DMS-software – Efficiënte archivering van documenten

Documenten spelen een belangrijke rol in het tijdperk van digitale technologie. Bijna elk bedrijf ontvangt elke dag een stroom e-mails, brieven en ontvangstbewijzen. Omdat elk document belangrijke informatie kan bevatten, worden ze verwerkt en vervolgens gearchiveerd. De verzamelde documenten worden meestal in mappen gearchiveerd. Het is dan ook niet ongewoon dat de archiefkasten op kantoor of in het archief overvol zijn. Als een werknemer een specifiek document nodig heeft, moet hij eerst naar de archiefkast om de juiste map en het gezochte document te vinden. Dit proces neemt natuurlijk veel tijd in beslag. Maar zelfs digitaal opgeslagen gegevens zijn niet automatisch beter georganiseerd. Door de verspreide opslag op harde schijven, schijven of in e-mailinboxen raakt het overzicht snel zoek. Eén manier om weer orde in het archiefsysteem te brengen is een document management systeem (DMS). Als DMS-software op de juiste manier wordt gebruikt, kan het helpen om een beter overzicht over documenten te houden en daardoor tijd effectiever te gebruiken.

Wereldwijd gegevensvolume zal vertienvoudigen tot 163 Zbyte in 2025

De bergen gegevens blijven groeien. Dit heeft zeker ook te maken met de “we-bewaren-alles mentaliteit” van tegenwoordig. We genereren en delen elke dag talloze gegevens. De white paper ‘Data Age 2025’ die IDC in 2017 publiceerde voorspelt dat de hoeveelheid gegevens wereldwijd zal toenemen tot 163 ZBbyte in 2025. Om u te helpen dit te visualiseren: Eén zettabyte is één miljard terabytes. Veel bedrijven denken dat ze dit probleem kunnen tegengaan door over te schakelen op cloud-gebaseerde opslag. Als er echter verkeerd mee wordt omgegaan, zal het probleem zich alleen maar verplaatsen, omdat veel werknemers dan geneigd zullen zijn om onzorgvuldiger met gegevens en de opslag ervan om te gaan.

30 procent van de werktijd wordt besteed aan zoeken

Het zoeken naar de juiste documenten neemt een groot deel van de dagelijkse werklast in beslag. De toegenomen administratieve en personeelskosten leiden natuurlijk tot hoge kosten. Snelle en gemakkelijke toegang tot relevante informatie is echter bijzonder belangrijk, zodat u als ondernemer snel beslissingen kunt nemen. Gegevensopslag wordt daarom steeds belangrijker. Met behulp van DMS-software is een document snel en gemakkelijk beschikbaar zonder dat u ernaar hoeft te zoeken. Maar wat is het precies?

Hoe werkt DMS software?

DMS software is een database-ondersteund systeem voor het beheren en archiveren van allerlei soorten documenten. Allereerst worden alle papieren documenten, zoals boekhoudkundige documenten, gescand en dus gedigitaliseerd. De software gebruikt metadata aan de ene kant en de zogenaamde gebruikersgegevens of primaire gegevens aan de andere kant, namelijk het eigenlijke document. Metadata omvat alle begeleidende informatie van een document. Dit omvat bijvoorbeeld informatie over de auteur, het type document, het klantnummer, de aanmaakdatum of zelfs de verantwoordelijke persoon. De metadata kunnen worden gebruikt om een document duidelijk te identificeren en te beheren. De metagegevens van de bestanden worden opgeslagen in een database en moeten normaal gesproken door de gebruiker worden ingevoerd in de overeenkomstige maskers bij het opstellen van een document.

archiving-of-documents

Het document dat u zoekt, kunt u gemakkelijk vinden door een zoekterm of factuurnummer in een tekstveld in te voeren. Het zoeken naar een document duurt dus maar een paar seconden. Alle inkomende documenten worden opgeslagen in een centraal archief en worden slechts één keer gearchiveerd. Dit betekent dat er geen meerdere versies op verschillende opslaglocaties zijn. De vertrouwde mappenstructuur blijft behouden, zodat documenten georganiseerd kunnen worden op de manier die u gewend bent. Afhankelijk van de toegangsrechten die u hebt, kunnen meerdere mensen een document bekijken en bewerken. Oudere versies worden niet overschreven, dus als er een probleem optreedt, kunt u op elk moment terugkeren naar de vorige versie.

DMS kan meer dan alleen archiveren

Het gebruik van DMS-software heeft veel voordelen op veel verschillende niveaus. Het gaat niet alleen om het archiveren van gegevens, maar ook om het beheren, opslaan en organiseren van documenten voor de gebruiker, zodat ze snel en gemakkelijk teruggevonden kunnen worden. Analyses, rapporten, tijdregistraties, meldingen – belangrijke documenten worden veilig en transparant in de software gearchiveerd. Bovendien verlopen de werkprocessen efficiënter en wordt de communicatie binnen het bedrijf verbeterd. Als de software op de juiste manier wordt gepland en gebruikt, verbetert het de werkprocessen aanzienlijk, verhoogt het de kwaliteit en verlaagt het de kosten. De belangrijkste voordelen op een rijtje:

  • Gecentraliseerde, veilige en overzichtelijke opslag van documenten
  • Gemakkelijke vastlegging en bediening
  • Hoge tijdsbesparing: de verwerkingstijd en het zoeken naar een document worden aanzienlijk verkort
  • Reduceerde kosten voor opslagruimte en papier
  • Toegang tot documenten op verschillende locaties, op elk moment beschikbaar
  • Samenwerking binnen het bedrijf optimaliseren
  • Verhoogde productiviteit
  • Processen worden traceerbaar en transparant
  • Risico op gegevensverlies wordt verminderd dankzij betrouwbare archivering
  • Auditbestendige en GoBD-conforme opslag

ERP en DMS – een koppeling die veel voordelen biedt

Het koppelen van DMS software met het ERP systeem brengt een aantal voordelen met zich mee. De DMS software kan zowel elektronische als papieren documenten vastleggen en controleren. Dit maakt het de perfecte gegevensleverancier voor ERP-systemen. Documenten die u in een ERP-systeem aanmaakt, kunnen automatisch in de DMS-software worden gearchiveerd en met andere documenten worden samengevoegd. Dit proces wordt aangeduid als elektronische bestanden. Deze bestanden bevatten dan alle informatie met betrekking tot bijvoorbeeld een klant. Alle informatie die in het bestand is opgeslagen, wordt automatisch geïndexeerd en voorzien van metadata. Dit maakt het heel gemakkelijk om naar een specifiek document te zoeken.

Gegevensbescherming

Wanneer u een document in de DMS software archiveert, kunt u toegangsbeperkingen instellen. U kunt bepalen voor welke personen of groepen en op welk niveau toegang wel of niet is toegestaan. Het is ook mogelijk om bewerkings- en leesrechten toe te kennen. Als u een document als link deelt, kunt u ook aangeven of het alleen beschikbaar is om te bekijken of ook gedownload kan worden.

Bewijsbare opslag

De belastingdienst stelt hoge eisen aan een documentenarchief. In Duitsland moet elk bedrijf zijn documenten tot 10 jaar en soms langer bewaren. Hiervoor heeft de wetgever een aantal regels en vereisten opgesteld. De principes voor audit-proof archivering zijn vastgelegd in de GoBD (Beginselen voor het goed bewaren en opslaan van boeken, bescheiden en documenten). De GoBD heeft grotendeels betrekking op de opslag van fiscaal relevante documenten in elektronische vorm, inclusief een elektronisch archief of opslag als digitale documenten in DMS software. Volgens de GoBD moeten documenten op een controlebestendige manier worden opgeslagen. Audit-proof betekent in feite de “onveranderlijkheid” van documenten. Alle documenten en ontvangstbewijzen die na verwerking worden gearchiveerd, mogen vanaf dit punt niet meer worden gewijzigd. U moet er ook rekening mee houden dat elektronisch gegenereerde documenten ook digitaal moeten worden gearchiveerd.

Als u meer wilt weten over DMS-software of het volledige scala aan TimeLine ERP-functies, stuur ons dan een bericht via het contactformulier, schrijf naar [email protected] of neem contact op met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!