ERP-Schulung im Unternehmen – lohnt sich das?

Der passende ERP-Anbieter ist gefunden und das neue System wurde erfolgreich installiert. Scheint fast so, als könnten Sie nun einen Haken hinter den Punkt ‚Projekt ERP‘ setzen und sich anderen Aufgaben widmen. Ganz so einfach ist es leider nicht. Das Wichtigste folgt erst noch: Die Schulung der Belegschaft. Was zunächst als nebensächliche Formalität interpretiert werden könnte, entpuppt sich im Nachhinein oft als die größte und vor allem wichtigste Herausforderung. Um das größte Potenzial aus der Software zu ziehen sollte das Ziel also sein, die Belegschaft mit ins Boot zu holen und sie auf die bevorstehenden Veränderungen bestmöglich vorzubereiten. Schließlich ändert sich ein großer Teil des Arbeitsumfeldes. Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist, wie sie am besten umgesetzt wird und welche Vorteile sie mit sich bringt, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Warum eine ERP-Schulung sinnvoll ist

Viele Unternehmer sind nach wie vor der Meinung, die Einführung eines ERP-Systems sei ein reines IT-Projekt und führt nach Beendigung automatisch zu verbesserten Prozessen. Dabei ist die Implementierung für den ERP-Anbieter Routine und führt nur selten zu Problemen. Wenn doch, können diese meist rasch behoben werden. Dass das beste System dem Unternehmen keinen Vorteil bringt, wenn es ein ahnungsloser Mitarbeiter bedient, wird dabei häufig vernachlässigt. Gerade wenn Sie zum ersten Mal eine ERP-Software in Ihrem Unternehmen einsetzen, hat jeder einzelne von ihnen unterschiedliche Kenntnisse. An diesem Punkt sollten Sie die Belegschaft abholen und auf den selben Stand bringen. Nur so ist es möglich, das System im Alltag zu integrieren und auch Vorteile daraus zu ziehen.

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Im ersten Moment klingt dies sicherlich nach viel Aufwand. Versuchen Sie die Schulung als wertvolle Investition und weniger als notwendiges Übel zu sehen. Einsatz für die eigene Belegschaft zu zeigen, lohnt sich erfahrungsgemäß immer. Jeder Mitarbeiter hat sein eigenes Potenzial – fördern Sie dieses, haben beide Parteien langfristig etwas davon. Aber wie setzt man eine ERP-Schulung erfolgreich um?

Eine ERP-Schulung erfolgreich umsetzen

Generell kann man sagen, dass eine ERP-Schulung in zwei Schritten erfolgt. Zum einem gibt es die Grundschulung und zum anderen die Schulung der Mitarbeiter. Beide finden zu unterschiedlichen Phasen der Einführung statt und dienen verschiedenen Zwecken. In der Grundschulung geht es darum, die Key-User zu schulen. Diese betreuen das Projekt von Anfang an und werden im Vorfeld von Ihnen ausgewählt. Ob Sie für diese Position einen oder mehrere Mitarbeiter auswählen, kommt auf die Größe des Projekts an.

Grundschulung durch den ERP-Anbieter

In der Regel erfolgt die Grundschulung der Key-User durch den ERP-Anbieter. Dafür erhalten Sie immer wieder Trainings und Support. Die Schulung findet also nicht an einem festgelegten Tag, sondern über den gesamten Zeitraum der Einführung statt, lange vor Beginn der technischen Umsetzung. Ziel ist es, dass die Key-User einen Überblick über das System bekommen und somit ihr Wissen nach Implementierung des Systems an ihre Kollegen gut weitergeben können. Die Key-User bilden sozusagen die Schnittstelle zwischen der Software und den Geschäftsprozessen. Das setzt natürlich voraus, dass Sie in gewisser Weise Experten in beiden Bereichen sind. Idealerweise wählen Sie für diese Position also jemanden aus, der auf der einen Seite Wissen gut vermitteln kann und auf der anderen ein gutes technisches Verständnis für die Funktionen des Systems mitbringt. Sind die Key-User geschult und das System implementiert folgt der nächste Schritt: die Schulung der eigentlichen Anwender.

Mitarbeiterschulung durch die Key-User

Normalerweise erfolgt die Schulung der Mitarbeiter nach Implementierung durch die Key-User, nur selten übernimmt dies der ERP-Anbieter selbst. Vorteil hierbei für Sie ist natürlich, dass die Kosten erheblich sinken, da Sie den ERP-Anbieter nur für die Schulung der Key-User bezahlen müssen. Außerdem ist die Distanz zwischen den Key-Usern und den Mitarbeitern durch die kollegiale Beziehung oftmals geringer. Ein vertrauter Kollege weiß, welche Funktionen für das Unternehmen von Bedeutung sind und kann Ängste seitens der Belegschaft eher abbauen als ein externer Coach. Die ERP-Schulung können Sie so besser an das Team angepassen und mögliche Widerstände senken. Viele Mitarbeiter sind einer neuen ERP-Software gegenüber oftmals skeptisch, da sie befürchten ersetzbar zu sein. Nachteil hingegen, der Arbeitsaufwand für die Key-User erhöht sich in der Phase der Einführung möglicherweise. An dieser Stelle können Sie darüber nachdenken, ob es für den jeweiligen Mitarbeiter in dieser Zeit hilfreich ist, wichtige Aufgaben an andere Kollegen zu delegieren.

Vorbereitung der Mitarbeiterschulung

Folgende organisatorische Überlegungen sollten Sie vor der ERP-Schulung treffen:

  • Welche Inhalte werden geschult? Handelt es sich um eine Grundlagenschulung, in der es darum geht selbstständig im System zu navigieren und Stammdaten zu pflegen oder um eine erweiterte Schulung, in der beispielsweise die Themen Finanzbuchhaltung, Rechnungswesen oder Jahresabschluss behandelt werden?
  • Wann und wo findet die Schulung statt? Wie lange wird sie dauern?
  • Für welche Mitarbeiter ist die Schulung relevant? Können alle daran teilnehmen?
  • ­Wer wird die Schulung durchführen?
  • ­Welche Unterlagen oder sonstige unterstützende Materialien werden benötigt? Erstellen Sie außerdem Schulungsunterlagen, welche später als Hilfe genutzt werden können.

Vorteile einer ERP-Schulung

Aus unternehmerischer Sicht

Eine ERP-Schulung für die eigenen Mitarbeiter zahlt sich in der Regel immer aus. Nutzen Sie Ihr Potenzial und bilden Ihre Mitarbeiter zu Fachkräften aus. Durch Fachkräftemangel sind immer mehr mittelständische Unternehmen auf die Leistung ihrer Mitarbeiter angewiesen. Je qualifizierter ein Mitarbeiter, umso mehr kann er natürlich auch zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Ein geschulter Mitarbeiter setzt sein Wissen nicht nur im Arbeitsalltag ein, sondern gibt dieses auch automatisch an seine Kollegen weiter. Kurz gesagt: Mehr Know-how kommt ins Unternehmen. Das macht Sie konkurrenzfähiger und Unternehmensziele werden eher erreicht. Zudem sind Sie als Arbeitgeber für zukünftige Bewerber wesentlich attraktiver. Ein potenzieller Mitarbeiter wird sich eher für Sie entscheiden, wenn die Möglichkeit der beruflichen Weiterbildung besteht. Dies motiviert auch intuitiv zu besseren Leistungen.

Mitarbeitermotivation

Man unterscheidet mehrere Arten von Motivation. Die bekanntesten Arten sind die extrinsische und intrinsische Motivation. Eine extrinsische Motivation wird immer durch äußere Reize hervorgerufen. Klassische Beispiele sind hier vor allem finanzielle Anreize oder der Wunsch nach Belohnung. Im Unterschied zur intrinsischen Motivation werden Aufgaben nicht um ihrer selbst Willen beziehungsweise aus eigenem Antrieb erfüllt, sondern mit der Aussicht auf Geld oder Anerkennung. Extrinsische Motivationsquellen motivieren zwar schnell, die Motivation verfliegt aber auch schnell wieder. Eine ERP-Schulung bietet die Möglichkeit, einen Blick über den Tellerrand zu werfen. Neues zu erlernen, zu verstehen und anwenden zu können, trägt eher dazu bei, dass man eine Aufgabe ausführt, weil man sie interessant findet. Daraus entsteht eine große Lernbereitschaft, was sich grundsätzlich positiv auf das Engagement bei der Arbeit und damit auf die Qualität und den Erfolg auswirkt.

Transparenz und optimierte Prozesse

Faktoren, die sich neben der persönlichen Weiterentwicklung positiv auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken, sind vor allem Transparenz und die Optimierung von Prozessen. Durch transparente Prozesse wird man sich seiner Rolle im Team bewusst. Sie zeigen jedem einzelnen Mitarbeiter, welchen Einfluss die eigene Arbeit auf den Erfolg des ganzen Unternehmens hat und gibt dem eigenen Mitwirken einen Sinn. Optimierte Prozesse wirken entlastend, da wiederkehrende Aufgaben automatisiert sind. Nutzen Sie die Vorteile von Prozessoptimierungen jedoch dazu, um beispielsweise Ihr Personal zu reduzieren und Kosten einzusparen, erzeugen Sie Widerstände gegen das neue ERP-System. Wieso sollten Ihre Mitarbeiter etwas unterstützen, was den Platz im Unternehmen gefährdet? Die Einführung einer ERP-Software kann bei Erfolg zu einer Steigerung der Motivation führen, bei Scheitern jedoch das genaue Gegenteil bewirken. Im Fokus sollte deshalb immer der Faktor Mensch stehen. Dies ist der Schlüssel zu einem erfolgreichen ERP-Projekt.

Für die Mitarbeiter

Nicht nur das Unternehmen profitiert von einer ERP-Schulung, sondern auch jeder Angestellte. Zusatzqualifikationen erhöhen zum einen die Chancen auf dem Arbeitsmarkt, zum anderen sichern Sie aber auch den Arbeitsplatz im Unternehmen. Das Erlangen einer zusätzlichen Qualifikation steigert nicht nur das Selbstbewusstsein, man hebt sich außerdem automatisch von der Konkurrenz ab. Intern bleibt die Anerkennung durch Kollegen und die Führungsebene nicht aus, insbesondere wenn das Gelernte im Arbeitsalltag eingebracht werden kann. Gut bezahlte Posten sind auch bei der internen Konkurrenz sehr begehrt. Weiterhin führt eine Steigerung der Qualifikation in der Regel auch zu einer Steigerung des Einkommens. Einer der wichtigsten Faktoren ist vermutlich jedoch, dass sich das Wir-Gefühl im Team deutlich verbessert, wenn zum Beispiel mehrere Mitarbeiter an einer ERP-Schulung teilnehmen. Dies führt automatisch zu einer entspannten Arbeitsatmosphäre und einem produktiveren Tag. Viele Mitarbeiter nehmen Weiterbildungsmöglichkeiten außerdem als ein Art Wertschätzung wahr, da dies eine langfristige Bindung an das Unternehmen signalisiert.

Fazit

Ein ERP-System kann Ihre Arbeit entweder maßgeblich verbessern oder verschlechtern. Nehmen Sie die ERP-Schulung nicht besonders ernst, ist der Erfolg des ERP-Projekts gefährdet. Sind die Mitarbeiter nicht gut genug auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereitet, führt dies oft zu Unzufriedenheit im Team und hohen Support-Kosten. Damit die Einführung zum Erfolg wird und die ERP-Schulung gelingt, ist allerdings die Bereitschaft von beiden Seiten notwendig. Schaffen Sie dies, profitieren Sie als Unternehmer und die ganze Belegschaft gleichermaßen – eine klassische Win-win Situation.

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Datenpflege optimieren für schnelle und einfache Abläufe

Ein ERP-System samt Datenbank macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. Tägliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert – so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachlässigen. Die Grundlage der ERP-Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit wächst die Datenbank immer weiter an und wird schnell unübersichtlich. Verantwortlich dafür ist die IT-Infrastruktur, die im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis: Reaktions- und Ladezeiten werden immer länger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?

Zeit für einen Frühjahrsputz in der Datenpflege

Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten müssen also verlässlich sein, um einen fehlerfreien Ablauf gewährleisten zu können. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vollständig sein. Reicht die anfängliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit für einen Frühjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps für Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualität Ihrer Daten verbessern – und folglich wieder von schnellen und einfachen Abläufen profitieren können.

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Legen Sie Kriterien für die Datenqualität fest

Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen können so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe können Sie dadurch gut prüfen und Mängel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien können beispielsweise zur Anwendung kommen:

  • Vollständigkeit

    • Ein Datensatz sollte natürlich immer vollständig sein – das ist die Voraussetzung. Dazu zählen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.

  • Eindeutigkeit

    • Sind die Daten eindeutig interpretierbar?

  • Aktualität

    • Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierfür können Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen. Oder Sie gleichen die Daten über die Website oder E-Mail Signatur ab.

  • Genauigkeit

    • Legen Sie beispielsweise ein Format für Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.

  • Konsistenz

    • Der Datensatz sollte keine Widersprüche aufweisen.

  • Redundanzfreiheit

    • Vergeben Sie jede Kundennummer nur einmal, um Verwechslungen zu vermeiden.

  • Relevanz

    • Die Daten sollten den Informationsbedarf erfüllen.

  • Einheitlichkeit

    • Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Groß- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.

  • Zuverlässigkeit

    • Die Entstehung der Daten sollte zuverlässig sein. Daten aus verlässlichen Quellen haben meist eine höhere Qualität als Daten aus öffentlichen Quellen.

In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie können diejenigen einbringen, die für Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben – und den Workflow dadurch erleichtern. 

Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung

Überprüfen Sie die Dateneingabe und Pflege der Daten regelmäßig – so stellen Sie die Qualität Ihrer Daten sicher. Nur wenn Sie diesen Schritt regelmäßig wiederholen, können Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in die Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.

Erforderliche Datenpflege: Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Datenbank

Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP-System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je länger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich natürlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon benötigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur einmalig verwendet wurden. Eine regelmäßige Datenanalyse kann Sie vor überflüssigen Ansammlungen bewahren. Hierfür können Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Bei der Analyse der Daten wird oftmals transparent, ob die Daten relevant sind – oder ob und welche Korrekturen erfolgen müssen. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und können korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie: Auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr benötigen, können Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach löschen.

Laufende Datenpflege: Abfragen optimieren durch Datenbank-Indizes

Eine Indexerstellung ist eine weitere Möglichkeit im Datenmanagement, um die Geschwindigkeit von häufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datenträger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten verändern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich für Datenbanken, die große Datenmengen speichern und sehr häufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher führt. Bei einer großen Anzahl von Indizes kann dies demnach einen großen Speicherverbrauch verursachen. Weiterhin führt der Einsatz von Indizes zu einem größeren Aufwand beim Schreiben von Datensätzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index berücksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt: Je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto größer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datensätze.

Schnellere Abfragen anhand von Daten-Cluster

Doch welche Vorgehensweise hilft, ein langsames System wieder fit für den Alltag zu machen? Eine Möglichkeit ist, die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenhängende Informationen möglichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel, um die Datenpflege zu optimieren. Häufig benötigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen. Datentabellen mit Informationen, die Sie seltener benötigen, können Sie auf einen anderen Server auslagern. Vorhandene Informationen, die Sie oft benötigen, können somit viel schneller abgefragt werden.

Alternative zur klassischen Datenpflege: ERP aus der Cloud

Die Optimierung eines langsamen ERP-Systems ist eine Herausforderung, denn sie benötigt Zeit und Ressourcen. Dies ist natürlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Maßnahmen jedoch nicht zum gewünschten Erfolg führen, sollten Sie eventuell über eine neue ERP-Lösung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall für eine cloudbasierte Lösung. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularität. Der ERP-Anbieter kümmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und übernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP-Systeme gehören der Vergangenheit an.

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ERP-Workshop: Ziele und Ablauf eines Workshops für ERP-Systeme

Alle wichtigen Fragen rund um Workshops für ERP-Systeme

Sicher haben Sie schon einmal von ERP-Workshops gehört – und sich vielleicht gefragt: Was ist ein ERP-Workshop eigentlich genau? Nun: Die Suche nach Software-Lösungen für Unternehmen läuft oft nach einer simplen, dreistufigen Methode ab. Zunächst wird bei einer netzbasierten Grundrecherche die Frage geklärt, welche Anbieter generell in Frage kommen. Anschließend werden alle Lösungen, die Ihre Anforderungen am ehesten erfüllen, miteinander verglichen und es kommt zu einer finalen Entscheidung. 

Diese Herangehensweise funktioniert zwar bei vielen Systemen, bei der Auswahl von ERP (Enterprise-Resource-Planning) Software-Lösungen hingegen ist sie weniger geeignet. Ein ERP-System ist komplex und sollte eng mit Ihren Geschäftsprozessen verknüpft werden. Eine grobe Recherche im Web kann zwar eine erste Hilfe sein, um einen Überblick über verschiedene ERP-Systeme zu bekommen. Bei individuellen Fragen kann Ihnen das Internet jedoch nicht helfen. Wenn Sie wissen möchten, ob die Software Ihre spezifischen Abläufe unterstützt, ist ein direktes Gespräch mit dem ERP-Anbieter unerlässlich. Um diese und andere Fragen zu beantworten, wird ein ERP-Workshop durchgeführt. Was genau ein solcher Workshop für ERP-Systeme ist und wie er abläuft, erläutern wir im Folgenden.

Was ist ein ERP-Workshop?

Ein ERP-Workshop ist eine Veranstaltung, bei der Kunde und ERP-Anbieter sich erstmals persönlich kennenlernen. Damit ist ein ERP-Workshop der letzte Schritt und die Grundlage für die finale ERP-Auswahl. Es ist sozusagen das zentrale Entscheidungskriterium: Welcher Anbieter beim Workshop für ERP-Systeme am meisten überzeugt, bekommt den Auftrag. Für Sie als Kunde ist dies natürlich eine gute Gelegenheit, dem ERP-Anbieter auf den Zahn zu fühlen und sich ein Bild von der Software zu machen. Ihr oberstes Ziel beim ERP-Workshop sollte sein, herauszufinden, ob die Software Ihre individuellen Anforderungen und Wünsche umsetzen kann. Ein solcher Workshop ist keine reine Informationsveranstaltung, in der Sie sich zurücklehnen können. Ihre Mitarbeit hat einen großen Einfluss auf die Qualität des ERP-Workshops! Wenn Sie  das Bestmögliche aus dem Workshop rausholen möchten, ist eine gute Vorbereitung und Ihre aktive Mitarbeit gefragt.

Wo findet der ERP-Workshop statt?

Ein Workshop für ERP-Systeme findet immer beim Kunden statt. Das hat den Grund, dass mit dem ERP-Workshop in der Regel auch eine Betriebsbesichtigung verbunden ist. So können die ERP-Experten die Prozesse und Abläufe Ihres Unternehmens besser nachvollziehen und das gesamte Projektteam kennenlernen.

Wie lange dauert ein ERP-Workshop?

Die Dauer des ERP-Workshops richtet sich nach Größe, Umfang und Komplexität Ihres Projekts. Um einen groben Maßstab zu nennen: Bei kleinen Unternehmen wird für gewöhnlich ein Tag für den Workshop angesetzt, bei mittelständischen Unternehmen sind es ein bis zwei Tage. Bei großen Projekten rechnet man mit einem Tag pro Fachabteilung – also insgesamt etwa drei bis fünf Tage – für einen ERP-Workshop.

Wer sollte an dem Workshop für ERP-Systeme teilnehmen?

Aus Kundensicht sollte das gesamte Projektteam und ein Verantwortlicher aus der jeweiligen Fachabteilung beim Workshop für ERP-Systeme anwesend sein. Natürlich ist es nicht immer einfach, alle Beteiligten aus dem Tagesgeschäft abzuziehen. Doch für einen erfolgreichen ERP-Workshop ist es wichtig, dass alle involvierten Personen präsent sind. Jeder erfüllt eine wichtige Funktion in diesem Projekt und sollte dementsprechend auch auf andere Details achten. Planen Sie dies also, wenn möglich, mit ein. Vom Anbieter sind normalerweise zwei Personen beim ERP-Workshop vertreten: ein Senior-Consultant und der VertriebsmitarbeiterInnen, mit dem Sie den Erstkontakt hatten. Bei größeren, umfangreicheren Projekten können es auch mehrere Personen sein.

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Wie wird ein ERP-Workshop vom Anbieter vorbereitet?

Bei vielen Anbietern erfolgt die Präsentation der Software-Lösung im ERP-Workshop. Bei TimeLine ist das anders: Wir führen bereits vor dem ERP- Workshop ein erstes Gespräch mit Ihnen. In diesem stellen wir Ihnen unser ERP-System mit all seinen Funktionalitäten in einer Online-Präsentation vor. Außerdem klären wir schon vorab wichtige Fragen zu Ihnen und Ihrem Unternehmen, beispielsweise: 

  • In welcher Branche Sie tätig? 
  • Sind Sie Einzel- oder Serienfertiger? 
  • Welche Software haben Sie aktuell im Einsatz? 
  • Welche Probleme gibt es bei der derzeitigen Software? 
  • Was erhoffen Sie sich vom neuen ERP-System?

Dies ist hilfreich, um Ihr Unternehmen und die dazugehörigen Abläufe vor dem ERP-Workshop besser einschätzen zu können. Im Gegensatz zu einer Webrecherche oder schriftlichen Anfrage erhalten Sie so direkt alle wichtigen Informationen, die Sie für eine gute Vorbereitung benötigen. Es besteht außerdem für beide Seiten die Möglichkeit, Rückfragen zu stellen. So sind Sie beim ERP-Workshop bereits mit den Funktionalitäten des Systems vertraut und es kann vorrangig darum gehen, wie Ihre spezifischen Anforderungen und Wünsche umgesetzt werden können.

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Wie bereiten Kunden sich auf den ERP-Workshop vor?

Sie als Kunde sollten sich auf den ERP-Workshop vorbereiten, indem Sie vorab einige wichtige Informationen zusammenstellen. Dies können Beispielprozesse und dazugehörige Daten sein, welche Sie anschließend in Form von PDFs, Word Dateien oder auch Diagrammen an den ERP-Anbieter senden. Wichtig ist, dass Sie sich auf die wichtigsten Abläufe und Prozesse beschränken und nicht zu viele Daten sammeln. Hier gilt: Qualität vor Quantität!

Wie läuft ein ERP-Workshop ab?

Der ERP-Workshop ist in mehrere Phasen unterteilt. Der Ablauf sieht normalerweise folgendermaßen aus:

  • Vorstellung & Vorbesprechung: Der ERP-Workshop beginnt mit einer Vorstellungsrunde beider Seiten. Dabei stellen sich alle Beteiligten  vor und auch das Unternehmen wird kurz porträtiert.
  • Betriebsbesichtigung: Im zweiten Schritt erfolgt eine gemeinsame Betriebsbesichtigung. Der ERP-Anbieter möchte sehen, wie ein Auftrag durch das Unternehmen läuft – angefangen von der Auftragserteilung, über die Produktion bis hin zur Lieferung. Da die ERP-Workshops von erfahrenen Projektleitern durchgeführt werden, können diese Ihre Abläufe direkt analysieren – und abschätzen, welche Anpassungen beim ERP-System notwendig sind.
  • Einzelgespräche mit den Fachabteilungen: Im dritten Schritt des ERP-Workshops folgen Einzelgespräche mit allen Fachabteilungen. Der Fokus liegt hierbei auf einer sogenannten GAP-Analyse. Eine GAP-Analyse ist ein klassisches Planungs- und Kontrollinstrument. Es dient hier dem Zweck, die Probleme in Ihrem Unternehmen zu erkennen und darauf zu reagieren. So wird festgestellt, welche speziellen Anforderungen Sie als Kunde haben, die noch nicht in der Standardlösung enthalten sind, wie Ihre individuellen Probleme gelöst und Anforderungen umgesetzt werden können und ob dafür Anpassungen im System notwendig sind. Dabei sollten Sie auch zukünftige Projekte und langfristige Ziele nicht außer Acht lassen. 
  • Grobentwurf des Projektplans: Als letzter Punkt auf der Tagesordnung eines ERP-Workshops steht die Erstellung eines Entwurfes für den Projektplan. Darin wird festgehalten, wann Sie die Software in Betrieb nehmen möchten, wann Schulungstermine stattfinden sollen, wann die Datenübernahme angesetzt wird und welche Anpassungen für eine erfolgreiche Umsetzung generell nötig sind.

Wie verbleiben Kunde und ERP-Anbieter am Ende des ERP-Workshops?

Wir machen Ihnen entweder im ERP-Workshop oder wenige Tage später ein detailliertes Angebot darüber, wie viel die ERP-Einführung kosten wird. Darin enthalten sind Aufwandseinschätzungen und das Schulungskonzept. Außerdem erhalten Sie eine Mitschrift, das sogenannte Organisationshandbuch. Auf dieser Basis können Sie eine Entscheidung treffen.

Was kostet ein Workshop für ERP-Systeme?

Die Kosten für ERP-Workshops sind von Anbieter zu Anbieter verschieden. Bei TimeLine kostet ein ERP-Workshop 1.500 Euro pro Tag. Hinzu kommen Kosten für An- und Abreise sowie Unterkunft und Spesen. Die Kosten für den Workshop werden bei Auftragserteilung verrechnet.

Worauf sollten Sie bei einem ERP-Workshop achten?

Mit dem Einsatz einer ERP-Software verfolgen Kunde und ERP-Anbieter immer eine langfristige Zusammenarbeit. Sehen Sie den ERP-Workshop als eine Chance, den Anbieter und seine Software kennenzulernen, aber auch Ihre eigenen Geschäftsabläufe bestmöglich zu beschreiben. Dies hilft dem Anbieter dabei, Ihre Prozesse besser nachzuvollziehen und eine optimale Lösung für Sie zu finden. Eine gute Vorbereitung kann die Qualität des ERP-Workshops deutlich verbessern. 

Wie erkenne ich einen guten ERP-Anbieter?

Nutzen Sie den ERP-Workshop, um Fragen zu stellen und alle Unklarheiten aus dem Weg zu räumen. Legen Sie den Fokus darauf, ob Ihre spezifischen Anforderungen umgesetzt werden können und achten Sie  auch auf die kommunikative Ebene. Geht der Anbieter auf Ihre Fragen ein, oder weicht er bestimmten Themen aus? Steht die Umsetzung Ihrer Anforderungen im Vordergrund oder eher die Funktionen und Features des Systems? Diese Tipps helfen Ihnen dabei, eine passende ERP-Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.

Jetzt mehr über ERP-Workshops von TimeLine erfahren

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Erfolgsfaktoren einer einwandfreien ERP-Einführung

Ein neues ERP-System kann auf Ihr Unternehmen viele positive Auswirkungen haben. Es beeinflusst Geschäftsprozesse und interne Abläufe. Richtig eingesetzt erleichtert es tägliche Aufgaben, gibt Struktur und verbessert die Kommunikation. Das Unternehmen wird transparenter und somit zukunftssicherer. Im letzten Beitrag wurde Schritt für Schritt beschrieben, wie Sie ein ERP-System in Ihrem Unternehmen einführen – angefangen von der Planung über die Auswahl und bis hin zur Umsetzung. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das ERP-Management gestalten können, damit Ihre Investition auch Früchte trägt. Es gibt einige Erfolgsfaktoren – und auch Fehler, die Sie vermeiden sollten.

Erfolgsfaktoren werden als „Einflussgrößen und Bedingungen, die für den Erfolg und Misserfolg unternehmerischen Handelns bestimmend sind“ definiert. Kritische Erfolgsfaktoren sind dabei Faktoren „von besonders großer Bedeutung“ (Dömer 1998). Stimmen diese Faktoren, wird auch Ihr ERP-Projekt erfolgreich sein. Zweifellos gibt es unzählige Faktoren, die den Erfolg oder Misserfolg eines Projektes beeinflussen.

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Sind unternehmensweite Rahmenbedingungen gegeben?

Wie gestalten Sie das ERP-Management? Zunächst einmal ist es wichtig, die Rahmenbedingungen für Ihr Projekt im Vorhinein festzuhalten – dazu zählen Ziele, Ressourcen und Kosten. Diese sollten Sie während des Projekts auf jeden Fall im Blick haben. Dazu gehört auch, Projektfortschritte regelmäßig zu dokumentieren und kommunizieren. Neben der Auswahl Ihres Projektteams ist auch die Rollenverteilung im Team selbst wichtig – für einen positiven Projektverlauf. Funktionen und Aufgaben sollten klar verteilt sein. Die Herausforderungen dabei: Das Projekt sollte nicht zur reinen Zusatzarbeit werden. Versuchen Sie, die Mitglieder des Projekts weitestgehend von ihren Linientätigkeiten zu befreien. Wahrscheinlich wird es trotzdem das ein oder andere Mal vorkommen, dass die Tage im Büro länger werden. Kleine Gesten der Anerkennung können hier zu neuer Motivation verhelfen.

Change Management: Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren

Der wohl wichtigste Aspekt, damit die neue ERP-Lösung auch zum Erfolg wird, sind Ihre Mitarbeiter. Ein funktionierendes Change Management ist einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren eines ERP-Projektes. Das beste ERP-System hat für Unternehmen keinen Mehrwert, wenn sich Ihre Mitarbeiter dagegen sträuben. Um dies zu verhindern, sollten Sie der Belegschaft nicht das fertig implementierte System vor die Nase setzen. Holen Sie Ihre Mitarbeiter so früh wie möglich an Bord – so können Sie sie schnell für die neue Lösung zu begeistern. Kündigen Sie die bevorstehenden Veränderungen am besten an, sobald die Einführung des neuen Systems beschlossen ist. Doch wie gelingt dies am besten?

Gutes ERP-Management: ERP-Erfolg ist Teamwork

Kündigen Sie die Transformation Schritt für Schritt an. Und zwar am besten persönlich, nicht etwa per Rundmail. So haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich an den Gedanken zu gewöhnen und fühlen sich nicht überfordert. Die beste Methode ist, Ihr Vorhaben und Ihre Belange offen zu kommunizieren – so können Sie außerdem Gerüchten vorbeugen und schaffen Transparenz. Dazu gehören zum Beispiel beteiligte Personen, ein Zeitplan und auch, was sich zukünftig ändern wird. Falls Sie einen ERP-Manager oder Berater hinzuziehen möchten, stellen Sie auch diesen Ihren Mitarbeitern vor. Eine Betriebsversammlung bietet beispielsweise eine gute Plattform. So sind alle Mitarbeiter anwesend und auf demselben Informationsstand. Fragen können gestellt und direkt beantwortet werden. Weiterhin sollten Sie die ERP-Einführung nicht als reines IT-Projekt darstellen. Es könnte sonst schnell den Eindruck erwecken, dass es sich nur um eine technische Umstellung handelt.

Was tun, wenn die Mitarbeiter das ERP-System ablehnen?

Wenn Ihre Mitarbeiter das neue ERP-System ablehnen, steckt in den seltensten Fällen eine böse Absicht dahinter. Vielmehr kommt die Angst vor neuen oder geänderten betrieblichen und organisatorischen Abläufen zum Vorschein: Prozesse werden transparent, Fehler schneller entdeckt und die Angst vor einer vermeintlichen Fehlbedienung steigt. Diese Angst ist nicht ganz unbegründet, denn ein modernes ERP-System bildet Prozesse automatisiert auf Basis korrekter Daten ab – gerade das macht es so effektiv. Wichtig ist also, dass Sie die Ängste Ihrer Mitarbeiter ernst nehmen und diese nicht ignorieren. Zeigen Sie die Vorteile der neuen ERP-Lösung auf, die positiven Auswirkungen, die die Umstellung auf das ganze Unternehmen hat. Machen Sie deutlich, dass es ein zukunftsorientiertes Projekt ist: Die ERP-Software sichert Arbeitsplätze und bietet neue Möglichkeiten, sich im Unternehmen einzubringen.

Wirkungsvolle Ziele formulieren – dank ERP-Management

Haben Sie die Belegschaft auf Ihrer Seite, ist es an der Zeit, Ziele zu formulieren. Nur wer Ziele hat, kann erfolgreich sein. Unklare Ziele und ungenaue Anforderungen sind einer der häufigsten Gründe, weshalb Projekte scheitern – gefolgt von Ressourcen-Mangel und zu kleinem Projektbudget.

„Strukturen und Prozesse verbessern“

Das mag ein Ziel sein, gut formuliert ist es allerdings nicht. Welche Strukturen? Welche Prozesse? Wie genau sollen sie verbessert werden? In welchem Zeitraum? Und woher weiß man, wann das Ziel erreicht ist? Wenn Sie so ein Ziel am Anfang eines Projektes definieren, ist die Wahrscheinlichkeit einer Enttäuschung über das Ergebnis groß. Gerade wenn mehrere Parteien beteiligt sind, gibt es viel Spielraum zur Interpretation.

Erfolgsfaktoren für eine einwandfreie ERP Einführung. Geschäftsmann fliegt an einer aufleuchtenden Glühbirne in den Himmel.

Machen Sie Ihre Ziele SMART – mithilfe von ERP-Management

Eine klare Zielformulierung ist deshalb besonders wichtig. Die SMART-Methode besteht aus fünf Kriterien. Smarte Ziele sollten

  • Spezifisch
  • Messbar
  • Akzeptiert
  • Realistisch
  • Terminiert

sein. Was das im Einzelnen bedeutet, ist nachfolgend beschrieben.

Spezifisch

Spezifische Ziele sind wichtig, damit alle Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was mit dem Projekt erreicht werden soll – und es keinen Spielraum für Interpretationen gibt. Diese fünf Fragen helfen Ihnen bei der Formulierung:

  • Was genau wollen Sie erreichen?
  • Warum ist das wichtig?
  • Wer ist daran beteiligt?
  • Wann wollen Sie ein Ergebnis haben?
  • Wie planen Sie vorzugehen?

Messbar

Legen Sie Kriterien fest, an denen gemessen werden kann, ob Sie die Ziele erreicht haben. Dies können konkrete Zahlen oder Daten sein. So können Sie Fortschritte gut beurteilen – aber auch gegensteuern, wenn Sie sich zu weit von den festgelegten Zielen entfernen.

  • Woran kann die Zielerreichung gemessen werden?
  • Wann weiß ich, dass ich das Ziel erreicht habe?

Akzeptiert 

Stellen Sie sich vor, Sie sollten an einem Ziel arbeiten, das nicht umsetzbar ist. Achten Sie darauf, dass Ihre Ziele anspruchsvoll, aber machbar sind. Andernfalls wird die Motivation schnell sinken.

  • Ist das Ziel motivierend und von allen Beteiligten akzeptiert?
  • Ist es durch das Projekt zu erreichen?

Realistisch 

Realistische Ziele hängen eng mit der Akzeptanz zusammen. Sind Ziele realistisch, werden sie in der Regel auch akzeptiert. Sind Ziele unrealistisch formuliert, neigt man eher dazu, sie zu ignorieren. Wichtig ist hier auch, ob die Zielerreichung beeinflussbar ist.

  • Haben Sie die nötigen Ressourcen?
  • Ist der Zeitraum ausreichend?

Terminiert 

Klare Terminvorgaben sind wichtig für Ihr Team. Aufgaben ohne Deadline werden oft nicht zeitnah umgesetzt. Aber nicht alle Ziele müssen terminiert werden. Es gibt zum Beispiel finanzielle Ziele, die unabhängig von einem bestimmten Zeitpunkt erreicht werden sollen.

  • Bis wann soll das Ziel erreicht werden?
  • Ist das Ziel innerhalb der Projektlaufzeit erreichbar?

Haben Sie ihre Ziele gefunden und festgehalten, sind Sie schon einen großen Schritt weiter. Jetzt gilt es, diese im Blick zu halten und darauf zu achten, nicht vom Weg abzukommen. Der Erfolg einer ERP-Einführung hängt nicht von der Technik ab – es sind die Menschen, die mit dem ERP-System arbeiten. Deshalb dreht sich keiner der genannten Erfolgsfaktoren um die Software selbst.

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6 Tipps für eine effektive Webkonferenz

Durch die Corona-Pandemie haben sich die tägliche Arbeitssituation und das Arbeitsumfeld radikal gewandelt. Innerhalb kürzester Zeit sahen sich Unternehmen damit konfrontiert, alle Prozesse zu verändern und ins Digitale zu verlegen. Dabei hatten viele Schwierigkeiten, alle Verordnungen, Anforderungen und Schutzmaßnahmen zu beachten und gleichzeitig handlungsfähig zu bleiben. Mitarbeiter wurden größtenteils ins Home Office geschickt. Zusätzlich zum neuen Alltag kam so die Herausforderung, die Kommunikation und den Zusammenhalt zwischen Mitarbeitern zu erhalten – und dem digitalen Arbeiten eine Chance zu geben sowie es neu zu denken. Denn in vielen Berufen stehen regelmäßige Meetings sowie der Kontakt zu Kunden und Kollegen an der Tagesordnung. Insbesondere große Seminare und Workshops sind seit dem Beginn der Pandemie risikoreich – und ohne gewisse Vorkehrungen auch nicht erlaubt. Abhilfe können deswegen immer häufiger Videokonferenzen schaffen – so kann auch der Kontakt zu Kunden weiterhin gewährleistet werden. In diesem Beitrag geht es um die Vorbereitung und erfolgreiche Moderation solcher Webkonferenzen.

Online-Meetings aus dem Home-Office heraus

Unabhängig von der aktuellen Situation und egal ob im Büro oder aus dem Home-Office heraus – Meetings sollten Sie grundsätzlich entlang bestimmter Regeln führen, damit sie optimal verlaufen. Webkonferenzen sind dabei noch etwas aufwendiger, da zu den erwähnten Regeln noch die technische Herausforderung kommt. Störende Nebengeräusche sowie andere Faktoren, die vom eigentlichen Gespräch ablenken und technisch überforderte Gesprächsteilnehmer sollten nach Möglichkeit vermieden werden. Was kann man also tun, um zielführende, angenehme und effektive Online-Meetings zu führen?

6 Grundregeln für eine effektive Webkonferenz

Regeln helfen dabei, das Online-Meeting effizient und effektiv abzuhalten. Folgende Punkte haben sich in der Vergangenheit etabliert:

1. Begrenzen Sie die Anzahl der Gesprächsteilnehmer

Sind zu viele Teilnehmer involviert, sind Chaos und schlechtere Ergebnisse eigentlich schon vorprogrammiert. Überlegen Sie sich also vorab genau, wer unabdingbar an dem Gespräch teilnehmen muss, damit alle wichtigen Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen werden können. Nur diese Personen sollten auch zu dem Gespräch eingeladen werden. Acht Teilnehmer sind ein guter Richtwert, an den Sie sich halten können. Andernfalls entsteht schnell eine Atmosphäre, in der es einen Vortragenden gibt und alle anderen nicht zu Wort kommen. Das führt leicht zu Konflikten, Themen werden „totgeredet“ oder das Online-Meeting nimmt mehr Zeit als nötig in Anspruch.

Das sollten Sie beachten:

  • Nicht zu viele Teilnehmer, acht Personen sind ein guter Richtwert

2. Bereiten Sie eine Agenda vor und teilen diese vor der Webkonferenz

Eine Agenda vorzubereiten nimmt viel Zeit in Anspruch und mag dem ein oder anderen lästig erscheinen, ist aber während des Online-Meetings enorm hilfreich, damit allen wichtigen Themen genügend Aufmerksamkeit geschenkt und nichts außer Acht gelassen oder vergessen wird. Den Ablauf des Meetings sowie die zu besprechenden Punkte im Vorfeld bekannt zu geben, gibt jedem Teilnehmer außerdem die Möglichkeit, sich Fragen zu notieren sowie vorab an möglichen Lösungsansätzen zu arbeiten. Das spart während dem Meeting Zeit, da jeder die Möglichkeit hat, sich gut vorzubereiten. Es ist weiterhin ratsam, nicht mehr als fünf Punkte auf die Agenda zu setzen und Stichpunkte statt Fließtexten zu verwenden. Lange Agenden wirken schnell entmutigend und werden nicht gelesen.

Das sollten Sie beachten:

  • Agenda aufsetzen und beispielsweise per E-Mail verschicken
    • Wer das Meeting einberuft, sollte sich auch die Zeit nehmen, die Agenda zu erstellen
  • Nicht mehr als fünf Punkte auf die Liste setzen
    • Stichpunkte statt Fließtexte
  • Folgende Punkte sollte die Agenda enthalten:
    • Wer nimmt an der Webkonferenz teil?
    • Welche Themen werden besprochen?
    • Welche Entscheidungen müssen getroffen werden?
    • Zeitblöcke: Für welches Thema wird wie viel Zeit eingeplant?
    • Wer führt Protokoll und informiert andere Mitarbeiter?

3. Planen Sie feste Zeitfenster für jedes Thema ein

Für jedes Thema klare Zeitfenster zu definieren, ist aus mehreren Gründen sinnvoll. So wird zum einen sichergestellt, dass jeder auf der Agenda festgehaltene Punkt auch besprochen wird. Die Gesprächsteilnehmer sind so eher motiviert, zu einer schnellen Lösung zu gelangen, damit das Thema nicht noch einmal neu aufgerollt werden muss. Auf der anderen Seite dauert das Online-Meeting nicht länger als vorab veranschlagt und Sie laufen nicht Gefahr, dass die Gesprächsteilnehmer beispielsweise aufgrund von Folgeterminen die Unterhaltung verlassen, obwohl wichtige Entscheidungen noch ausstehen. Jemand sollte die Zeit im Blick haben und das Gespräch nach Möglichkeit moderieren oder zumindest einen Blick darauf haben, dass es nicht zu sehr ausufert.

online-meeting

In dem Zusammenhang kann auch die Einhaltung einer Gesprächsreihenfolge sinnvoll sein. So können Sie leicht verhindern, dass die Gesprächsteilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen und außerdem fühlt sich so auch jeder Einzelne eher in der Verantwortung, etwas Wertvolles zum Gespräch beizutragen. Zudem kann es sinnvoll sein, langsamer als gewohnt und deutlich zu sprechen, denn selbst die beste Technik hat oft einen zeitlichen Versatz zwischen Sender und Empfänger. Das erfordert zwar Disziplin, verhindert aber häufiges Nachfragen der Kollegen.

Das sollten Sie beachten:

  • Klare Zeitfenster für jedes Thema definieren
  • Gesprächsreihenfolge festlegen
    • Langsam und deutlich sprechen, um häufiges Nachfragen zu vermeiden
  • Beispiel für eine einstündige Webkonferenz:
    • 10 Minuten Thema darlegen
    • 30 Minuten Diskussions- und Besprechungszeit
    • 10 Minuten Lösungsansätze zusammentragen
    • 10 Minuten Aufgaben verteilen

4. Führen Sie Protokoll

Alle wichtigen Beschlüsse, die Sie während der Webkonferenz treffen, sollten idealerweise in einem Protokoll festgehalten werden. Alle im Protokoll erwähnten Punkte und Beschlüsse sollten Sie außerdem begründen sowie die daraus resultierenden Handlungsanweisungen eintragen. Das Protokoll vermeidet Missverständnisse durch unterschiedliche Auffassungen oder Erinnerungen und die genannten Punkte können im Nachhinein besser von jedem Teilnehmer nachvollzogen werden. Weiterhin weiß so jeder Teilnehmer genau, welche Aufgabe er hat und welche nächsten Schritte erforderlich sind. Kollegen, die nicht teilnehmen konnten und an weiteren Schritten beteiligt sind, können sich so im Nachhinein unkompliziert über die Ergebnisse informieren. Ein Protokoll sollte genau wie die Agenda nicht zu ausführlich sein. Fließtexte sollten Sie auch hier möglichst vermeiden, da diese meist nicht gelesen werden. Damit Sie noch besser vorbereitet sind, können Sie sich eine Protokoll-Vorlage erstellen, welche Sie im Meeting nur noch ausfüllen müssen.

Das sollten Sie beachten:

  • Alle Beschlüsse in einem Protokoll festhalten, inklusive:
    • Begründungen
    • Handlungsanweisungen
  • Bei inhaltlich Relevantem: Es sollte nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat
  • Stichpunkte statt Fließtexte
  • Folgende Punkte sollte ein Besprechungsprotokoll enthalten:
    • Themen des Meetings, einzelne Punkte aufführen
    • Datum, eventuell Ort (entfällt bei einer Webkonferenz)
    • Anwesende und Abwesende
    • Moderation/ Leitung des Meetings
    • Protokollführung

5. Wählen Sie eine Videounterhaltung statt einem Telefongespräch

Sollten Sie sich für ein Online-Meeting entscheiden, ist es ratsam, eine Videounterhaltung statt einem normalen Telefongespräch zu wählen – zumindest dann, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Ein Telefongespräch ist anstrengender als ein klassisches Meeting im Büro, da Sie Ihrem Gesprächspartner nicht direkt gegenüber sitzen. Normalerweise erkennen Sie an der Körperhaltung, ob jemand Interesse an einem Gespräch hat oder nicht. Möchte beispielsweise jemand etwas zum Gespräch beitragen, so rückt er vermutlich näher an den Tisch und richtet sich auf. Jemand, der eher desinteressiert ist, zeigt dies oft unbemerkt durch die Körperhaltung, indem er sich zurücklehnt. Auch Mimik, Gestik sowie Augenkontakt sind wichtig für einen positiven Gesprächsverlauf, da es so leichter ist, die Botschaften seines Gegenübers richtig zu deuten. Bei einem reinen Telefongespräch entfallen diese visuellen Signale komplett und es passiert eher, dass Aussagen falsch geschlussfolgert oder aufgefasst werden. Zudem müssen Sie sich zusätzlich darauf konzentrieren, zu wem welche Stimme gehört.

Technik 

Um eine Videounterhaltung mit dem Chef, Kollegen oder Kunden zu führen braucht man keine teure Ausstattung. Fast jedes Notebook verfügt mittlerweile über eine integrierte Kamera sowie ein Mikrofon. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung, sollten Sie ein schwaches WLAN haben, können Sie sich stattdessen mit einem Ethernet-Kabel verbinden. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihre IT-Abteilung. Um das Online-Meeting für alle so angenehm wie möglich zu gestalten, können Sie außerdem auf eine angenehme Beleuchtung sowie einen angemessenen Hintergrund achten.

Das sollten Sie beachten:

  • Videounterhaltung statt Telefongespräch
    • Körperhaltung, Mimik und Gestik helfen dabei, eine Aussage richtig zu deuten
  • Benötigte Technik
    • Kamera, Mikrofon
    • Stabile Internetverbindung

6. Halten Sie die Netiquette ein – Online-Meetings erhöhen das Konfliktpotenzial 

Es gibt gewisse Verhaltensweisen, die ein Gespräch entweder in eine positive oder relativ schnell in eine negative Richtung lenken. Dies gilt für persönliche Gespräche, aber auch besonders für digitale Unterhaltungen. Steht man einer Person nicht direkt gegenüber, neigt man auch eher dazu, seine Worte ohne oder mit weniger Bedacht zu wählen. Dazu zählt beispielsweise, sein Gegenüber nicht ausreden zu lassen. Dies ist zum einen unhöflich, führt aber auch insbesondere bei einer Videounterhaltung zu Verwirrung, da Einwürfe oft nicht verstanden oder falsch zugeordnet werden. Auch Belehrungen sind nicht zielführend, diese rufen eher eine Abwehrhaltung anstatt Zuspruch und Interesse hervor. Der Schlüssel lautet wie so oft: Empathie.

Das sollten Sie beachten:

  • Netiquette einhalten
  • Konkret nachfragen, wenn etwas nicht verstanden wurde
  • An stetiger Verbesserung arbeiten
    • Kurze Reflexionsrunden am Ende helfen dabei, den Ablauf laufend zu verbessern
    • Was lief gut?
    • Was können Sie beim nächsten Mal besser machen?

Ist die Webkonferenz wirklich notwendig?

Im Allgemeinen gelten Meetings als reine Zeitfresser. Bevor Sie also ein Online-Meeting einberufen, überlegen Sie sich ob dies auch wirklich notwendig ist. Viele Angelegenheiten lassen sich auch in einem kurzen Telefonat klären und es Bedarf nicht vieler Personen, um eine Entscheidung herbeizuführen. Oft hilft an dieser Stelle ein kleines Gedankenexperiment: Stellen Sie sich vor, es gibt keine Möglichkeit, eine Besprechung einzuberufen, wie würden Sie die Situation dann lösen? Lässt sich die Situation durch ein Telefonat klären oder können Sie jemanden per E-Mail kontaktieren, um eine Antwort zu bekommen? So zeigt sich relativ schnell, ob eine Webkonferenz der effektivste Kommunikationskanal ist.

Anbieter

Es gibt einige Tools, die virtuelles Arbeiten unterstützen, zu den bekanntesten Anbietern gehören Zoom, Skype sowie Facetime. Hier eine kleine Zusammenfassung:

Zoom

  • Integriertes HD-Video und –Audio
    • Bis zu 1000 Videoteilnehmer
    • Bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm
  • Eingebaute Tools für Zusammenarbeit
    • Mehrere Teilnehmer können ihre Bildschirme gleichzeitig teilen und für ein interaktives Meeting mit Anmerkungen versehen
  • Sichere Treffen
    • Verschlüsselung für alle Meetings, rollenbasierte Benutzersicherheit, Passwortschutz, Warteräume und Teilnehmer in Warteschleife stellen
  • Aufzeichnungen und Transkripte
    • Zeichnen Sie Ihre Meetings lokal oder in der Cloud auf, sehen Sie sich AI-generierte Transkripte an und erfassen Sie Notizen und Aktionspunkte
  • Team Chat
    • Chat mit Gruppen, Suchverlauf, integrierte Dateifreigabe und 10-Jahres-Archiv
  • Kostenlos bis zu 100 Teilnehmern, Gruppenchats sind dabei allerdings auf 40 Minuten limitiert

Weitere Informationen finden Sie hier: Zoom Besprechungen & Chat

Skype

  • Videoanrufe für bis zu 50 Personen
  • Videoanrufe in HD
    • Einzel- oder Gruppengespräche
  • Liveuntertitel
    • Lesen Sie Worte, die während eines Audio- oder Videoanrufs gesprochen werden, am Bildschirm mit
  • Aufzeichnungen
    • Zeichnen Sie wichtige Besprechungen mit den Kollegen auf
  • Keine Registrierungen und Downloads erforderlich
  • Kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Skype – Kommunikationstool für kostenlose Anrufe und Chats

Facetime

  • Bis zu 32 Teilnehmer
  • Voraussetzung für die Verwendung der App ist jedoch, dass alle Kontakte ein iPhone, iPad, eine Apple Watch oder einen Mac mit iOS verwenden und Facetime eingerichtet haben
  • Die App ist kostenlos

Weitere Informationen finden Sie hier: Apple Support

Fazit

Die Vorteile bei einem persönlichen Gespräch überwiegen nach wie vor gegenüber dem virtuellen Gespräch. Wie so oft im Leben gilt es aber auch jetzt, das Beste aus den Umständen zu machen. Letztendlich ist dies eine Chance, die Krise so gut es geht und möglichst unbeschadet durchzustehen – vielleicht lässt sich aus dieser extremen Situation nachhaltig sogar etwas Gutes ziehen, wenn diese Kommunikationswege nun öfter in Betracht gezogen werden.

Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit den genannten Punkten einen besseren Überblick verschaffen. Wenn Sie mehr zum Thema Online-Meetings oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und wünschen Ihnen viel Erfolg bei der virtuellen Arbeit!

Key-User für ein ERP-Projekt: die richtige Auswahl

So finden Sie die besten ERP-Key-User

Die Einführung eines ERP-Systems ist in der Regel ein umfangreiches Projekt. Je nach Größe kann es sich über mehrere Wochen oder auch Monate ausdehnen. Keine Frage: Ein solches Projekt bindet neben Kapital und Zeit auch Ihr Personal. Das gilt gerade für kleine oder mittelständische Unternehmen mit begrenzten Mitteln und Ressourcen. Wir empfehlen daher, die einzelnen Schritte vorher gut zu planen und sich nicht vorschnell in die Umsetzung zu stürzen. Das gilt auch und gerade für die Auswahl der Key-User für das ERP-Projekt.

Der Erfolg Ihrer Software-Einführung hängt zu einem großen Teil von der Zusammenstellung Ihres Projektteams und von dessen Engagement ab. Hier kommen die Key-User für das ERP-Projekt ins Spiel! Sie sind ein wichtiger Teil Ihres Projektteams und am Gelingen der Einführung maßgeblich beteiligt. Umgekehrt haben ungeeignete Key-User in einem ERP-Projekt einen negativen Einfluss auf das Ergebnis. Doch wie findet man einen geeigneten Kandidaten für diese Rolle?

Welche Aufgaben hat ein Key-User in einem ERP-Projekt?

Was genau ist ein Key-User? Und welche Rolle nimmt ein Key-User bei einem ERP-Projekt ein? Aus unserer Erfahrung lässt sich das so beantworten: Key-User bilden die Schnittstelle zwischen dem ERP-System und den eigentlichen Anwendern der Software bzw. den Abläufen und Prozessen im Unternehmen.

Während der Einführung: Ihr Key-User als Ansprechpartner & Bindeglied

Key-User in einem ERP-Projekt vertreten die Interessen ihres Fachbereichs. Dabei arbeiten Sie über den gesamten Zeitraum der Umsetzung eng mit dem ERP-Anbieter, der Projektleitung und der restlichen Belegschaft zusammen. Key-User betreuen das Projekt also von Anfang an, sind umfassender Ansprechpartner und vermitteln zwischen der Projektleitung und der Belegschaft, also den künftigen Anwendern der Software. 

Der Vorteil dabei: Auf der einen Seite informieren Key-User die Anwender früh über das geplante Vorgehen oder über Änderungen seitens der Projektleitung und erklären, warum bestimmte Entscheidungen getroffen werden. Auf der anderen Seite geben sie auch Anforderungen, Interessen und Wünsche der MitarbeiterInnen an die Projektleitung zurück. Durch einen kontinuierlichen Austausch erreichen Key-User in einem ERP-Projekt, dass Ihre MitarbeiterInnen von Anfang an eingebunden sind und Entscheidungen seitens der Projektleitung besser nachvollziehen können. Und es wird gewährleistet, dass sich am Ende alle wichtigen Punkte im System wiederfinden.

Key-User im ERP-Projekt stärken die Akzeptanz der Einführung

Es liegt in der Natur des Menschen: Größere Veränderungen sorgen zunächst für Skepsis. Setzen Sie Ihren MitarbeiterInnen also ein fertiges System vor die Nase, führt dies häufig zu Vorbehalten oder zu kompletter Ablehnung. Umso wichtiger ist es, die Vorschläge und Wünsche der Belegschaft zu berücksichtigen, darauf einzugehen und nach Möglichkeit umzusetzen. So stärken sie die Akzeptanz für Ihr Projekt.

Nur wenn die Belegschaft das System annimmt, wird sich die Einführung der Software lohnen. Ein geeigneter Key-User in einem ERP-Projekt spielt genau hier seine Stärken aus. Er zeigt die Vorteile der neuen Software auf, erklärt aber auch den Sinn und Zweck der Veränderung. Richtig eingesetzt, schafft die Software Strukturen, sichert Arbeitsplätze und fördert das Wachstum des Unternehmens. Um diese positiven Argumente zu transportieren, empfehlen wir regelmäßige kurze Meetings oder einen Newsletter. So informiert der Key-User stetig und nachhaltig über den aktuellen Stand des Projekts und holt aktiv Feedback ein.

Nach der Implementierung: Key-User für die Schulung der MitarbeiterInnen

Nachdem die Software installiert wurde, übernimmt in der Regel der Key-User die Schulung Ihrer MitarbeiterInnen. Nur in seltenen Fällen wird die Mitarbeiterschulung durch den ERP-Anbieter durchgeführt. Natürlich ist es wichtig, dass der Key-User vor der Schulung mit allen relevanten Funktionen und Features des Systems vertraut ist, um dieses Wissen gut an die Kollegen weitergeben zu können. Auch nach der Implementierung ist er Ansprechpartner bei Fragen und Problemen. Dazu gehört auch, Verbesserungsvorschläge, Änderungswünsche sowie Anpassungen für das nächste Update der Lösung zu sammeln und an den ERP-Anbieter weiterzugeben.

Welche Eigenschaften braucht ein guter Key-User in einem ERP-Projekt?

Ein geeigneter Key-User sollte einige Eigenschaften erfüllen, die nicht alle MitarbeiterInnen mitbringen. Unser Tipp: Machen Sie nicht einfach einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zum Key-User in dem ERP-Projekt, den Sie im Tagesgeschäft am ehesten entbehren oder am schnellsten von seinen Aufgaben entbinden können. Ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin, der oder die als Key-User eher ungeeignet ist, kann das Projekt nicht richtig unterstützen und sogar negativ auf die Einführung einwirken. Zum Beispiel, weil er falsche Lösungsansätze erarbeitet oder die Belegschaft nicht von der neuen Software überzeugen kann.

Eigenschaften, die ein Key-User in einem ERP-Projekt mitbringen sollte:

  • Technisches Grundverständnis und eine schnelle Auffassungsgabe, um sich zeitnah in die neue Software einarbeiten zu können
  • Eine hohe fachliche Kompetenz und Interesse an den Prozessen anderer Unternehmensbereiche dienen den Aufgaben als Key-User
  • Empathie vs. Autorität: Einfühlungsvermögen ist wichtig, um Ängste der Mitarbeiter nachvollziehen und auf diese eingehen zu können – Durchsetzungsvermögen darf aber ebenso nicht fehlen, um die wesentlichen Punkte des ERP-Projekts nicht aus den Augen zu verlieren
  • Weitblick: Ein guter Key-User denkt und handelt vorausschauend, behält den Gesamtüberblick und hat ein Auge für die täglichen Herausforderungen seiner Kollegen
  • Aufgeschlossenheit: Diese Eigenschaft ist besonders wichtig, da Key-User in einem ERP-Projekt als ständige Ansprechpartner dienen und bei der Mitarbeiterschulung eine vermittelnde Rolle einnehmen sowie ihr Wissen bestmöglich weitergeben müssen
  • Wirkliches Interesse und Motivation an dem ERP-Projekt

junges Projektteam arbeitet an Key-User Auswahl

Key-User in einem ERP-Projekt: So finden Sie einen geeigneten Kandidaten 

Zugegeben, nur selten werden all diese Punkte auf einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zutreffen. Das wichtigste ist aber, einen Kandidaten als Key-User in Ihrem ERP-Projekt auszuwählen, der voll und ganz hinter dem Projekt steht und mit dieser vorbildlichen Haltung auch seine Kollegen begeistern kann. Wenn Ihr Key-User offen für neue Herausforderungen ist und motiviert an die Aufgabe rangeht, passiert dies von ganz allein. Hier sind unsere vier Tipps, mit denen Sie einen geeigneten Key-User für das ERP-Projekt finden:

Tipp 1: Nicht nach Hierarchierang suchen

Geht es darum, die Interessen der Abteilung zu vertreten, denken viele Unternehmer als erstes an den Abteilungsleiter. Verständlich, denn in der Regel kann dieser viel Erfahrung vorweisen, ist mit den Prozessen im Unternehmen vertraut und wird von seinen Kollegen hoch angesehen. Wer könnte also für die Rolle und die Aufgaben als Key-User in einem ERP-Projekt besser geeignet sein? Tatsächlich ist der Abteilungsleiter jedoch nicht immer die beste Wahl. Denn ein guter Abteilungsleiter ist nicht automatisch ein geeigneter Key-User. Gerade in besonders großen Unternehmen haben diese oft eine gewisse Distanz zum operativen Tagesgeschäft entwickelt und übernehmen eher administrative Aufgaben. Mit den eigentlichen Arbeitsläufen sind sie zumindest nicht immer im Detail vertraut. Aber: Natürlich kann auch ein Abteilungsleiter ein geeigneter Key-User sein oder als Key-User eine Schulung durchführen. Das eine schließt das andere nicht aus.

Tipp 2: Suchen Sie nach Leistungsträgern

Schauen Sie lieber genauer hin, denn MitarbeiterInnen mit den passenden Eigenschaften finden sich unabhängig von der Position im Unternehmen. Suchen Sie nach Leistungsträgern! Diese werden auch als Key-User in einem ERP-Projekt von der Belegschaft hoch angesehen. Sie sind vertrauenswürdig, zuverlässig und finden beispielsweise bei Änderungsvorschlägen seitens der Projektleitung leichter Gehör. Ein Leistungsträger kann skeptische MitarbeiterInnen eher überzeugen und die Akzeptanz für das Projekt stärken. Das zahlt sich auch aus, wenn der Key-User die Schulung der Anwender übernimmt.

Tipp 3: Suchfokus nicht nur auf das Know-how legen

Natürlich ist Fachwissen wichtig, wenn es darum geht, den eigenen Fachbereich zu vertreten. Key-User in einem ERP-Projekt müssen sich umfassend mit den Aufgaben in ihrer Abteilung und den dortigen Geschäftsprozessen auskennen. Was jedoch mindestens genauso wichtig ist, sind gewisse Soft Skills,  die ein Key-User mitbringen sollte. Persönliche Werte und Eigenschaften wie Verlässlichkeit, Respekt und Fairness, aber auch Geduld, ein freundliches Auftreten und Kritikfähigkeit sind wichtig. So wird die Motivation für das Projekt aufrecht gehalten und mögliche Widerstände oder Vorbehalte können rechtzeitig entkräftet werden. Das steigert die Kooperation in Ihrem ERP-Projekt. Im besten Fall kommen Einfühlungsvermögen und Durchsetzungsvermögen also zusammen. Zuhören, begeistern, schwierige Sachverhalte verständlich erklären und immer eine gute Balance finden – das ist die Herausforderung.

Tipp 4: Weitblick und Motivation

In vielen Unternehmen fokussieren sich die einzelnen MitarbeiterInnen stark auf ihre eigenen Aufgaben. Ein Austausch mit anderen Unternehmensbereichen findet häufig nur sporadisch statt. Aber: Geschäftsprozesse enden nicht an der Abteilungsgrenze. Der Key-User in Ihrem ERP-Projekt sollte vorausschauend und vor allem bereichsübergreifend denken und handeln. Das setzt voraus, dass er Experte in seinem eigenen Fachbereich ist, sich aber auch für die Abläufen aus anderen Unternehmensbereichen interessiert. Die wichtigsten Voraussetzungen, die ein Key-User mitbringen sollte, sind jedoch Motivation, wirkliches Interesse an der Aufgabe und die Fähigkeit, dieses Interesse auch bei der restlichen Belegschaft wecken zu können.

Klingt nach einer schönen Aufgabe – wo ist der Haken?

MitarbeiterInnen, die die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass während der Umsetzungsphase mit Überstunden zu rechnen ist. Neben dem normalen Tagesgeschäft stehen zusätzliche Meetings und Schulungen auf der Agenda – und das für mehrere Wochen oder Monate, je nach Größe des Projekts.

So unterstützen Sie als Unternehmer Ihren Key-User

Für den Key-User sind ERP-Projekte zeitintensiv, deshalb benötigt auch der beste Key-User Ihre Unterstützung. Es ist zum Beispiel sinnvoll, für die Einführung einen Zeitraum zu wählen, in dem keine weiteren  Projekte geplant sind oder Sie wissen, dass es erfahrungsgemäß etwas ruhiger im Unternehmen ist. Außerdem sollten Sie die ausgewählten MitarbeiterInnen nicht parallel für andere große Kundenprojekte einplanen. 

Aufgaben aus dem Tagesgeschäft können in dieser Zeit von anderen Kollegen übernommen werden. Vorausgesetzt, das Projekt wird von allen MitarbeiterInnen gleichermaßen unterstützt. Wird das Projekt jedoch grundsätzlich in Frage gestellt, kann sich das Arbeitsklima durch solche Maßnahmen verschlechtern. Sehen sie die Vorteile, die das Projekt mit sich bringt, wird die temporäre Belastung durch die Aufgaben als Key-User bereitwilliger in Kauf genommen.

Um es klar zu sagen: Ein ERP-Projekt geht oft mit Stress einher. Vermutlich ist erst einmal etwas Überzeugungskraft notwendig, wenn Sie ihren Wunsch-Kandidaten gefunden haben. Machen Sie deutlich, wie wichtig eine erfolgreiche Umsetzung für das Unternehmen ist und zeigen Sie auch die Vorteile für die MitarbeiterInnen auf. Durch die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt sammelt man Führungserfahrungen – und das Ansehen im Unternehmen steigt nach gelungener Einführung erfahrungsgemäß deutlich an. Sollte eine Person absolut kein Interesse an der Aufgabe haben, wählen Sie lieber jemand anderen für diese Aufgabe aus. MitarbeiterInnen, die alle wichtigen Eigenschaften mitbringen, aber kein Interesse an der Aufgabe haben, bringen Ihnen keinen Mehrwert. Ein positiver Verlauf der Einführung wäre eher gefährdet.

Fazit: Key-User für ERP-Projekte finden

In nahezu jedem Unternehmen ist ein geeigneter Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin beschäftigt, der die Rolle als Key-User in einem ERP-Projekt übernehmen kann. Die Herausforderung besteht nun darin, diese Person zu finden. Häufig sind es die, an die man nicht auf den ersten Blick denkt. Um das ERP-Projekt zu einem guten Abschluss zu bringen, sollten Sie keine schlechten Kompromisse eingehen. Ein schlecht ausgewähltes Projektteam kommt schnell an seine Grenzen – und es kann zu Konflikten und Verzögerungen kommen, was den Erfolg des Projekts gefährdet. Nehmen Sie sich bei der Zusammenstellung lieber etwas mehr Zeit und setzen auf ein motiviertes Team, das gut zusammenarbeitet und gemeinsam alle Herausforderungen meistert. Diese Motivation wird sich automatisch auf die ganze Belegschaft übertragen. Auch wenn die Einführung einer ERP-Software eine technische Umsetzung ist, sollte der Fokus immer auf den Menschen im Unternehmen liegen.

Sie wollen mehr zum Thema ERP-Einführung und zur Auswahl der Key-User in einem ERP-Projekt wissen? Oder haben Sie Interesse daran, die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP kennenzulernen? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Ein gut funktionierendes und auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmtes ERP-System ist heutzutage das A und O. Richtig angewendet bildet es den Knotenpunkt eines jeden Unternehmens – ein zentraler Ort, an dem alle Geschäftsprozesse zusammenlaufen und von Ihnen koordiniert werden können. Der Weg dorthin ist aber nicht immer einfach. Die Aufgabe, ein geeignetes System für das eigene Unternehmen zu finden, kann Sie durchaus vor die ein oder andere Herausforderung stellen – die Auswahl eines geeigneten ERP-Anbieters ist eine davon. Die Komplexität des Marktes wird oft unterschätzt. Das Angebot ist mitunter sehr unübersichtlich und umfasst etliche ERP-Anbieter, deren Systeme unterschiedliche Anwendungsfälle abdecken. Jede Software hat ihre individuellen Stärken und Schwächen. Wen wundert es also, dass viele Entscheider bereits in dieser frühen Phase des Projekts überlastet sind? Um Ihnen die ERP-Auswahl etwas angenehmer zu gestalten, haben wir die wesentlichen Informationen rund um den Auswahlprozess für Sie zusammengetragen.

ERP-Auswahl leicht gemacht – Schritt für Schritt zum Ziel

Die gesamte ERP-Auswahl ist meist mit einem hohen organisatorischen Aufwand verbunden und benötigt deshalb eine präzise Vorbereitung. Der Prozess ist in mehrere Phasen unterteilt. Die Suche nach einem passenden ERP-Anbieter beginnt eigentlich immer mit der Durchführung einer Anforderungsanalyse. Die Ergebnisse dieser werden für gewöhnlich in einem Lastenheft festgehalten. Auch die Erstellung einer Long- und Shortlist sind für einen strukturierten Ablauf entscheidend. Zunächst erfolgt eine grobe Recherche, mit dem Ziel, erst einmal alle potenziellen ERP-Anbieter zu sammeln. Mit jedem weiteren Schritt wird die Anzahl der Kandidaten nach dem Ausschlussverfahren reduziert, sodass am Ende nur noch eine Hand voll übrig bleibt.

Meeting zur ERP Auswahl

Durch diese Herangehensweise werden Sie von der Flut an ERP-Anbietern nicht gleich überrollt, sondern haben die Möglichkeit, nach gewissen Merkmalen zu filtern und anschließend eine Entscheidung zu treffen. Vermutlich klingt das für Sie nun erst einmal nach einem langwierigen Prozess und unnötig hohen Aufwand. Bedenken Sie jedoch, dass Sie vor der eigentlichen ERP-Auswahl, jeden der übrig gebliebenen Kandidaten im Rahmen eines ERP-Workshops erst einmal persönlich kennenlernen. Es sollte also in Ihrem eigenen Interesse sein, mit einer möglichst kurzen – aber hochwertigen – Shortlist zu starten. So weit so gut – aber wie funktioniert das nun alles genau?

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Beginnen Sie mit einer Longlist

Nun haben Sie bereits den Begriff ‚Longlist‘ gelesen. Aber was ist eine Longlist überhaupt? Der Name verrät es bereits ein wenig. Eine Longlist ist ein beliebtes und effizientes Hilfsmittel bei der ERP-Auswahl. Im Grunde genommen geht es darum, das große und unübersichtliche Angebot auf ein überschaubares Maß zu reduzieren, damit Ihnen die Entscheidung nicht nur leichter fällt, sondern Sie am Ende auch die für Sie richtige Wahl treffen. Zunächst geht es darum, sich eine grobe Übersicht über generell in Frage kommende ERP-Anbieter und die damit verbundenen Möglichkeiten zu verschaffen und jene, die Ihre wichtigsten Auswahlkriterien von vorne herein nicht erfüllen können, direkt herausfiltern.

Wo findet man etwaige ERP-Anbieter?

Es gibt mehrere Herangehensweisen, um potenzielle ERP-Anbieter zu finden. Die wohl gängigste Methode ist eine simple und gezielte Internet-Recherche. Der Webauftritt eines Anbieters verschafft Ihnen einen ersten Überblick und Sie erhalten Informationen, die Sie für die Erstellung Ihrer Longlist nutzen können. Der Nachteil hierbei ist jedoch, dass die meisten Internetpräsenzen nur die wichtigsten Funktionen und Features aufführen und es Ihnen vermutlich schwer fällt, zu erkennen, ob der Anbieter auch Ihre individuellen Wünsche umsetzen kann. Neben einer Internet-Recherche haben Sie noch die Möglichkeit, sich in Fachzeitschriften zu informieren oder Messen und Veranstaltungen zu besuchen. Letzteres hat den großen Vorteil, dass Sie den Anbieter direkt persönlich kennenlernen und sich ein erstes Bild machen können. Die zwischenmenschliche Ebene sollten Sie bei der ERP-Auswahl keinesfalls außer Acht lassen.

Meeting eines Projektteams

Das World Wide Web als erste Anlaufstelle

Immer mehr Anbieter bieten mittlerweile auch Live-Präsentationen in Form von Webinaren an, um Interessenten einen ersten Einblick zu geben. Ähnlich wie bei einer Messe können Sie auch so ein wenig leichter einschätzen, ob Sie eine Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter in Betracht ziehen. Auch Vergleichsseiten können ein wertvolles Instrument bei Ihrer Suche sein. Hier haben Sie die Möglichkeit, zahlreiche ERP-Anbieter anhand bestimmter Kriterien zu filtern und so eine erste Übersicht zu erhalten. Wichtig ist hierbei jedoch darauf zu achten, dass die Plattform unabhängig und neutral ist. Egal auf welchem Wege Sie nach möglichen Kandidaten suchen, Ihr grundlegendes Ziel, ein ERP-System zu finden, dass zu Ihnen passt, sollten Sie sich bei der Recherche immer vor Augen halten. Folgende Fragen können Ihnen dabei helfen zu beurteilen, ob ein Kandidat in Ihre Longlist aufgenommen werden sollte oder nicht:

  • Erfüllt das ERP-System Ihre wichtigsten Anforderungen?
  • Welche Ihrer nicht-funktionalen Anforderungen erfüllt es?
  • Ist der ERP-Anbieter auf eine spezielle Branche spezialisiert, vielleicht sogar genau auf Sie zugeschnitten?
  • Gibt es Kriterien, die den Anbieter von vorne herein ausschließen?

In diesem Schritt geht es nicht darum, jeden ERP-Anbieter genauestens zu analysieren und bis ins kleinste Detail zu prüfen. Eine oberflächliche Kontrolle reicht in dieser Phase erst einmal völlig aus. Erfüllt ein ERP-Anbieter die wichtigsten Anforderungen, können Sie ihn in Ihrer Sammlung aufnehmen. Das Ergebnis Ihrer Recherche ist eine Liste mit potenziellen ERP-Anbietern, die sogenannte Longlist.

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Reduzieren und filtern – So entsteht die Shortlist

Der erste Teil wäre geschafft. Vor Ihnen liegt nun eine Liste mit ERP-Anbietern, die generell für Sie interessant sind – näher geprüft haben Sie diese aber noch nicht. Im nächsten Schritt geht es nun darum, die Spreu vom Weizen zu trennen und die Kandidaten genauer unter die Lupe zu nehmen. Aber wie stellt man das am besten an? Auf welche Kriterien sollte man achten? An diesem Punkt kommt Ihr Lastenheft wieder ins Spiel. Schicken Sie dieses nun an alle ERP-Anbieter, die auf Ihrer Longlist stehen. Beschreiben Sie kurz Ihr Anliegen und bitten um eine erste Einschätzung. In erster Linie sollte es nun natürlich darum gehen, ob der ERP-Anbieter und seine Software zu Ihnen passt und Ihre Wünsche umsetzen kann. Achten Sie bei den Antworten aber nicht nur auf fachliche Inhalte, insbesondere die weichen Faktoren liefern Ihnen wertvolle Informationen über Ihren potenziellen Partner. Folgende Fragen helfen Ihnen bei der Bewertung:

  • Wie lange müssen Sie auf eine Antwort des ERP-Anbieters warten?
    • Werden Sie mit einer Standardantwort abgefertigt oder geht der Anbieter auf Sie persönlich ein?
  • Findet die Kommunikation auf Augenhöhe statt?
  • Hat die Rückmeldung einen Mehrwert für Sie, oder wirkt es auf Sie lediglich wie ein Verkaufsgespräch?

Zwischenmenschliche Beziehung nicht unterschätzen

Die zwischenmenschliche Beziehung wird oft unterschätzt, ist für eine erfolgreiche Zusammenarbeit jedoch essenziell. Kommen Sie aus bestimmten Gründen auf persönlicher Ebene nicht mit dem Anbieter zurecht, sind Konflikte oft nicht zu vermeiden. Die Reaktionen der einzelnen Anbieter können Sie nun als Anhaltspunkt nehmen, um weitere Listeneinträge zu streichen. Auf Ihrer Liste sollten nun nur noch ERP-Anbieter stehen, die sowohl Ihre vorausgesetzten Schwerpunkte erfüllen, als auch bei den weichen Faktoren punkten. Im besten Fall sind nun nur noch zwei bis vier ERP-Anbieter im Gespräch.

Projektteam wählt ERP System aus

Sollte Ihre Shortlist zu diesem Zeitpunkt noch deutlich länger sein, sollten Sie noch einmal etwas schonungsloser filtern. Wie bereits erwähnt, beinhaltet der letzte Schritt vor der eigentlichen ERP-Auswahl mehrtägige Workshops, bei denen Sie jedem noch verbliebenen Anbieter genauer auf den Zahn fühlen. Diese verbrauchen enorm viele Ressourcen, besonders das Projektteam wird in diesem Zeitraum eingespannt und steht für das Tagesgeschäft nicht zur Verfügung. Versuchen Sie also, die Liste so weit wie möglich auszudünnen, und mit einer möglichst kurzen Shortlist in die nächste Phase zu gehen. Denn mit jedem zuvor ausgeschlossenen Anbieter wird der nachfolgende Schritt natürlich deutlich verkürzt.

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Diese Tipps helfen Ihnen bei der ERP-Auswahl

Das breit gefächerte Angebot auf ein übersichtliches Maß zu reduzieren, klingt leichter als es ist. Schließlich präsentieren sich alle Anbieter von ihrer besten Seite und man muss wirklich genau hinsehen, um beurteilen zu können wer am besten zum eigenen Unternehmen passt. Folgende Tipps können Ihnen im ERP-Dschungel etwas Orientierung bieten:

Alles steht und fällt mit präzisen Anforderungen

Viele Unternehmen sehen in einem ERP-System die Lösung für all das, was im Unternehmen schief läuft. Diese Herangehensweise ist allerdings ein Trugschluss und entspricht nicht der Realität. Zumindest nicht ganz. Auch wenn Ihnen das eigentliche Problem vielleicht bewusst ist, machen sich die wenigsten Gedanken darüber, wie eine konkrete Lösung für dieses Problem aussehen kann. Natürlich kann ein ERP-System die Abläufe deutlich verbessern, in erster Linie ist und bleibt es jedoch ein Werkzeug, welches nur bei richtiger Anwendung einen Nutzen für Sie hat. Versuchen Sie also, möglichst konkrete Anforderungen und Ziele zu definieren. Vielleicht haben Sie sogar einen Lösungsansatz parat?

 

Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Funktionen

Um eines vorwegzunehmen – das perfekte und auf Sie zugeschnittene ERP-System werden Sie vermutlich nicht finden. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Was für den einen ein wichtiges Feature ist, wäre bei Ihnen vielleicht eher fehl am Platz. Viele Unternehmen erhoffen sich jedoch von der Lösung, dass sie alle Probleme behebt, viele Features mitbringt, die Prozesse optimiert und das am besten mit einem möglichst geringen Aufwand. Wenn Sie keine Prioritäten setzen, kann die ERP-Auswahl für Sie eine endlose Suche werden. Möglicherweise übersehen Sie sogar eine für Sie optimale Lösung. Um einen langen Anforderungskatalog zu vermeiden, sollten Sie die bedeutsamsten Punkte auf Ihrer Liste zu Must-Have-Kriterien deklarieren und bei den restlichen Anforderungen darüber nachdenken, ob Sie unbedingt notwendig sind.

Handeln Sie zukunftsorientiert

Was jetzt schief läuft soll behoben werden, so lautet jedenfalls vielerorts die Devise. Dieser Ansatz ist durchaus nachvollziehbar. Vergessen Sie jedoch nicht, dass sich ein Unternehmen stetig weiter entwickelt. Ein ERP-System begleitet Sie in den meisten Fällen viele Jahre, es ist also nicht verkehrt auch zukünftige Entwicklungen mit einzubeziehen. Welche Herausforderungen könnten demnächst auf Sie zukommen? Überlegen Sie, welche Anforderungen sowohl heute, als auch in den nächsten Jahren weitestgehend für Sie zutreffen.

Suchen Sie das persönliche Gespräch

Es ist oft mühsam einen ERP-Anbieter nur anhand seiner Internetpräsenz zu bewerten. Suchen Sie lieber das persönliche Gespräch, Sie werden recht schnell feststellen, dass dies viel aufschlussreicher ist und es Ihnen leichter fällt, Ihr Gegenüber einzuordnen. Sie dürfen nicht vergessen, dass Sie nicht nur die Software an sich kaufen, sondern auch Dienstleistungen wie Schulungen oder Beratungen. Deshalb spielen auch die weichen Indikatoren eine wichtige Rolle bei der ERP-Auswahl.

Die Anwenderfreundlichkeit ist ein wichtiger Anhaltspunkt

Das System kann noch so toll sein – wenn die Handhabung im Alltag schwierig ist, schadet dies nur der Motivation und senkt die Produktivität. Deshalb gibt es Funktionen, die die Prozessabläufe zwar nicht beeinträchtigen, den Nutzern der Software die tägliche Arbeit aber wesentlich erleichtern. Dazu gehören zum Beispiel klar erkennbare Bedienelemente, eine intuitive Benutzerführung oder auch individuell konfigurierbare Ansichten. Viele Anbieter zeigen auf Ihren Websites beispielsweise Screenshots der Benutzeroberfläche. Dies gibt Ihnen zwar ein erstes Gefühl für die Handhabung, die Usability eines ERP-Systems ist aber natürlich mehr als die reine Optik. Behalten Sie dies bei Ihren Überlegungen im Hinterkopf.

ERP Projektteam im Meeting

Seien Sie für Lösungsvorschläge offen

Im Grunde genommen beschäftigt sich die ERP-Auswahl mit der Suche nach einer konkreten Lösung für bereits bestehende Probleme. Versuchen Sie also, den Fokus darauf zu legen, was Sie erreichen wollen und nicht was getan werden muss, um dies zu erreichen. Seien Sie offen für verschiedene Ansätze und formulieren Sie Ihre Anforderungen neutral und prozessbezogen. Beschränken Sie sich darauf, das Problem zu beschreiben und Ihr gewünschtes Ziel zu formulieren. Wie dies letztendlich umgesetzt werden kann, überlassen Sie am besten dem ERP-Anbieter.

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Fazit

Die ERP-Auswahl sollte wohl überlegt sein. Immerhin handelt es sich um eine komplexe Software, die in Ihre Geschäftsprozesse eingreift. Viele Unternehmen können gar nicht so genau sagen, was Sie sich von einem ERP-System konkret erhoffen und tun sich deshalb bei der Entscheidung recht schwer. Natürlich ist es nicht einfach, sich bei der großen Auswahl von Anbietern und Funktionen zurechtzufinden, es deshalb aber einfach nebenbei auszuwählen, ohne sich vorher ein paar Gedanken zu machen, wäre nicht besonders klug. Es lohnt sich immer zu vergleichen. Versuchen Sie klare Schwerpunkte festzulegen und sich sowohl auf die aktuelle Situation als auch auf zu erwartende Herausforderungen zu konzentrieren. Dann steht einem erfolgreichen Auswahlprozess nichts mehr im Weg.

Um sich einen ersten Eindruck von unserer Software zu verschaffen, bieten wir in regelmäßigen Abständen kostenlose Webinare an, hier finden Sie eine Übersicht der kommenden Events. Wenn Sie mehr zum Thema ERP-Auswahl oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200.

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3 Anzeichen, dass es Zeit für einen ERP-Wechsel ist

Das ERP-System ist in vielen Unternehmen das Herzstück, um das sich alles dreht. „Never change a running system“ lautet deshalb vielerorts die Devise, wenn es um die eingesetzte Software geht – selbst wenn diese mittlerweile veraltet oder zu klein geworden ist. Die Abläufe und Strukturen im Unternehmen entwickeln sich jedoch stetig weiter. Das anfallende Tagesgeschäft lässt sich ohne eine unterstützende Software nur schwer managen. ERP-Systeme sind deshalb oft viele Jahre im Einsatz. Besonders alteingesessene Mitarbeiter sträuben sich häufig dagegen, es durch eine moderne Lösung zu ersetzen. Durch ein veraltetes ERP-System entstehen Ihrem Unternehmen jedoch oftmals Wettbewerbsnachteile. Wieso? Meistens kann die Software die Anforderungen nicht mehr richtig erfüllen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Warnsignale auf eine veraltete ERP-Software hindeuten. Und wann es für Sie an der Zeit ist, über einen ERP-Wechsel nachzudenken.

Gründe für einen ERP-Wechsel

Aller Anfang ist Unzufriedenheit. Betrieb und Wartung einer ERP-Software waren in der Vergangenheit aufwendig. Viele Unternehmen nehmen daher lieber die Nachteile in Kauf, anstatt die Software zu optimieren – oder eine neue Lösung einzuführen. Meistens denken Unternehmen erst über einen ERP-Wechsel nach, wenn Sie mit der bisherigen Lösung nicht mehr zufrieden sind. Aber wie äußert sich das? Eine bestehende, veraltete Software erkennt man in erster Linie an mangelnder Transparenz sowie fehlenden Funktionalitäten und Flexibilität. Die Software lässt sich nur geringfügig anpassen und einfache Erweiterungen sind oft nicht möglich. Dadurch werden immer mehr Insellösungen eingesetzt: Dabei nehmen der Pflegeaufwand und auch die Kosten für Instandhaltung und Wartung immens zu.

Regelmäßige Nutzung von Excel: ERP-Wechsel sinnvoll?

Das wohl eindeutigste Anzeichen dafür, dass Sie ein veraltetes ERP-System verwenden, ist die regelmäßige Nutzung von Excel. Exportieren Sie beispielsweise Daten aus einem System und importieren diese auf Basis von Tabellen in ein anderes? Werden wichtige Auswertungen aus unterschiedlichen Systemen immer wieder in Tabellen zusammengeführt, weil keine einheitliche Datenbasis existiert? Excel ist eines der am meisten verwendeten IT-Tools, da es leicht erlernbar und einfach bedienbar ist. Für eine bestmögliche Bewältigung der anfallenden Aufgaben im Tagesgeschäft ist Excel eher kontraproduktiv und die Nachteile überwiegen – ein ERP-Wechsel wäre also durchaus eine Idee.

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Die Herausforderungen: Excel ist keine Datenbank, daraus entstehen viele Einschränkungen. Die Dateien liegen meistens auf lokalen Rechnern. Ist der Mitarbeiter mit dem letzten Datenstand gerade nicht im Büro, kann die Aktualität der Daten nicht gewährleistet werden. Das führt dazu, dass Daten häufig doppelt eingepflegt werden. Nachträgliche Änderungen müssen dann in allen Tabellen vorgenommen werden. Zudem ist das Programm fehleranfällig und Zugriffsrechte lassen sich nur schwer verwalten. Das Verwenden von Excel verursacht zwar keine weiteren Kosten, aber: Es werden Zeit- und Mitarbeiterressourcen beansprucht, die effektiver eingesetzt werden könnten. Überlegen Sie daher, ob ein ERP-Wechsel nicht doch Sinn macht!

Altes ERP-System? Geschwindigkeitsprobleme an der Tagesordnung

ERP-Update für mehr Effizienz – ja oder nein? Ein in die Jahre gekommenes ERP-System lässt sich auch durch Geschwindigkeitsprobleme feststellen. Diese werden oftmals erst bei umfangreichen Reports und Auswertungen sichtbar. Aber auch die tägliche Arbeit ist schnell von Wartezeiten geprägt. Auch wenn es jeweils nur kurze Unterbrechungen sind: Die Zeit summiert sich, in der ein Mitarbeiter nicht wertschöpfend eingesetzt werden kann. Ein Kostenfaktor, der besonders bei mehreren Nutzern schnell relevant wird. Ein langsames ERP-System ist außerdem ein negativer Faktor für die Mitarbeitermotivation. Auf lange Sicht wirkt sich ein ERP-Wechsel auch positiv auf die Produktivität der Mitarbeiter aus.

Eingeschränkter mobiler Zugriff – ERP-Update gefällig?

Die Kultur innerhalb vieler Unternehmen hat sich die letzten Jahre stark verändert. Homeoffice und Smart-Working sind hier nur zwei Beispiele. Haben Ihre Mitarbeiter keinen oder nur einen eingeschränkten mobilen Zugriff? Und müssen sich erst über Virtual Private Network (VPN) mit dem Unternehmensserver verbinden? Dann verwenden Sie wahrscheinlich noch ein altes ERP-System. Die Verbindung per VPN ist nicht mehr zeitgemäß, besonders wenn die Oberfläche nicht für mobile Endgeräte optimiert ist. Das Arbeiten von zu Hause oder unterwegs sollte für Ihre Mitarbeiter möglich sein, damit sie flexibel sind. Die Standartvoraussetzung für moderne ERP-Lösungen: ein mobiler Zugriff auf relevante Daten – zu jeder Zeit und von jedem Standort aus. Besonders für Ihren Kundendienst, den Vertrieb und die Geschäftsführung ist dies wichtig. Ein ERP-Wechsel ist hier also von großem Vorteil.

Alte ERP-Lösung optimieren oder ein neues System einführen?

Letztendlich liegt die Entscheidung für oder gegen ein neues ERP-System beim Unternehmer. Sind Sie sich nicht sicher, ob Sie ein neues System benötigen? Oder eine Optimierung und Anpassungen der alten Software vorerst ausreichen? Überprüfen Sie zunächst, ob Ihre ERP-Software auf dem aktuellsten Stand ist. Oftmals beinhalten Updates Funktionserweiterungen und Sicherheitsaktualisierungen. Weiterhin können durch ein Upgrade der Hardware oder Bereinigung und Modernisierung der Datenbank einige Probleme behoben werden – so läuft die Software wieder schneller. Diese Vorgehensweise funktioniert jedoch nicht mehr, wenn einzelne Funktionalitäten nicht mehr durch das ERP-System abgebildet werden können. Daher kommen Unternehmen irgendwann an den Punkt, wo nur noch die Einführung einer modernen Lösung sinnvoll ist. Wann lohnt sich ein ERP-Wechsel? Besonders dann, wenn die Geschäftsprozesse nicht mehr durch das ERP-System abgebildet werden können – und Office-Tools wie Excel vermehrt zum Einsatz kommen.

Mit der Implementierung einer auf Sie individuell abgestimmten Komplettlösung gehören bisher eingesetzte Insellösungen der Vergangenheit an. Denken Sie auch über einen ERP-Wechsel nach? Sie wollen mehr über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

ERP-Einführung: Risiken erkennen und minimieren

Ist Ihre ERP-Einführung gescheitert? So beugen Sie nächstes Mal vor

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, bleibt Frustration auf beiden Seiten zurück – nicht nur bei Ihnen, sondern auch beim Anbieter. Mit dem richtigen Know-How können Sie bei einer ERP-Einführung Risiken erkennen und auf ein Minimum reduzieren. So sparen Sie Zeit, Nerven und Kosten. Hier stellen wir 5 häufige Gründe vor, aus denen eine ERP-Einführung Probleme verursachen kann – und geben Ihnen 5 Tipps, mit denen Sie bei einer ERP-Einführung Risiken minimieren können.

Was sind die Ursachen, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist?

Die Einführung einer ERP-Software ist für ein Unternehmen Chance und Risiko zugleich. Im Idealfall wird das Projekt ohne größere Probleme abgeschlossen und Sie bemerken rasch verbesserte Abläufe. Um ein Projekt dieser Größenordnung umsetzen zu können, müssen ERP-Anbieter und Unternehmen Hand in Hand arbeiten. Trotzdem gibt es einige Stolperfallen, die das Projekt in die Länge ziehen oder zurückwerfen können.

Dass eine ERP-Einführung gescheitert ist, kommt im Mittelstand nur selten vor – aber es passiert. Beide Seiten können für ein Scheitern des Projekts verantwortlich sein, häufig aus denselben Gründen. Um auf alle Situationen gut vorbereitet zu sein, sollten Sie mögliche Risiken bei der ERP-Einführung kennen und rechtzeitig aus dem Weg räumen. Im Folgenden zählen wir die wichtigsten Risikofaktoren für Probleme bei der ERP-Einführung auf – und erläutern, was Sie dagegen tun können.

ERP-Einführung: Risiken und Problemfelder

Wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist, dann ist nicht nur ein Grund dafür verantwortlich. Oftmals sind es verschiedene Ursachen, die zusammenhängen und sich gegenseitig beeinflussen. Nachfolgend sind 5 Punkte zusammengefasst, die als ERP-Projekt-Risiken gelten.

1. Risiko: Ungeeignetes Projektteam

Einer der wichtigsten Risikofaktoren, der für eine gescheiterte ERP-Einführung verantwortlich ist, ist ein ungeeignetes Projektteam. Bedenken Sie: Einer Veränderung, die den Arbeitsalltag zunächst auf den Kopf stellt, begegnen viele MitarbeiterInnen naturgemäß erst einmal mit Skepsis. Diese Situation zu managen ist nicht ganz einfach. Ein professionelles Projektteam sowie klare Zuständigkeiten sind deshalb das A und O bei einer ERP-Einführung. Vorbehalte in der Belegschaft sollten Sie ernst nehmen – Ihre MitarbeiterInnen sind schließlich diejenigen, die künftig mit der neuen Software arbeiten und somit auch maßgeblich am Erfolg oder Misserfolg des Projekts beteiligt sind. 

Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, muss die neue Software bei der Belegschaft Akzeptanz finden. Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt es häufig daran, dass der Sinn hinter der Veränderung nicht erkannt wurde. Das Projektteam sollte deshalb durch regelmäßige Meetings über den Fortschritt des Projekts berichten, um zu verdeutlichen, welche Vorteile die neue Software mit sich bringt.

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Das Projektteam sollte erklären, welche Ziele mit der Veränderung verfolgt werden und was genau sich verändern wird. Machen Sie deutlich, dass die Software nicht eingesetzt wird, um Arbeitsplätze zu ersetzen, sondern um den Tagesablauf für jeden einfacher und effizienter zu gestalten. Erst wenn alle an einem Strang ziehen, kann die Umsetzung erfolgreich sein – und einem Scheitern der ERP-Einführung vorbeugen. 

Das Projektteam trägt eine große Verantwortung und muss viele Herausforderungen meistern. Machen Sie sich also im Vorfeld Gedanken darüber, wer welche Rolle besetzen sollte. Nicht jeder ist für jede Position geeignet. Fehlende Kompetenzen oder zu wenig Einfühlungsvermögen im Team führen eigentlich immer zu Problemen bei der ERP-Einführung, erschweren die Umsetzung und somit auch einen erfolgreichen Projektabschluss. Wie Sie ein gutes ERP-Projektteam zusammenstellen, welche Eigenschaften die Beteiligten mitbringen und was Sie sonst noch beachten sollten, können Sie hier nachlesen: Wie stelle ich ein gutes ERP-Projektteam zusammen?

2. Risiko: Zu flache Hierarchien

Heute haben viele Unternehmen flache Hierarchien und Strukturen. Eigentlich ist das fortschrittlich, denn so können sich alle MitarbeiterInnen einbringen und Entscheidungen treffen Sie gemeinsam. Alle können und dürfen mitreden und ein harmonisches Miteinander steht auf der Prioritätenliste in der Regel weit oben. Obwohl flache Hierarchien also viele Vorteile haben, können Sie auch eine Ursache sein, wenn eine ERP-Einführung gescheitert ist. 

Das Risiko: Projektmanagement und Anbieter möchten das Projekt zügig und einfach umzusetzen. Das Streben nach Konsens führt aber oft dazu, dass jeder es jedem Recht machen möchte. Alle Wünsche, Ideen und Verbesserungsvorschläge zu berücksichtigen ist aber fast nicht möglich und führt auch nur selten zu einem zügigen Projektabschluss.

Die Belegschaft rechtzeitig in die Planung mit einzubeziehen und ihr ein Mitspracherecht einzuräumen ist wichtig. Doch es kommt auf die Balance an, denn wichtige Entscheidungen sollten zeitnah getroffen werden. Gibt es zu viele Projektbeteiligte, wird es schnell kompliziert. Weiterhin neigen viele MitarbeiterInnen dazu, nur die eigene Position im Unternehmen zu sehen. Wünsche und Ideen werden erfahrungsgemäß oft nur auf den eigenen Anwendungsbereich bezogen – eine prozessorientierte Sicht- und Arbeitsweise fehlt. 

Man möchte Veränderungen zulassen, ist aber nicht bereit alte Gewohnheiten abzulegen. Kurz gesagt, viele relevante Entscheidungen können so ausgebremst werden. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie klare Verantwortlichkeiten schaffen und konkrete Ziele formulieren. Außerdem ist es hilfreich, bei Ihrer Belegschaft das Verständnis für die Bedürfnisse und Aufgaben anderer Unternehmensbereiche zu stärken.

3. Risiko: Insellösungen im Unternehmen

In jedem Unternehmen gibt es eigene Abteilungen mit eigenen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Zudem hat jeder MitarbeiterIn sein eigenes Rollenverständnis. Mit der Zeit entwickelt sich ein vertrautes Geflecht aus Hierarchien und Zuständigkeiten. Abteilungen werden daher intern häufig wie „Fürstentümer“ gemanagt. Kommen nun neue Abläufe oder Aufgaben von außen in die eigene Abteilung, sind Konflikte vorprogrammiert. 

Funktionierende Insellösungen lässt man ungern los. Alte Angewohnheiten abzulegen, über die eigenen Arbeits- und Abteilungsgrenzen hinaus zu denken und zu handeln fällt vielen MitarbeiterInnen schwer – das ist durchaus menschlich. Hinter dieser Abwehrhaltung versteckt sich oft die Angst, ersetzbar zu sein. 

Wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist, liegt es häufig daran, dass im Unternehmen kein Umdenken stattfinden konnte. MitarbeiterInnen, die aus Sorge um einen Kompetenzverlust Widerstände aufbauen oder die bisherige Vorgehensweise verteidigen, können bei der ERP-Einführung Probleme verursachen. Der Schlüssel lautet: Kommunikation. Versuchen Sie, die Angst vor Ersetzbarkeit zu nehmen und die Vorzüge des ERP-Systems transparent zu kommunizieren.

4. Risiko: ERP-System passt nicht zum Unternehmen

Ist eine ERP-Einführung gescheitert, kann das auch an einer ungeeigneten Software liegen. Viele Unternehmen unterschätzen, wie wichtig die Auswahl des passenden ERP-Systems ist. Deshalb sollten Sie dieser Aufgabe viel Aufmerksamkeit widmen. Der Markt bietet mittlerweile so viele ERP-Systeme, dass es gar nicht so einfach ist, das richtige für ein Unternehmen auszusuchen. 

Wer bei der ERP-Einführung Risiken reduzieren will, zieht daher häufig eine externe Beratungsfirma hinzu. Das Problem dabei: Unternehmensberater gehen grundsätzlich von Standardprozessen aus. Mit den individuellen Besonderheiten Ihres Unternehmens sind sie nicht vertraut. Diese lernen sie erst kennen, wenn die Wahl für die neue Software bereits getroffen ist. 

Ist die Wahl auf eine für das Unternehmen ungeeignete Software gefallen, wird dies meist sichtbar, wenn die Umsetzungsphase begonnen hat. Dann fällt auf, die gewählte Software deckt nicht alle Anforderungen ab oder ist zu überdimensioniert. Es wird nachgebessert und angepasst – der Projektabschluss verzögert sich. Wenn Sie externe Berater hinzuziehen möchten, sollten Sie dies unbedingt vor dem Auswahlprozess machen und nicht, wenn die Wahl bereits getroffen wurde.

Hilfreich ist dagegen eine umfangreiche Projektanalyse. Ein ERP-System, das die Geschäftsprozesse falsch abbildet, unflexibel ist und das Tagesgeschäft nicht richtig abdeckt, führt oft zu neuen Insellösungen. Gerade diese möchte man durch die Einführung einer ERP-Software eigentlich loswerden. Im schlimmsten Fall ist die ERP-Einführung gescheitert und Sie müssen einen neuen Anbieter auswählen – eine Situation die Sie unbedingt vermeiden sollten. 

Eine falsche Softwareauswahl ist häufig auf eine mangelhafte ERP-Auswahl und eine unzureichende Vorbereitung des ERP-Workshops zurückzuführen. Ein vollständiges Pflichtenheft und eine umfangreiche Prozessanalyse sind unbedingt zu empfehlen! Haben Sie eine klare Vorstellung der Sollprozesse, fällt ihnen die Wahl leichter. 

Führen Sie den Auswahlprozess gewissenhaft durch und beziehen Sie die Belegschaft mit ein. Betrachten Sie bereits im Vorfeld die ERP-System-Kosten so realistisch wie möglich. Unbedachte Entscheidungen werden schnell teuer. Achten Sie außerdem darauf, dass die neue Lösung flexibel und anpassbar ist. So können Sie die Risiken der ERP-Einführung deutlich reduzieren.

5. Risiko: Zeit- und Kostenrahmen zu knapp kalkuliert

Ihr ERP-Anbieter geht davon aus, dass Sie mit der Einführung einer Software klare Ziele verfolgen. Schließlich bedeutet die neue Software eine Veränderung, die einige Ressourcen in Anspruch nimmt. Viele Unternehmer wollen bei einem ERP-Projekt allerdings vor allem Zeit und Geld sparen. Wie weiter oben beschrieben, kommt es zum Glück nur selten vor, dass am Ende die ganze ERP-Einführung gescheitert ist. 

Dass der geplante Zeit- und Kostenrahmen für das ERP-System überschritten wird, ist dagegen ein häufiges Problem. Es entsteht meistens dann, wenn Sie die Vorbereitung nicht gewissenhaft durchgeführt haben oder ungeduldig sind und die ERP-Einführung zu früh ansetzen. Sind wesentliche Fragen zum Zeitpunkt der Umsetzung noch offen, zieht sich das Projekt unnötig in die Länge und die Kosten, die durch ungeplante Anpassungen entstehen, steigen weiter an. Oft wird auch viel zu wenig Zeit einkalkuliert. Vielleicht kommt es nicht dazu, dass die gesamte ERP-Einführung gescheitert ist – jedoch verschiebt sich der Projektabschluss immer wieder nach hinten.

5 Tipps für Ihre ERP-Einführung: Risiken minimieren – Chancen nutzen

Sie können typische Stolperfallen vermeiden, um die Risiken für Ihre ERP-Einführung zu reduzieren. Wenn Sie folgende Tipps berücksichtigen, haben Sie bereits gute Voraussetzungen für ein gelungenes ERP-Projekt geschaffen:

  1. Gute Vorbereitung: Ist eine ERP-Einführung gescheitert, liegt der Fehler oft in der mangelnden Vorbereitung. Ein Projekt kann nicht erfolgreich sein, wenn das Unternehmen nicht seinen Teil dazu beträgt. Legen Sie fest, welche Prozesse mit der neuen ERP-Software optimiert werden sollen und welche konkreten Ziele Sie mit der Einführung verfolgen.
  2. Ängste abbauen: Machen Sie Ihr ERP-Vorhaben von Anfang an transparent, um den Sorgen der MitarbeiterInnen entgegenzuwirken. Für sie kommt nicht nur eine neue Benutzeroberfläche hinzu, sie müssen auch lernen bereichsübergreifend zu denken.
  3. Schulung anbieten: Um die Risiken der ERP-Einführung zu reduzieren, sollten Sie Ihren MitarbeiterInnen eine Schulung anbieten. Die Belegschaft lernt neue Arbeitsschritte und Funktionen des ERP-Systems von Anfang an richtig und es ist für jeden nachvollziehbar, weshalb diese so ausgeführt werden sollten. 
  4. ERP-System optimieren: Sind alle Projektanforderungen umgesetzt, gilt die ERP-Einführung als abgeschlossen. Viele Unternehmen neigen dann dazu, die Software nicht weiter zu optimieren. Funktionalitäten, die eigentlich vorhanden sind, werden nicht genutzt. Sammeln Sie Verbesserungsvorschläge, die Sie in Zusammenarbeit mit dem ERP-Anbieter umsetzen. 
  5. Lösungsorientiert bleiben: Wichtig zu verstehen – die Software kann am allerwenigsten etwas dafür, wenn ein ERP-Projekt gescheitert ist. Suchen Sie nicht nach Schuldigen, sondern nach einer Lösung – am besten zusammen mit Ihrem ERP-Anbieter.

Wenn Sie mehr zum Thema Risikofaktoren für ERP-Projekte erfahren möchten oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir beraten Sie gerne!

Ablauf einer erfolgreichen Einführung eines ERP-Systems

Die Einführung eines ERP-Systems ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Es kann durchaus mehrere Monate dauern, bis das System in Ihrem Tagesgeschäft integriert ist – je nach Komplexität der Anforderungen und Anzahl der Mitarbeiter. Ein solches Projekt kostet Zeit, Ressourcen und vermutlich auch einige Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, gilt wie bei jedem Projekt auch bei der Einführung eines ERP-Systems: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP-Projekts hängt selten von der Technik ab. Doch was bringt es dann zum Scheitern? Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber auch die Ablehnung der Mitarbeiter. Was Sie also brauchen, ist eine gute Vorbereitung und ein Projektteam, das von Anfang an zusammenarbeitet. Es folgt eine Übersicht über den Ablauf einer ERP-Einführung – und worauf Sie sonst noch achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.

Vorbereitung und Analyse der ERP-Implementierung

Fragen Sie sich vor dem Beginn der Recherche nach geeigneten ERP-Anbietern, ob Sie bereit für ein ERP-System sind. Eine fehlende Basis beispielsweise kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelständisches Unternehmen hat man außerdem häufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachlässig sein, was die ersten Überlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelmäßig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Was soll das System können? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings oft auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge geklärt, ist das Fundament für Ihr ERP-Projekt gelegt.

Anforderungsanalyse und Lastenheft

Was als Nächstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist die Durchführung einer Anforderungsanalyse. Hierbei sollten Sie versuchen, möglichst ergebnisoffen zu sein. Um neue Perspektiven zu erhalten, kann es hilfreich sein, Externe hinzuzuziehen – so sieht man sein Unternehmen oft mit anderen Augen. Außerdem kann es hilfreich sein, Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einzubinden. Diese sind es schließlich, die später mit der ERP-Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem persönlichen Gespräch. Eine gute Möglichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP-System festzuhalten, ist ein Lastenheft. Dieses Dokument ist die Basis für die weitere ERP-Auswahl. Unterschieden werden hierbei technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie jedoch Ihre Erwartungen lösungsneutral zu formulieren und überlassen Sie die Umsetzung einfach Ihrem zukünftigen ERP-Anbieter.

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Das Dokument sollte neben den Anforderungen an das ERP-System auch eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten. Informationen über Ihre Produkte, Leistungen sowie Stärken und die aktuelle IT-Infrastruktur sind ebenfalls sinnvolle Ergänzungen. Außerdem wichtig sind ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich für die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen meist kostspielig.

Projektleiter und Key-User

Neben der Durchführung einer Anforderungsanalyse und der Erstellung eines Lastenhefts ist bei der Einführung eines ERP-Systems das Projektteam mindestens genauso wichtig. Sie benötigen einen Projektleiter sowie einen Key-User. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht außer Acht lassen. Der Projektleiter sollte beispielsweise Durchsetzungsvermögen mitbringen, aber auch emphatisch sein. Einen Blick für das große Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgeschäft sein. Key-User hingegen vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Veränderungen auf, die durch die Einführung eines ERP-Systems entstehen. Sie versuchen Ängsten und Vorbehalten feinfühlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Belegschaft im System schulen. Ihr Key-User sollte möglichst viel Erfahrung und Fachkompetenz mitbringen. Seien Sie sich darüber bewusst, dass beide Positionen viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, in der die normalen täglichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden müssen.

Von der Longlist zur Shortlist

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die nächsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute Möglichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche zunächst mit einer Recherche im Internet und führen Sie dabei eine Checkliste. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter generell in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist gibt Ihnen einen ersten Überblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen: Sind zum Beispiel benötigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange müssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die E-Mail ein Standardtext oder erhalten Sie eine persönliche Antwort? Auf diese Weise können Sie weitere ERP-Anbieter herausfiltern.

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Die übrig gebliebenen Kandidaten bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin für eine kurze Präsentation vereinbaren. Hier können Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und Rückfragen klären. Anschließend folgt ein ERP-Workshop. Eine Präsentation, individuell auf Sie abgestimmt. Der Anbieter kann die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorführen – anhand von Beispieldaten oder einer kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP-System in Ihrem Unternehmen einfügen würde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die persönliche Ebene, schließlich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher können lediglich die Lizenzkosten genannt werden.

Einführung eines ERP-Systems – Die Umsetzungsphase

Haben Sie sich für einen passenden ERP-Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen möchte. Die Begriffe Lastenheft und Pflichtenheft werden häufig synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Dokumente. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer ERP-Implementierung. Dadurch können Sie Anpassungen im weiteren Projektverlauf weitestgehend vermeiden. Anschließend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die Übernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.

Checkliste – Sind Sie bereit für die Einführung eines ERP-Systems?

  • Ist eine aktuelle, zentrale Datenbasis vorhanden?
  • Steht das Projektteam zur Verfügung?
  • Wurden die Geschäftsprozesse regelmäßig und konsequent ins System eingepflegt?
  • Ist der Informationsaustausch anhand von Prozessen geregelt?

Zusammenfassung der ERP-Implementierung

Für einen besseren Überblick eine kurze Zusammenfassung der einzelnen Schritte:

  • Durchführung einer Anforderungsanalyse
  • Erstellung eines Lastenhefts
  • Zusammenstellung eines Projektteams
  • Erstellung einer Long- und Shortlist
  • Durchführung eines ERP-Workshops
  • ERP-Auswahl treffen
  • Pflichtenheft erstellen lassen
  • Installation der ERP-Software
  • Datenübernahme
  • Anpassung & Reporting
  • Echtbetrieb (Tagesgeschäft)

Im nächsten Beitrag erfahren Sie, welche Faktoren Ihrem ERP-Projekt zum Erfolg verhelfen und was Sie eher vermeiden sollten. Sie möchten mehr zum Thema ERP-Einführung oder über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!

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