Succesfactoren voor een vlekkeloze ERP-implementatie

Een nieuw ERP-systeem kan veel positieve effecten hebben op uw bedrijf. Het beïnvloedt bedrijfsprocessen en interne workflows. Als het correct gebruikt wordt, vereenvoudigt het de dagelijkse taken, biedt het structuur en verbetert het de communicatie. Het bedrijf wordt transparanter en daardoor toekomstbestendiger. In het vorige artikel werd stap voor stap beschreven hoe u een ERP-systeem in uw bedrijf kunt introduceren – van planning tot selectie en implementatie. In dit artikel leert u hoe u ERP-beheer kunt organiseren om ervoor te zorgen dat uw investering vruchten afwerpt. Er zijn enkele succesfactoren – en ook fouten die u moet vermijden.

Succesfactoren worden gedefinieerd als “beïnvloedende variabelen en omstandigheden die het succes of falen van een ondernemersactiviteit bepalen”. Kritische succesfactoren zijn factoren “van bijzonder groot belang” (Dömer 1998). Als deze factoren goed zijn, zal uw ERP-project ook succesvol zijn. Er zijn ongetwijfeld talloze factoren die het succes of falen van een project beïnvloeden.

erp-management-succesfactoren

Zijn er bedrijfsbrede randvoorwaarden van kracht?

Hoe organiseert u ERP-beheer? Ten eerste is het belangrijk om van tevoren de randvoorwaarden voor uw project te definiëren – deze omvatten doelstellingen, middelen en kosten. U moet deze tijdens het project altijd in de gaten houden. Dit houdt ook in dat u de voortgang van het project regelmatig moet documenteren en communiceren. Naast het selecteren van uw projectteam, is ook de rolverdeling binnen het team zelf belangrijk – om het project soepel te laten verlopen. Functies en taken moeten duidelijk worden toegewezen. De uitdaging hierbij is dat het project niet alleen maar extra werk moet worden. Probeer de leden van het project zoveel mogelijk vrij te maken van hun lijnactiviteiten. Er zullen waarschijnlijk nog steeds momenten zijn dat de dagen op kantoor langer worden. Kleine gebaren van erkenning kunnen helpen om voor nieuwe motivatie te zorgen.

Veranderingsbeheer: een van de belangrijkste succesfactoren

Het belangrijkste aspect om van de nieuwe ERP-oplossing een succes te maken, zijn waarschijnlijk uw werknemers. Effectief verandermanagement is een van de belangrijkste succesfactoren van een ERP-project. Zelfs het beste ERP-systeem heeft geen toegevoegde waarde voor een bedrijf als uw werknemers zich ertegen verzetten. Om dit te voorkomen, moet u het volledig geïmplementeerde systeem niet aan de werknemers voorleggen. Haal uw werknemers zo vroeg mogelijk aan boord – op die manier kunt u ze snel enthousiast maken voor de nieuwe oplossing. Het is het beste om de aankomende veranderingen aan te kondigen zodra besloten is om het nieuwe systeem in te voeren. Maar wat is de beste manier om dit te doen?

Goed ERP-beheer: ERP-succes is teamwerk

Kondig de transformatie stap voor stap aan. En bij voorkeur persoonlijk, niet per rondschrijvende e-mail. Dit geeft uw werknemers de tijd om aan het idee te wennen en zich niet overweldigd te voelen. De beste methode is om uw plannen en zorgen openlijk te communiceren – zo voorkomt u ook geruchten en creëert u transparantie. Dit omvat bijvoorbeeld de betrokken mensen, een tijdlijn en ook wat er in de toekomst zal veranderen. Als u een ERP-manager of consultant wilt inschakelen, stel deze dan voor aan uw werknemers. Een personeelsvergadering biedt bijvoorbeeld een goed platform. Op deze manier zijn alle werknemers aanwezig en hebben ze dezelfde informatie. Vragen kunnen direct gesteld en beantwoord worden. Verder moet u de ERP implementatie niet presenteren als een puur IT-project. Anders zou het snel de indruk kunnen wekken dat het slechts een technische omschakeling is.

Wat te doen als werknemers het ERP-systeem afwijzen

Als uw werknemers het nieuwe ERP-systeem afwijzen, zit daar zelden kwade opzet achter. Het is eerder de angst voor nieuwe of veranderde operationele en organisatorische processen die op de voorgrond treedt: processen worden transparanter, fouten worden sneller opgespoord en de angst voor een vermeende bedieningsfout neemt toe. Deze angst is niet geheel ongegrond, want een modern ERP-systeem brengt processen automatisch in kaart op basis van correcte gegevens – en dat is precies wat het zo effectief maakt. Het is daarom belangrijk dat u de angst van uw werknemers serieus neemt en niet negeert. Wijs op de voordelen van de nieuwe ERP-oplossing en de positieve effecten die de omschakeling op het hele bedrijf zal hebben. Maak duidelijk dat dit een toekomstgericht project is: de ERP-software stelt banen veilig en biedt nieuwe mogelijkheden om bij te dragen aan het bedrijf.

Stel effectieve doelen – dankzij ERP-beheer

Zodra u het personeel aan uw kant hebt, is het tijd om doelen te formuleren. U kunt alleen succesvol zijn als u doelen hebt. Onduidelijke doelen en onnauwkeurige eisen zijn een van de meest voorkomende redenen waarom projecten mislukken – gevolgd door een gebrek aan middelen en een te klein projectbudget.

“Verbeter structuren en processen”

Dit kan een doel zijn, maar het is niet goed geformuleerd. Welke structuren? Welke processen? Hoe moeten ze precies verbeterd worden? Binnen welk tijdsbestek? En hoe weet u wanneer het doel bereikt is? Als u zo’n doel aan het begin van een project definieert, is de kans groot dat het resultaat teleurstellend is. Vooral als er meerdere partijen bij betrokken zijn, is er veel ruimte voor interpretatie.

Maak uw doelen SMART – met de hulp van ERP-beheer

Een duidelijke formulering van doelen is daarom bijzonder belangrijk. De SMART-methode bestaat uit vijf criteria. Slimme doelen moeten

Specifiek
Meetbaar
geAccepteerd
Realistisch
geTimed

worden. Wat dit in detail betekent, wordt hieronder beschreven.

Specifiek

Specifieke doelstellingen zijn belangrijk zodat alle betrokkenen hetzelfde idee hebben van wat het project moet bereiken – en er geen ruimte is voor interpretatie. Deze vijf vragen zullen u helpen om ze te formuleren:

Wat wilt u precies bereiken?
Waaromis dit belangrijk?
Wie is hierbij betrokken?
Wanneer wilt u resultaat hebben?
Hoe wilt u te werk gaan?

Meetbaar

Definieer criteria aan de hand waarvan u kunt meten of u de doelen hebt bereikt. Dit kunnen concrete cijfers of gegevens zijn. Zo kunt u de voortgang beoordelen – maar ook tegenmaatregelen nemen als u te ver afdwaalt van de gedefinieerde doelen.

Hoe kan de verwezenlijking van de doelstellingen worden gemeten?
Wanneer weet ik dat ik het doel heb bereikt?

Geccepteerd

Stel u voor dat u aan een doel moet werken dat niet haalbaar is. Zorg ervoor dat uw doelen uitdagend maar haalbaar zijn. Anders zal uw motivatie snel afnemen.

Is het doel motiverend en geaccepteerd door alle betrokkenen?
Is het haalbaar door het project?

Realistisch

Realistische doelen zijn nauw verbonden met acceptatie. Als doelen realistisch zijn, worden ze meestal geaccepteerd. Als doelen onrealistisch geformuleerd zijn, hebben mensen de neiging om ze te negeren. Hierbij is het ook belangrijk of het bereiken van het doel beïnvloed kan worden.

Heeft u de benodigde middelen?
Is het tijdsbestek voldoende?

Geplande

Duidelijke deadlines zijn belangrijk voor uw team. Taken zonder deadline worden vaak niet op tijd gerealiseerd. Maar niet alle doelen hoeven gepland te worden. Er zijn bijvoorbeeld financiële doelen die ongeacht een specifieke datum moeten worden bereikt.

- Voor wanneer moet het doel bereikt zijn?
- Is het doel haalbaar binnen de looptijd van het project?

Zodra u uw doelen hebt gevonden en vastgelegd, bent u al een grote stap verder. Nu is het tijd om ze in de gaten te houden en ervoor te zorgen dat u niet van het pad afwijkt. Het succes van een ERP-implementatie hangt niet af van de technologie – het zijn de mensen die met het ERP-systeem werken. Daarom draait geen van de genoemde succesfactoren om de software zelf.

Wilt u meer weten over ERP-implementatie, ERP-beheer of het hele scala aan TimeLine ERP-functies? Stuur ons een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!