Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz dank ERP im Unternehmen umsetzen

Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) klingt auf dem Papier klar. In der Praxis entstehen aber schnell Fragen: Welche Pflichten treffen Ihr Unternehmen wirklich? Welche Daten brauchen Sie dafür? Und wie vermeiden Sie, dass Nachweise in E-Mails, Ordnern und Excel-Listen verschwinden?

Genau hier hilft ein ERP-System. Nicht als „Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz-Spezialtool“, sondern als zentrale Plattform für Stammdaten, Belege, Workflows und Dokumentation. Wir erklären Ihnen, was das LkSG fordert, welche ERP-Daten relevant sind und wie Sie die Umsetzung so aufbauen, dass sie im Alltag funktioniert.

Was fordert das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz?

Das LkSG verpflichtet Unternehmen dazu, Risiken für Menschenrechte und bestimmte umweltbezogenen Risiken in der Lieferkette systematisch zu managen. Es reicht nicht, „bei Bedarf“ zu reagieren. Das Gesetz zielt auf wiederkehrende Prozesse ab, die nachvollziehbar dokumentiert sind. Es gilt seit dem 1. Januar 2023 und wird vom BAFA (Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle) kontrolliert. Seit 2023 gilt das LkSG für Unternehmen mit in der Regel mindestens 3.000 Beschäftigten, seit 2024 für Unternehmen mit in der Regel mindestens 1.000 Beschäftigten.

Aus dem Gesetz ergeben sich für Unternehmen typische Pflichten:

• Risikomanagement: Zuständigkeiten definieren und das Thema organisatorisch verankern.
• Risikoanalyse: Risiken ermitteln, bewerten und regelmäßig aktualisieren.
• Präventionsmaßnahmen: Vorbeugende Schritte festlegen, zum Beispiel im Einkauf oder in der Lieferantenauswahl.
• Abhilfemaßnahmen: Bei Hinweisen oder Verstößen wirksam handeln und Entscheidungen belegen können.
• Beschwerdeverfahren: Hinweise annehmen, bearbeiten und den Verlauf dokumentieren.
• Dokumentation: Nachweise auffindbar halten, damit die Umsetzung prüfbar bleibt.

Wichtig: Beim Erfüllen dieser Pflichten sollten Sie auf einen belastbaren, durchdachten und systematisierten Prozess setzen. Damit das nicht zum Dauerprojekt wird, braucht es vor allem drei Dinge: klare Verantwortlichkeiten, eine saubere Datenbasis und eine Dokumentation, die schnell auffindbar ist. Genau an diesen Punkten scheitert die Umsetzung oft, weil Informationen in verschiedenen Systemen, E-Mails oder Dateien verteilt sind. Ein ERP-System kann hier die zentrale Arbeitsgrundlage sein, auf der Einkauf, Qualität und Management mit derselben Datenlage arbeiten.

Wenn Zuständigkeiten, Datenbasis und Abläufe sauber aufgesetzt sind, sinken Aufwand und Risiko spürbar.

Welche Daten und Prozesse sind im Unternehmen besonders betroffen?

Das LkSG ist eine Regelung, die in den meisten Unternehmen verschiedene Bereiche betreffen, nicht nur einzelne Abteilungen. Diese Prozesse sind meist besonders im Fokus:

• Einkauf und Lieferantenmanagement: Lieferantenauswahl, Freigaben, Bewertungen, Maßnahmen und Eskalationen.
• Warenwirtschaft und Logistik: Wareneingänge, Lieferungen, Chargen- oder Serienbezüge, Nachverfolgbarkeit.
• Qualitätsmanagement: Reklamationen, 8D-Reports, Lieferantenbewertungen, Sperrungen und Korrekturmaßnahmen.
• Dokumente und Kommunikation: Lieferantenerklärungen, Prüfberichte, Richtlinien, Freigaben, Mailverläufe.
• Management und Compliance: Reporting, Statusübersichten, Entscheidungsvorlagen und die interne Steuerung.

Ein typischer Fall aus der Praxis: Ein kritischer Lieferant wird neu bewertet, es gibt eine Reklamation oder einen Hinweis, und es werden Maßnahmen festgelegt. Spätestens dann müssen Sie nachvollziehbar belegen können, welche Lieferungen betroffen waren, wer entschieden hat und welche Dokumente dazu gehören. Wenn diese Informationen nicht miteinander verknüpft sind, wird aus einem Vorgang schnell ein Such- und Abstimmungsproblem: Die eine Liste ist im Einkauf, die nächste Datei liegt im QM, Freigaben stecken in E-Mails und wichtige Nachweise werden in Ordnern abgelegt. Dadurch wird es schwer, Risiken sauber zu bewerten und Maßnahmen konsequent nachzuverfolgen.

Genau hier kann ein ERP-System seine Stärken ausspielen: Es bringt die relevanten Daten und Prozesse in einer zentralen Struktur zusammen. Stammdaten, Belege, Freigaben und Dokumente sind miteinander verknüpft und lassen sich gezielt auswerten. So entsteht aus vielen Einzelinformationen ein durchgängiger Ablauf, der im Alltag funktioniert und bei Bedarf schnell nachvollziehbar ist.

 

Welche ERP-Daten sind relevant für das LkSG?
Um das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz zu befolgen, müssen Sie in Ihrem Unternehmen gewährleisten, dass die relevanten Nachweise existieren und sauber und nachvollziehbar abliegen.

Diese Datenbereiche sind dafür üblicherweise besonders relevant:

• Lieferantenstammdaten: Name, Standorte, Ansprechpartner, Länderbezüge, Warengruppen, Status, Freigaben und Historie.
• Artikel- und Materialstammdaten: Warengruppenlogik, Spezifikationen, Zuordnung zu Lieferanten und Merkmale, die Auswertungen ermöglichen.
• Einkaufsbelege: Anfrage, Bestellung, Auftragsbestätigung, Wareneingang, Rechnung. Entscheidend ist die vollständige Belegkette inklusive Freigaben und Abweichungen.
• Qualitäts- und Reklamationsdaten: Reklamationen, Sperrmengen, Prüfungen, 8D-Reports und Lieferantenbewertungen.
• Rückverfolgbarkeit: Chargen- und Seriennummernbezüge helfen, Lieferungen und betroffene Produkte sauber zu verbinden.
• Dokumente und Nachweise: Prüfberichte, Zertifikate, interne Richtlinien, Auditdokumente sowie die Zuordnung dieser Dokumente zu Lieferanten, Artikeln oder Vorgängen. Ein integriertes Dokumentenmanagement im ERP erleichtert genau diese Verknüpfung.

Wie unterstützt ein ERP-System die Umsetzung des Gesetzes?

Eine ERP-Lösung bringt Struktur und Übersicht, weil es Daten, Belege und Abläufe in einem System verbindet. Wichtig: Ein ERP nimmt Ihnen nicht die fachliche Bewertung ab. Es sorgt aber dafür, dass die dafür nötigen Informationen zentral vorliegen, eindeutig zugeordnet sind und sich jederzeit wiederfinden lassen. Genau diese Transparenz ist die Grundlage, damit LkSG-Prozesse nicht jedes Mal neu „zusammengebaut“ werden müssen. So lassen sich Nachweise schneller finden, Auswertungen sauber aufbauen und Entscheidungen nachvollziehbar dokumentieren.

Ein ERP unterstützt das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz typischerweise in diesen wichtigen Punkten:

• Zentrale Datenhaltung: Alle Abteilungen arbeiten mit denselben Stammdaten und denselben Vorgängen.
• Klare Prozesse: Freigaben, Änderungen und Eskalationen laufen nach definierten Regeln.
• Nachvollziehbarkeit: Belegketten zeigen, was wann passiert ist und wer entschieden hat.
• Dokumentation am Vorgang: Dokumente sind verknüpft und auffindbar, statt in Postfächern zu liegen.
• Reporting: Auswertungen werden schneller, weil Daten nicht manuell zusammengesucht werden müssen.

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