Geht es Ihnen genauso? Erhalten Sie auch täglich eine Flut an E-Mails, Briefen, Rechnungen, Belegen und Verträgen, die alle gelesen, gespeichert oder bearbeitet werden müssen? Schließlich kann jedes Schriftstück eine wichtige Information enthalten, die jetzt oder später essenziell für Ihre Wachstum als Unternehmen ist. Also besser archivieren, meist abgelegt in Aktenordnern. So ist es keine Seltenheit, dass die Schränke im Büro oder Archiv überfüllt sind. Benötigt nun ein Mitarbeiter ein bestimmtes Dokument, muss er zunächst zum Aktenschrank, um dort den richtigen Ordner und das gesuchte Dokument zu finden. Das frisst Zeit. Aber auch digital abgelegte Daten sind nicht automatisch besser organisiert. Durch die verteilte Speicherung auf Festplatten, Laufwerken oder im E-Mail-Eingang geht der Überblick schnell verloren. Eine Möglichkeit wieder Ordnung in das Ablagesystem zu bringen und massig Zeit (und Nerven) zu sparen, ist das digitale Dokumentenmanagement mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS). So viel können wir Ihnen schon verraten: Ihre HR-Abteilung wird es Ihnen danken – aber lesen Sie besser selbst.
Ein Fakt: die Weltweite Datenmenge verzehnfacht sich bis 2025 auf 163 ZByte
Die Datenberge wachsen stetig weiter. Dies hat sicherlich auch mit der heutigen „Wir-speichern-alles-Mentalität“ zu tun. Täglich erzeugen und teilen wir unzählige Daten. Das 2017 veröffentlichte Whitepaper ‚Data Age 2025‘ von IDC prognostiziert, dass sich die weltweite Datenmenge bis 2025 auf 163 ZBbyte erhöhen wird. Damit Sie sich dies besser vorstellen können: Ein Zettabyte ist eine Milliarde Terabyte. Viele Unternehmen sind der Annahme, dass man diesem Problem entgegenwirken kann, indem man auf einen cloud-basierten Speicher umstellt. Bei falscher Handhabung verlagert sich das Problem jedoch nur an einen anderen Ort, da viele Mitarbeiter dann dazu neigen, sorgloser mit Daten und deren Speicherung umzugehen.
30 Prozent der Arbeitszeit vergehen mit Suchen
Gerade das Suchen nach den richtigen Dokumenten beansprucht einen großen Teil der täglichen Arbeit. Durch den erhöhten Verwaltungs- sowie Personalaufwand entstehen natürlich hohe Kosten. Damit Sie als Unternehmer Entscheidungen zeitnah treffen können, ist ein schneller und einfacher Zugriff auf relevante Informationen jedoch besonders wichtig. Die Frage der Datenspeicherung gewinnt demnach immer mehr an Bedeutung. Mithilfe einer DMS-Software steht ein Dokument schnell und einfach zur Verfügung, ohne dass Sie danach suchen müssen. Aber was kann eine Software zur Erleichterung des digitalen Dokumentenmanagement genau?
Die Grundlage des digitalen Dokumentenmanagements: Wie funktioniert eine DMS-Software?
Eine DMS-Software ist ein datenbankgestütztes System zur Verwaltung und Archivierung von Dokumenten aller Art. Zunächst werden alle papiergebundenen Dokumente, wie beispielsweise Abrechnungsbelege, eingescannt und somit digitalisiert. Die Software verwendet zum einen Metadaten und zum anderen die sogenannten Nutz- bzw. Primärdaten, dies ist das eigentliche Dokument. Zu den Metadaten gehören alle begleitenden Informationen eines Dokuments. Dazu zählen zum Beispiel Informationen über den Autor, die Art des Dokuments, die Kundennummer, das Erstellungsdatum, oder auch der Sachbearbeiter. Anhand der Metadaten lässt sich ein Dokument zweifelsfrei identifizieren und verwalten. Die Metadaten der Dateien werden in einer Datenbank hinterlegt und müssen normalerweise beim Einstellen eines Dokuments vom Benutzer in entsprechende Masken eingegeben werden.
Das gesuchte Dokument lässt sich leicht finden, indem man einen Suchbegriff oder auch eine Rechnungsnummer in ein Textfeld eingibt. Die Suche nach einem Dokument beansprucht demnach nur wenige Sekunden. Alle eingehenden Dokumente sind in einem zentralen Archiv gespeichert und werden nur ein einziges Mal abgelegt. Dadurch entstehen keine mehrfachen Versionen an verschiedenen Speicherorten. Um die Dokumente so organisieren zu können, wie man es gewohnt ist, bleibt die vertraute Ordnerstruktur erhalten. Je nachdem, welche Zugangsberechtigung man hat, können mehrere Personen ein Dokument sehen und auch bearbeiten. Ältere Versionen werden nicht überschrieben, sollte also ein Problem auftreten, kann man jederzeit auf die Vorgängerversion zurückgreifen.
Mit digitalem Dokumentenmanagement können Sie mehr als nur archivieren
Der Einsatz einer Software für das Dokumentenmanagement bringt Ihnen viele Vorteile auf den unterschiedlichsten Ebenen. Denn es geht nicht nur um das reine Ablegen von Daten, sondern darum die Dokumente so zu verwalten, zu speichern und für den Nutzer zu organisieren, dass sie schnell und einfach wieder verfügbar sind. Auswertungen, Berichte, Rechnungen, Zeiterfassungen, Benachrichtigungen – wichtige Belege sind im Dokumentenmanagementsystem sicher und transparent archiviert. Zudem sind Arbeitsabläufe effizienter und die Kommunikation im Unternehmen verbessert sich. Richtig geplant und eingesetzt, verbessert das digitale Dokumentenmanagement Arbeitsprozesse spürbar, steigert die Qualität und reduziert die Kosten. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Zentrale, sichere und übersichtliche Ablage von Dokumenten
- Einfache Erfassung und Bedienung
- Hohe Zeitersparnis: Bearbeitungszeit und Suche nach einem Dokument sind erheblich reduziert
- Senkung der Kosten für Lagerräume und Papier
- Standortübergreifender Zugriff auf Dokumente, zu jeder Zeit verfügbar
- Optimierung der Zusammenarbeit im Unternehmen
- Steigerung der Produktivität
- Prozesse werden nachvollziehbar und transparent
- Risiko von Datenverlust sinkt durch zuverlässige Archivierung
- Revisionssichere und GoBD-konforme Aufbewahrung
ERP und DMS – eine Kopplung, die Ihnen viele Vorteile bringt
Die Integration einer DMS-Software ins ERP-System bringt Ihnen einige Vorteile. Die DMS-Software kann sowohl elektronische als auch auf Papier empfangene Dokumente automatisiert erfassen und prüfen. Das macht sie zum perfekten Datenlieferanten für ERP-Systeme. Dokumente, die Sie in einem ERP-System erzeugen, können Sie automatisch in der DMS-Software archivieren und mit anderen Dokumenten zusammenführen. Bei diesem Vorgang spricht man von elektronischen Akten. Diese Akten beinhalten dann alle Informationen, die beispielsweise einen Kunden betreffen – aber auch Personalakten. Alle Informationen, die in der Akte gespeichert werden, werden automatisch indiziert und mit Metadaten versehen. Das macht die Suche nach einem bestimmten Dokument sehr einfach.
Wieso mobiles Dokumentenmanagement inzwischen ein so mächtiger Hebel ist
Für alle Mitarbeiter im Außendienst bietet ein mobiles Dokumentenmanagement eine enorme Erleichterung für die Arbeit. Aber auch andere Arbeiten werden zunehmen im Homeoffice oder von unterschiedlichen Standorten aus durchgeführt. Das macht das mobile Dokumentenmanagement zu einem Schlüsselthema unserer Zeit. Für ein effektives digitales Dokumentenmanagement und bessere Workflows müssen nämlich stets alle Dateien für jeden einsehbar sein – unabhängig vom Standort des Benutzers. Und das leistet ein digitales Dokumentenmanagement, insofern es über das Web zugänglich ist. Durch Managed Directories können alle Mitarbeiter so die Dateien auf Ihren Laptops mit dem Dokumentenmanagementsystem synchronisieren und können so auf alle wichtigen Informationen zu Kunden oder Terminen zugreifen. Keine doppelten Dateien mehr und jederzeit alles im Blick. Das erleichtert die Arbeit jedes Mitarbeiters und erhöht zudem drastisch die Effizienz für Ihr Unternehmen.
Wie das digitale Dokumentenmanagement im ERP-System die Projektarbeit erleichtert
Nur, wenn alle die gleichen Informationen zu einem Projekt haben, kann erfolgreich miteinander gearbeitet werden. Wenn jeder Mitarbeiter an einem Projekt jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Dokumente hat, fördert das nicht nur die Transparenz und die Kommunikation, sondern erleichtert auch die Arbeit im Team ungemein. Keine Dateien sind mehr veraltet oder gehen verloren. Die Vorteile für das mobile Dokumentenmanagement haben daher auch einen positiven Einfluss auf die Arbeit in Projekten. Das führt direkt zu einer Steigerung der Produktivität und erhöht den Erfolg jedes Projekts. So können Sie zum Beispiel auch Barcodes in Dokumenten scannen und ganz einfach zu Projekten oder Kunden verlinken. Das macht eine vollständige Integration des digitalen Dokumentenmanagements ins ERP-System so lohnenswert für Ihr Unternehmen.
Das digitale Dokumentenmanagement als Baustein für den internen Audit
Ohne die jeweils für die einzelnen Abteilungen notwendigen aktuellen Daten sind interne Audits zum Scheitern verurteilt. Daher ist die Dokumentenverwaltung für jeden Audit ein zentrales Thema. So liegen stets die aktuellen Dateien für eine Prüfung vor. Veraltete Dokumente und langes Suchen nach wichtigen Dateien können so effektiv verhindert werden. Gleichzeitig können während des Audits vorgenommene Mitarbeitergespräche oder aufgezeichnete Protokolle einfach, schnell und gesichert abgelegt werden, sodass Sie für zukünftige Audits wieder zur Verfügung stehen.
Wie Sie mit in Ihrer Dokumentenverwaltung den Datenschutz erhöhen
Wenn Sie ein Dokument in der DMS-Software archivieren, können Sie Zugriffsbeschränkungen festlegen. Sie können entscheiden, für welche Personen oder Gruppen und auf welcher Ebene der Zugriff erlaubt ist oder nicht. Weiterhin ist es möglich, Bearbeitungs- und Leserechte einzuräumen. Geben Sie ein Dokument als Link weiter, können Sie außerdem bestimmen ob dieses lediglich zur Ansicht bereitsteht oder auch heruntergeladen werden kann.
So stellen Sie beim digitalen Dokumentenmanagement die revisionssichere Aufbewahrung sicher
Die Finanzverwaltung stellt hohe Anforderungen an ein Dokumentenarchiv. In Deutschland muss jedes Unternehmen seine Dokumente bis zu 10 Jahre und teilweise darüber hinaus aufbewahren. Dazu hat der Gesetzgeber einige Regeln und Anforderungen aufgestellt. Die Grundsätze für eine revisionssichere Archivierung sind in der GoBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) geregelt. Die GoBD bezieht sich weitgehend auf die Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen in elektronischer Form, also auch einem elektronischem Archiv bzw. der Speicherung im digitalen Dokumentenmanagement. Laut GoBD müssen Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden. Unter revisionssicher versteht man im Grunde die „Unveränderbarkeit“ von Dokumenten. Alle Dokumente und Belege die nach der Bearbeitung archiviert werden, dürfen von diesem Zeitpunkt an nicht mehr verändert werden. Zudem sollten Sie beachten, dass elektronisch erzeugte Dokumente auch digital archiviert werden müssen.
Sind Sie bereit für das Digitalisieren Ihres Dokumentenmanagements?
Sie sehen: Die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagements kann viele Prozesse in Ihrem Unternehmen verbessern oder Ihnen helfen gewisse Vorgaben viel effizienter einzuhalten. Der Ball liegt nun bei Ihnen – spielen Sie ihn zurück? Wenn Sie mehr zum Thema DMS-Software oder über die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren möchten, senden Sie uns gerne eine Nachricht über das Kontaktformular, schreiben an [email protected] oder kontaktieren unser Sales-Team unter +49 212 230 35 200. Wir freuen uns schon auf Sie und unterstützen Sie gerne dabei Ihr Unternehmen mit mehr Transparenz und Effizienz zu mehr Wachstum zu verhelfen.
