ERP-workshop: Doelstellingen en werkwijze van een workshop voor ERP-systemen

Alle belangrijke vragen over workshops voor ERP-systemen

U hebt waarschijnlijk wel eens van ERP-workshops gehoord – en u misschien afgevraagd: Wat is een ERP-workshop precies? Nou, de zoektocht naar softwareoplossingen voor bedrijven verloopt vaak volgens een eenvoudige, uit drie fasen bestaande methode. Ten eerste wordt er een basiszoekopdracht op internet uitgevoerd om duidelijk te maken welke aanbieders over het algemeen geschikt zijn. Vervolgens worden alle oplossingen die het beste aan uw eisen voldoen met elkaar vergeleken en wordt er een definitieve beslissing genomen.

Hoewel deze aanpak voor veel systemen werkt, is hij minder geschikt voor het selecteren van ERP (Enterprise Resource Planning)-softwareoplossingen. Een ERP-systeem is complex en moet nauw aansluiten op uw bedrijfsprocessen. Een ruwe zoektocht op het web kan een eerste hulp zijn om een overzicht van verschillende ERP-systemen te krijgen, maar het internet kan u niet helpen met individuele vragen. Als u wilt weten of de software uw specifieke processen ondersteunt, is een rechtstreeks gesprek met de ERP-aanbieder essentieel. Om deze en andere vragen te beantwoorden, wordt er een ERP workshop georganiseerd. Wat zo’n workshop voor ERP-systemen precies is en hoe het werkt, wordt hieronder uitgelegd.

Wat is een ERP workshop

Een ERP workshop is een evenement waarbij de klant en de ERP-leverancier elkaar voor het eerst persoonlijk leren kennen. Dit maakt een ERP workshop de laatste stap en de basis voor de uiteindelijke ERP selectie. Het is als het ware het centrale beslissingscriterium: welke aanbieder het meest overtuigend is tijdens de ERP-systemen workshop krijgt het contract. Voor u als klant is dit natuurlijk een goede gelegenheid om de ERP-aanbieder te leren kennen en een idee te krijgen van de software. Uw belangrijkste doel op de ERP workshop moet zijn om erachter te komen of de software uw individuele eisen en wensen kan implementeren. Zo’n workshop is niet zomaar een informatie-evenement waar u achterover kunt leunen en ontspannen. Uw deelname heeft een grote invloed op de kwaliteit van de ERP workshop! Als u het maximale uit de workshop wilt halen, zijn een goede voorbereiding en uw actieve deelname essentieel.

Waar vindt de ERP workshop plaats?

Een workshop voor ERP-systemen vindt altijd bij de klant plaats. De reden hiervoor is dat de ERP workshop meestal gepaard gaat met een rondleiding door het bedrijf. Hierdoor kunnen de ERP-experts de processen en workflows van uw bedrijf beter begrijpen en het hele projectteam leren kennen.

Hoe lang duurt een ERP workshop?

De duur van de ERP workshop hangt af van de omvang, reikwijdte en complexiteit van uw project. Om u een ruwe indicatie te geven: Voor kleine bedrijven wordt meestal één dag uitgetrokken voor de workshop, voor middelgrote bedrijven is dat één tot twee dagen. Voor grote projecten wordt voor een ERP-workshop één dag per gespecialiseerde afdeling verwacht – dus ongeveer drie tot vijf dagen in totaal.

Wie moet er deelnemen aan de workshop voor ERP-systemen?

Vanuit het oogpunt van de klant moeten het hele projectteam en een verantwoordelijke persoon van de betreffende gespecialiseerde afdeling aanwezig zijn bij de workshop voor ERP-systemen. Natuurlijk is het niet altijd gemakkelijk om alle betrokkenen weg te halen van de dagelijkse werkzaamheden. Het is echter belangrijk voor een succesvolle ERP-workshop dat alle betrokkenen aanwezig zijn. Iedereen vervult een belangrijke functie in dit project en moet daarom ook aandacht besteden aan andere details. Plan dit dus zo mogelijk in. Er zijn meestal twee mensen van de leverancier aanwezig bij de ERP-workshop: een senior consultant en de vertegenwoordiger met wie u het eerste contact had. Bij grotere, uitgebreidere projecten kunnen er ook meerdere mensen aanwezig zijn.

U bent misschien ook geïnteresseerd in:

• Hoe herken ik als gebruiker een goed ERP-systeem?
• Proces van een succesvolle ERP-implementatie
• 3 tekenen dat het tijd is voor een ERP-verandering

Hoe wordt een ERP workshop voorbereid door de leverancier?

Bij veel providers wordt de softwareoplossing in de ERP-workshop gepresenteerd. TimeLine is anders: wij houden een eerste bespreking met u vóór de ERP-workshop. In dit gesprek presenteren wij u ons ERP-systeem met alle functionaliteiten in een online presentatie. We leggen ook belangrijke vragen over u en uw bedrijf van tevoren uit, bijvoorbeeld:

• • • In welke bedrijfstak bent u werkzaam
    • Bent u een eenmalige of seriematige fabrikant?
    • Welke software gebruikt u momenteel?
    • Wat zijn de problemen met de huidige software?
    • Wat hoopt u te bereiken met het nieuwe ERP-systeem?

    Dit is handig om uw bedrijf en de bijbehorende processen beter te kunnen beoordelen vóór de ERP-workshop. In tegenstelling tot een zoektocht op het web of een schriftelijke aanvraag, ontvangt u direct alle belangrijke informatie die u nodig hebt voor een goede voorbereiding. Er is ook de mogelijkheid voor beide partijen om vragen te stellen. Dit betekent dat u tijdens de ERP workshop al bekend bent met de functionaliteiten van het systeem en dat de focus kan liggen op hoe uw specifieke eisen en wensen geïmplementeerd kunnen worden.

    

    Hoe bereiden klanten zich voor op de ERP workshop?

    Als klant moet u zich voorbereiden op de ERP workshop door van tevoren belangrijke informatie te verzamelen. Dit kunnen voorbeeldprocessen en bijbehorende gegevens zijn, die u vervolgens in de vorm van PDF’s, Word-bestanden of diagrammen naar de ERP-aanbieder stuurt. Het is belangrijk dat u zich beperkt tot de belangrijkste workflows en processen en niet te veel gegevens verzamelt. De regel hier is: kwaliteit voor kwantiteit!

    Hoe werkt een ERP workshop?

    De ERP workshop is verdeeld in verschillende fasen. Het proces ziet er meestal als volgt uit:

    • Introductie & voorbespreking: De ERP workshop begint met een kennismakingsronde van beide kanten. Alle deelnemers stellen zichzelf voor en het bedrijf wordt ook kort voorgesteld.
    • Bedrijfsrondleiding: De tweede stap is een gezamenlijke rondleiding door het bedrijf. De ERP-aanbieder wil zien hoe een order door het bedrijf loopt – van het plaatsen van de order tot de productie en levering. Aangezien de ERP-workshops worden uitgevoerd door ervaren projectmanagers, kunnen zij uw processen direct analyseren – en beoordelen welke aanpassingen aan het ERP-systeem moeten worden gemaakt.
    • Individuele gesprekken met de gespecialiseerde afdelingen: De derde stap van de ERP workshop bestaat uit individuele gesprekken met alle gespecialiseerde afdelingen. Hierbij ligt de nadruk op een zogenaamde GAP-analyse. Een GAP-analyse is een klassiek planning- en controle-instrument. Het dient om de problemen in uw bedrijf te herkennen en erop te reageren. Er wordt bepaald welke speciale vereisten u als klant hebt die nog niet in de standaardoplossing zijn opgenomen, hoe uw individuele problemen kunnen worden opgelost en vereisten kunnen worden geïmplementeerd en of er aanpassingen aan het systeem nodig zijn. U moet ook rekening houden met toekomstige projecten en langetermijndoelen.
    • Ruw ontwerp van het projectplan: Het laatste punt op de agenda van een ERP workshop is het opstellen van een ontwerp-projectplan. Hierin wordt vastgelegd wanneer u de software in gebruik wilt nemen, wanneer de trainingsdata moeten plaatsvinden, wanneer de gegevensoverdracht is gepland en welke aanpassingen over het algemeen nodig zijn voor een succesvolle implementatie.

    Hoe blijven de klant en de ERP-leverancier over aan het einde van de ERP-workshop?

    Tijdens de ERP-workshop of een paar dagen later geven we u een gedetailleerde offerte over hoeveel de ERP-implementatie gaat kosten. Dit is inclusief kostenramingen en het trainingsconcept. U ontvangt ook een transcript, het zogenaamde organisatiehandboek. Op basis hiervan kunt u een beslissing nemen.

    Wat kost een workshop voor ERP-systemen?

    De kosten voor ERP workshops verschillen per aanbieder. Bij TimeLine kost een ERP-workshop 1.500 euro per dag. Daarnaast zijn er kosten voor het reizen van en naar de workshop, evenals accommodatie en onkosten. De kosten voor de workshop worden in rekening gebracht wanneer de opdracht wordt geplaatst.

    Waar moet u op letten bij een ERP workshop?

    Bij het gebruik van ERP-software streven de klant en de ERP-leverancier altijd naar een samenwerking op lange termijn. Zie de ERP-workshop als een kans om de leverancier en hun software te leren kennen, maar ook om uw eigen bedrijfsprocessen zo goed mogelijk te beschrijven. Dit helpt de leverancier om uw processen beter te begrijpen en de beste oplossing voor u te vinden. Een goede voorbereiding kan de kwaliteit van de ERP-workshop aanzienlijk verbeteren.

    Hoe herken ik een goede ERP-aanbieder?

    Gebruik de ERP-workshop om vragen te stellen en eventuele onduidelijkheden weg te nemen. Richt u op de vraag of uw specifieke vereisten geïmplementeerd kunnen worden en let op het communicatieniveau. Reageert de aanbieder op uw vragen of vermijdt hij bepaalde onderwerpen? Ligt de nadruk op de implementatie van uw vereisten of meer op de functies en kenmerken van het systeem? Deze tips zullen u helpen om de juiste ERP-oplossing voor uw bedrijf te vinden.

    Lees meer over ERP workshops van TimeLine

    Als u meer wilt weten over ERP-workshops of het volledige aanbod van TimeLine ERP-functies, kunt u ons een bericht sturen via het contactformulier, schrijven naar [email protected] of contact opnemen met ons verkoopteam op +31 46 234 00 99. We horen graag van u en adviseren u graag!