Taken als projectmanager: een gids voor nieuwe managers

De ervaring leert dat een ervaren medewerker het beheer van een ERP-project overneemt. Dit heeft natuurlijk verschillende voordelen. Ze hebben een goed expertiseniveau en zijn zeer vertrouwd met de interne processen van de afdeling – en de taken als projectmanager. Ze zijn ook in staat om hun collega’s goed in te schatten en waardevolle aanbevelingen te doen voor de samenstelling van het projectteam. Maar zoals zo vaak het geval is, waar licht is, is ook schaduw. Bij projectmanagement staan leiderschapstaken duidelijk in het middelpunt. In veel bedrijven is het onderdeel van het dagelijks leven geworden: van een werknemer wordt plotseling verwacht dat hij of zij een team leidt en de verantwoordelijkheid neemt voor een complex ERP-project – ook al komt hij of zij normaal gesproken niet in aanraking met projectmanagementtaken. Waar wordt geen rekening mee gehouden: De eisen die aan een projectmanager worden gesteld, zijn niet te vergelijken met de eisen die bijvoorbeeld aan een technische medewerker worden gesteld.

Een natuurlijk moeilijke situatie waarin rolconflicten onvermijdelijk zijn. Het wordt problematisch als de individuele vaardigheden van de werknemer niet overeenkomen met het rolprofiel van een typische manager – of als er gewoon een gebrek aan professionele ervaring is. Natuurlijk is het in principe niet slecht om nieuwe uitdagingen aan te gaan. Deze confrontatie leidt echter vaak tot buitensporige eisen, die gemakkelijk tot verkeerde beslissingen en conflicten kunnen leiden. Vooral in een ERP-project, waarin veel tijd en andere middelen worden geïnvesteerd, is dit natuurlijk contraproductief. Dit artikel geeft een overzicht van enkele nuttige tips om u als nieuwkomer in projectmanagement op weg te helpen.

Voordat u aan een project begint – een gestructureerde aanpak van nieuwe taken

Maar voordat u van gedachten verandert – met een goede voorbereiding en een goed team kunt u uw taken als projectmanager met vertrouwen tegemoet zien. U kunt de eerste belangrijke punten al implementeren voordat het project begint. Er zijn in principe drie gebieden die uw succes als projectmanager zonder directe lijnmanagerrol zullen beïnvloeden.

het feitelijke, organisatorische managementniveau
het menselijke, persoonlijke collega-niveau
Onze eigen rolopvatting

Het managementniveau

De implementatie van een ERP-project is altijd een tijdelijke dubbele belasting voor de individuele teamleden. Een feit waar iedereen zich bewust van moet zijn als ze betrokken willen zijn bij de implementatie van een project. Toch is het tijdelijke extra werk vaak de bron van conflicten. De reden hiervoor is gemakkelijk te vinden.

Een voorbeeld ter verduidelijking

Laten we aannemen dat u niet met het afdelingshoofd van uw key-user hebt gesproken voordat het project begon – simpelweg omdat u zich niet realiseerde dat het belangrijk was. Het project begint en u als projectmanager en het afdelingshoofd blijven in gelijke mate de aandacht van de medewerker opeisen. U delegeert taken aan hen, zij blijven rapporteren aan hun reguliere lijnmanager en moeten ook de normale dagelijkse werkzaamheden uitvoeren. Uw belangrijkste gebruiker vindt het steeds moeilijker om de taken van het project te combineren met de dagelijkse gang van zaken en om aan alle taken recht te doen. Hij heeft nu twee opties: Ofwel communiceert hij op tijd dat hij overweldigd is en hulp nodig heeft, ofwel laat hij de situatie voortduren zoals voorheen. Ofwel valt één kant helemaal weg, ofwel worden beide kanten slechts halfslachtig aangepakt. Uiteindelijk zijn het de hoofdgebruikers die te maken krijgen met tegenwind van de afdeling en hun projectpartners – en die ook veel overuren moeten maken. Het resultaat is meestal overwerkte, gefrustreerde projectteamleden die zich in de toekomst zeker niet meer beschikbaar zullen stellen.

Betrek de lijnmanagers van uw belangrijkste gebruikers erbij

Gelukkig is dit een situatie die u gemakkelijk kunt vermijden. Zoals zo vaak het geval is, is communicatie de sleutel tot succes. Als een belangrijke gebruiker niet voldoende ondersteund wordt, is het uw verantwoordelijkheid om met de betreffende afdelingsmanager om de tafel te gaan zitten. Het is het beste om voor aanvang van het project de dialoog aan te gaan met het afdelingshoofd en samen een oplossing te vinden. Dit is een stap die u zeker moet zetten – omdat u als projectmanager andere doelen nastreeft dan de afdelingshoofden. Op deze manier kunt u de verschillende belangen, richtlijnen en controversiële punten verduidelijken zonder dat dit over de rug van de medewerkers wordt gelegd. Om het project succesvol uit te voeren en de dagelijkse gang van zaken draaiende te houden, moet iedereen de handen ineenslaan – zelfs als dit betekent dat u een taak voor een collega moet overnemen of een uurtje extra moet werken. Maak aan alle betrokkenen duidelijk dat dit een tijdelijke verandering is die uiteindelijk het hele bedrijf ten goede zal komen.

“Het kleine beetje projectmanagement zorgt voor zichzelf”

Hetzelfde geldt ook voor u als projectmanager. Dit klinkt misschien overdreven, maar het managen van een project is bij wijze van spreken een fulltime baan. Een ERP-project moet continu worden gemanaged en vereist veel aandacht en coördinatie: u staat voortdurend in contact en in dialoog met het management, de belangrijkste gebruikers, afdelingshoofden en de klant.

Het collega-niveau

Maak in een vroeg stadium kennis met uw projectteam

Om uw taken als projectmanager goed en nauwgezet uit te voeren, moet u zich van tevoren vertrouwd maken met de individuele teamleden. Als u de kans hebt, probeer dan betrokken te zijn bij de samenstelling van het team. Het hoort bij leiderschap om de sterke en zwakke punten van individuele werknemers te observeren en hen ruimte voor ontwikkeling te bieden. Alleen als u uw team goed kent, kunt u taken toewijzen en het team doelgericht coördineren. Vragen die u zichzelf kunt stellen:

Wat zijn de sterke en zwakke punten van mijn belangrijkste gebruikers?
Wat zijn de relaties van de belangrijkste gebruikers met hun collega’s?
Waar liggen hun professionele competenties?

Het is zinvol om een startbijeenkomst te organiseren, vooral als u samenwerkt met collega’s met wie u anders misschien minder te doen hebt. Zo kunt u samenkomen voordat het project begint en iedereen met elkaar vertrouwd maken.

Onze eigen interpretatie van de rol

Het bovengenoemde rolconflict is waarschijnlijk de moeilijkste uitdaging die u als projectmanager moet overwinnen. Er zijn talloze mogelijkheden en manieren om een team te managen. Welke zijn er en hoe vindt u de juiste? In principe straalt iemand in uw positie al een bepaalde basisautoriteit en -competentie uit. U kunt alles tot in het kleinste detail uitleggen en elke beslissing rechtvaardigen – of uw team gewoon voor een voldongen feit stellen. U kunt uw collega’s zoals gewoonlijk op ooghoogte benaderen, als coach optreden of gewoonweg botte instructies geven. Wat u altijd in gedachten moet houden: In het dagelijks leven werkt u samen als gelijken, waarbij u mogelijk dezelfde of vergelijkbare taken uitvoert. In uw rol als projectmanager gaat u automatisch een niveau omhoog op de hiërarchische ladder, al is het maar tijdelijk. U neemt een soort superieure functie aan. Als u misbruik maakt van deze situatie en gewoon instructies uitdeelt, scoort u niet bepaald punten bij uw collega’s – en uw acceptatie zal zeker snel afnemen.

Projectsucces vs. collegiale relatie

Natuurlijk wil elke projectmanager teamwork tussen medewerkers om het project snel over de streep te trekken. U kunt en mag hier echter niet op vertrouwen. Bij twijfel moet u actie kunnen ondernemen om het project en de medewerkers weer op het goede spoor te krijgen. Uiteindelijk bent u verantwoordelijk voor het succes van het project. Succes wordt afgemeten aan het feit of u de projectdoelen op tijd en binnen het budget hebt gerealiseerd. Hoe de werknemers over u of uw methoden denken, is uiteindelijk irrelevant. Er is echter ook een dagelijks werkleven na het project – en u zult ongetwijfeld een goede relatie met uw collega’s willen onderhouden. Hoe kunt u nu het beste met de situatie omgaan?

Vind een goede balans

U bevindt zich waarschijnlijk in een onbekende situatie en vindt het moeilijk om instructies te geven. Probeer een compromis te vinden waar alle betrokkenen tevreden mee zijn. Maak duidelijk dat u uw werk goed wilt doen – en dat het delegeren van taken aan anderen erbij hoort. Blijf authentiek en geef het goede voorbeeld. Probeer uw team enthousiast te maken voor het project en creëer een goede sfeer. Zie uzelf als een soort moderator die verantwoordelijk is voor de resultaten. Eén regel geldt eigenlijk altijd: hoe gestrest u ook bent, behandel elke werknemer met respect – zonder uitzondering.

Belangrijke gebieden en basiskennis

U moet ook vertrouwd raken met deze gedefinieerde gebieden voordat u aan het project begint:

Procesplanning en planning
Kostenplanning
Risicomanagement
Projectbeheersing
Projectorganisatie en -documentatie

De implementatiefase – waar moet u nog meer rekening mee houden

Stel duidelijke doelen

Alleen degenen die beslissingen nemen en weten waar ze naartoe willen, kunnen er komen. Bespreek de vereisten van de klant voor het project zo gedetailleerd mogelijk. Dit is vooral moeilijk bij zeer technologie-georiënteerde projecten zoals een ERP-implementatie: de klant heeft vaak weinig idee van de technische opties. Een goede manier om deze op een begrijpelijke manier uit te leggen is bijvoorbeeld het houden van een workshop. U moet echter niet alleen de projectdoelen en mijlpalen met de klant bespreken, maar ook van tevoren met het team. Wat moet wanneer afgerond zijn? Wat zijn de tussentijdse doelen? Vertrek niet zonder plan, maar stel een duidelijke opdracht op met duidelijke doelstellingen en de nodige tijdlijnen. lees hier hoe u specifieke doelen kunt definiëren

Taken delegeren als projectmanager

Als projectmanager hebt u vaak het gevoel dat u alles zelf moet doen. Maar projectwerk moet altijd teamwerk zijn. Als u te veel hooi op uw vork neemt en de controle niet uit handen kunt geven, loopt u al snel het risico overweldigd te worden. Zoals hierboven vermeld, moet u als projectmanager de sterke en zwakke punten van de individuele teamleden kennen. U kunt de taken dan dienovereenkomstig toewijzen. Daarbij moet u ervoor zorgen dat ze op tijd, efficiënt en volledig worden uitgevoerd. Formuleer duidelijk de taak en het resultaat dat u verwacht. Het is niet uw taak om u er achteraf mee te bemoeien of zelfs om de taak zelf uit te voeren. Dit betekent natuurlijk niet dat u geen open oor meer moet hebben als er problemen zijn. Werk delegeren heeft verschillende voordelen. Het helpt u om de druk van uzelf af te nemen en niet gestrest te raken. U kunt zich op uw eigen taken concentreren en anderen de kans geven om te leren. U kunt niet op alle gebieden een expert zijn. Benut het professionele potentieel van de hele groep, zodat iedereen kan doen waar hij goed in is.

Publiceer successen en problemen

Een ding voorzien: Hoe goed u alles ook plant en voorbereidt, de kans is groot dat u in de loop van het project voor een probleem komt te staan en niet weet wat u nu moet doen. Dus steek uw kop niet in het zand. U moet problemen direct en open communiceren binnen het team. Vaak is het zo dat een probleem dat uitgesproken is, al snel geen probleem meer is. U kunt niet alles weten. De kans dat iemand een geschikte oplossing voor het probleem weet, is veel groter in een team. Bovendien motiveert het samen oplossen van een probleem het hele team. Naast problemen moet u natuurlijk ook goede prestaties en mijlpalen prijzen, zowel binnen het team als bij de klant.

Ontwikkel de risico’s

Wat als de key user plotseling ziek wordt of de klant ontevreden is? Wat als de implementatie niet op tijd gerealiseerd kan worden of de server crasht? Deze of soortgelijke vragen kunnen u als projectmanager slapeloze nachten bezorgen. Een ERP-project is altijd een kans en een risico tegelijk. Risico’s maken deel uit van het dagelijkse projectleven, u kunt ze niet uitsluiten. Wat u wel kunt doen, is u ervan bewust zijn. Voordat u aan het project begint, moet u nadenken over welke technische worst-case scenario’s zich zouden kunnen voordoen. Vragen die u uzelf kunt stellen:

Wat is het slechtst denkbare scenario dat zich kan voordoen?
Welke andere problemen kunnen zich voordoen?
Welke invloed zullen de problemen op het project hebben?
Is het mogelijk om de waarschijnlijkheid van optreden te verminderen?
Welke stappen moet ik nemen als het probleem zich voordoet?

U moet risico’s altijd in uw planning en kostenberekening opnemen. Actief omgaan met risico’s geeft u zekerheid.

Plan communicatie met elkaar

Als projecten slecht georganiseerd zijn, kan het gebeuren dat werk dubbel of helemaal niet gedaan wordt – of dat u niet precies weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit is niet bepaald efficiënt. Vooral niet als u een beperkt tijdsvenster hebt. Ook hier is een eenvoudige oplossing voor. Maak een lijst waar iedereen bij kan. Uw lijst zou de volgende punten kunnen bevatten:

- Welke mensen zijn betrokken bij het project?
  - Welke functie hebben deze mensen in het project?
  - Hoe kunt u deze mensen bereiken? Hoe communiceren zij over het algemeen met elkaar?
  - Wie is de contactpersoon voor vragen en problemen?
- Wie heeft welke taken en wanneer moeten deze afgerond zijn?
- Wanneer vinden vergaderingen plaats?
  - Welke punten worden tijdens de vergadering besproken?
  - Wie documenteert de besproken punten?
  - Moet iedereen de vergadering bijwonen?

Als taken visueel worden toegewezen en duidelijk gedefinieerd zijn zodat iedereen ze kan zien, zijn mensen geneigd om ze snel en nauwgezet uit te voeren. Niemand wil degene zijn waar iedereen achteraan moet en niet op kan vertrouwen.

Na het project is vóór het project

De deelnemers aan het project kijken reikhalzend uit naar de deadline. U denkt misschien dat het project echt voltooid zal zijn als alle fasen met succes zijn uitgevoerd. Als projectmanager moet u daarna echter nog een aantal stappen nemen. U moet bijvoorbeeld documenteren of de inspanning economisch gezien de moeite waard was en alle belangrijke resultaten vastleggen.

Conclusie: Taken van een projectmanager

Zoals u ziet, kunt u sommige punten aanpakken voordat het project begint. Zelfs als u de rol van projectmanager hebt, hoeft u niet alle taken alleen op u te nemen. Vooral de relatie tussen u en het management is belangrijk. Zij moeten achter het project staan en u steunen wanneer zich problemen voordoen. Zonder hun steun zal het moeilijk voor u zijn om gezag over het team te ontwikkelen. Probeer het ERP-project echter niet strikt volgens de instructies van het management uit te voeren. Dit zal hoogstwaarschijnlijk problemen en weerstand van het personeel veroorzaken. Bent u nog steeds onzeker? Dan kunt u zich bijvoorbeeld vertrouwd maken met de belangrijkste basisprincipes door middel van trainingen of seminars voordat u het projectmanagement overneemt.

Wilt u meer weten over projectbeheer of het volledige scala aan functies van TimeLine ERP? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!