einwilligung in Ihre AGB integrieren oder sie an eine andere Handlung koppeln möchten, wie zum Bespiel an den Abschluss eines Vertrages. Es gibt allerdings auch Vereinfachungen: es ist keine Schriftform mehr notwendig.

5. Sind Ihre Datenschutzerklärungen auf dem neuesten Stand?

Die Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen steigen mit der DSGVO deutlich an. So muss die Person über jeden Vorgang informiert werden, bei welchem Sie dessen Daten verarbeiten. Jede Datenschutzerklärung muss außerdem den Namen und die Kontaktdaten des Webseiten-Betreibers enthalten. Haben Sie einen Datenschutzbeauftragten, müssen auch dessen Kontaktdaten angegeben werden. Zudem müssen Sie Angaben zu Rechtsgrundlage und Zweck der Verarbeitung machen.

6. Sind Sie bereit sich rechtzeitig um Datenschutzverletzungen zu kümmern?

Kommt es zu einer Datenschutzverletzung, muss dies innerhalb von 72 Stunden der zuständigen Behörde gemeldet werden. Sie sollten dabei sicherstellen, dass eine Verletzung auch direkt erkannt wird.

7. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig?

Im Hinblick auf die bevorstehenden Veränderungen ist es notwendig zu wissen, warum Datenschutz wichtig ist und welche Folgen es hat, wenn dieser nicht eingehalten wird. Deshalb sollten Sie alle Mitarbeiter, die in Ihrem Unternehmen mit personenbezogenen Daten, beispielsweise von Kunden oder Lieferanten, arbeiten, für das Thema Datenschutz sensibilisieren und sie mit den dazugehörigen Anforderungen vertraut machen. Stellen Sie sicher, dass die Daten nicht unberechtigt verarbeitet werden. Nach Art. 39 DSGVO ist es die Aufgabe des Datenschutzbeauftragten die Mitarbeiter zu schulen. Werden die neuen Vorschriften nicht eingehalten, droht ein Bußgeld.

Diese Geldbußen drohen Ihnen bei Verstößen gegen die DSGVO

Haben Sie alles umgesetzt? Falls Sie unsicher sind, klären Sie das besser zeitnah. Die Bedingungen für die Verhängung eines Bußgeldes sind in Artikel 83 und 84 der DSGVO beschrieben. Bei Verstößen ist mit größeren Sanktionen zu rechnen als zuvor. Allerdings kommt es auf die Art des Verstoßes an. So wird zum Beispiel unterschieden, ob vorsätzlich oder fahrlässig gehandelt wurde oder ein Verstoß gemeldet oder der Behörde auf andere Weise bekannt wurde. Bei Verstößen werden Geldbußen von bis zu 10 Mio. EUR oder im Fall eines Unternehmens bis zu 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängt. Bei schweren Verstößen können von den Aufsichtsbehörden Bußgelder von bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu 4 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes verhängt werden. Das wollen Sie sicher vermeiden, oder?

DSGVO einhalten? Kein Problem, so helfen wir Ihnen weiter

Wenn Sie mehr über die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!