Vă prezentăm implementarea e-Factura în TimeLine ERP versiunea 15. Clienții care folosesc TimeLine ERP (E3) v15 beneficiază gratuit de aceste module, în baza contractului de mentenanță.

Procesul începe cu configurarea de bază a sistemului: trebuie completate corect și complet datele firmei emitente respectiv datele partenerilor de afaceri, dar și alte detalii legate de procesul comercial, cum ar fi: modalitate de plată, cont bancar, unități de măsură pentru articolele vândute etc. Ghidul dezvoltat de noi special pentru acest subiect explică toate etapele necesare.

Ghidul e-Factura TimeLine
Ghidul e-Factura dezvoltat de echipa TimeLine

În modulul de emitere a facturilor din TimeLine ERP a fost adăugată o opțiune de generare e-Factura în meniu și o zonă cu informații cum ar fi: starea exportului/validării, respectiv ID-urile primite de la ANAF.

Modulul de facturi în TimeLine ERP

După cum probabil știți, există două moduri de încărcare a unei facturi în SPV: manual (de către utilizator, pe site-ul SPV) și automat (printr-un program).


Pentru cazul manual, fluxul de export din TimeLine ERP este simplu: din modulul de facturi se alege din meniu opțiunea de generare e-Factura și upload manual.

Export e-Factura
Modalități de generare/încărcare e-Factura

Fișierul xml rezultat în urma acestei operații este adăugat în DMS (sistemul de fișiere externe atașate), pentru arhivare odată cu factura TimeLine și, totodată, salvat pe hard disk, pentru a fi încărcat manual în SPV.

Fișiere e-Factura (xml) în TimeLine DMS

ID-urile de descărcare și de încărcare obținute în SPV pot fi trecute manual, pentru referință ulterioară, în câmpurile dedicate din cadrul facturii TimeLine.

Câmpurile e-Factura din cadrul facturii TimeLine

Factura semnată, generată în SPV, poate fi descărcată manual și atașată în DMS facturii TimeLine.


Pentru cazul automatizat, procesul începe prin generarea unui token de acces în SPV.

Acest token este legat atât de certificatul digital asociat unui cont SPV cât și de aplicația TimeLine ERP. Certificatul digital autorizat SPV este deținut de obicei de administratorul sau contabilul firmei. Din acest motiv, am dezvoltat un program auxiliar care se instalează pe calculatorul deținătorului certificatului și creează fișierul token în baza acestuia. Acest fișier token, cu valabilitate inițială de 3 luni și extindere ulterioară anuală, poate fi distribuit pe toate calculatoarele care vor realiza încărcarea sau descărcarea facturilor în/din SPV, fără a fi necesară existența certificatului digital pe respectivul PC. Bineînțeles, această distribuire nu trebuie să se facă nediscriminatoriu, trebuie acordată atenția necesară cerințelor de securitate ale companiei, respectiv instalarea doar pentru persoanele autorizate și calificate să execute operațiuni în SPV.

Generator token
Generatorul de token

Procesul de încărcare a facturii poate fi executat în două moduri: individual, pentru fiecare factură, sau prin selecție și procesare multiplă.


Procesul de încărcare automatizată individuală se declanșează din modulul de facturi, apăsând butonul de „Generare” din meniu, opțiunea „Upload automat” și conține următoarele etape:

  • generarea fișierului xml;
  • salvarea lui în DMS;
  • încărcarea prin serviciile web în SPV;
  • trecerea ID-ului de încărcare obținut în câmpul corespunzător din factura TimeLine și schimbarea stării în exportat.
Butoanele de control a procesului
Butoanele de validare/descărcare

Continuarea procesului se face prin apăsarea ulterioară a butoanelor de:

  • Validare„, pentru aducerea ID-ul de descărcare,
  • respectiv „Descărcare” pentru download-ul facturii semnate și stocarea ei în DMS.
Modul DMS corespunzător facturii, cu cele 2 documente e-Factura: factura xml trimisă către SPV, respectiv răspunsul primit sub forma unui fișier zip. Ambele sunt stocate în arhiva digitală atașată facturii TimeLine.

În cadrul procesului automatizat se poate observa starea actuală a facturii în SPV pe baza câmpului de stare.


Firmele care emit un volum mai mare de facturi lunare au nevoie de instrumente avansate de gestionare a acestui flux de lucru. Pentru acestea am dezvoltat un modul de control, dedicat, cu acțiuni „bulk”, pentru procesare multiplă. Acesta afișează toate facturile din sistem, filtrate după interval de timp și alte criterii suplimentare. Câmpul de selecție și opțiunile din meniu permit trimiterea în SPV a unui set de facturi, pentru fiecare etapă a procesului.

Modul de control e-Factura pentru procesare multiplă

Coloana cu LED-ul de stare oferă o privire de ansamblu clară asupra acțiunilor necesare:

  • albastru – facturi necesar a fi încărcate în SPV;
  • galben – facturi încărcate;
  • portocaliu – facturi validate;
  • verde – facturi descărcate;
  • roșu – eroare de validare/încărcare;
  • gri – facturi externe, e-Factura nu este necesară.
Butoanele de selecție multiplă și operațiuni e-Factura: generare/încărcare, validare, descărcare.

Procesul decurge similar celui de încărcare automatizată individuală: se folosesc aceleași câmpuri din factură iar fișierele ajung tot în DMS, doar că operarea este axată pe viteza de execuție, recomandată atunci când cazurile au fost deja testate și validate prin generări individuale.


Dezvoltări viitoare avute în vedere: descărcarea facturilor de achiziție, salvarea lor în DMS și legarea lor de sarcini interne de verificare. Vom reveni cu detalii într-un viitor articol, atât pe acest subiect cât și pentru e-Transport, un alt tip de export aflat în lucru în acest moment.


Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, gratuită, sau puteți testa chiar dumneavoastră versiunea demo.

Introducere

În acest articol vă prezentăm o adaptare a sistemului TimeLine ERP v14 realizată pentru clientul nostru, firma Easy Industry SRL din Sibiu: crearea unui sistem de import al articolelor și ofertelor generate într-un program extern de nesting pentru debitare laser. Ne-am bucurat că am primit acordul clientului pentru a face publică această implementare, întrucât ilustrează perfect capacitatea sistemului TimeLine ERP de a fi ajustat la cerințele partenerilor noștri de afaceri, fără a afecta funcționalitatea de bază sau posibilitățile de upgrade, întregul proces realizându-se într-un timp scurt și cu un efort financiar redus, de doar câteva zeci de ore de muncă.

Descrierea proiectului

Firma Easy Industry SRL oferă servicii industriale variate: debitare cu laser, îndoire abkant, design confecții metalice, proiectare CAD etc. care necesită o multitudine de soluții software specializate. Astfel s-a născut cerința de a integra fișierele generate de programul de nesting pentru tăiere cu laser în programul care gestionează celelalte aspecte ale producției și relațiilor comerciale – TimeLine ERP. Este vorba de calculația necesarului de material pentru determinarea prețului ofertei (etapa 1), respectiv combinarea pieselor în comenzi de tăiere (etapa 2). Acest articol prezintă implementarea efectuată în etapa 1.

Laser Easy Industry
Laser Easy Industry

Fișierul de importat și cerințele

Programul de nesting generază fișiere Excel similare cu cel de mai jos, care conțin piesele ce trebuie debitate, geometria acestora, respectiv o calculație de preț în funcție de parametri impuși programului (cost material, procent rebut, cost energie etc.)

Fișier Excel sursă
Fișier Excel sursă

Pe baza acestui fișier, în TimeLine ERP trebuie analizat, rând cu rând, dacă articolul a fost deja produs în trecut, caz în care se va identifica în nomenclatorul de articole, sau va fi creat un articol nou cu următoarele caracteristici: cod unic, descriere, poză, respectiv adăugată o poziție în lista de componente (rețeta) pentru material și cantitatea necesară. 

În pasul ulterior, aceste articole sunt combinate într-o ofertă nouă pentru partenerul de afaceri selectat.

Procesul de lucru

Tot procesul constă în câteva clickuri de mouse.

În modulul de ofertare a fost adăugată o nouă opțiune în meniu:

Modulul de ofertare
Modulul de ofertare

Aceasta deschide un modul de import, în care utilizatorul poate selecta fișierul Excel dorit, codul clientului, apoi poate previzualiza datele care au fost importate. 

Selecție fișier sursă și repere de importat
Selecție fișier sursă și repere de importat

Dând click pe butonul de import se creează pozițiile ofertei:

Pozițiile importate
Pozițiile importate

În fundal, transparent pentru utilizator, sunt create și articolele necesare (observați poza și, în partea de jos a imaginii, materialul adăugat automat în lista de componente):

Articolul creat, cu detaliile aferente
Articolul creat, cu detaliile aferente

Ca pas final, după ajustarea ofertei în TimeLine ERP, aceasta poate fi trimisă clientului, fie ca fișier PDF atașat unui email, fie ca document tipărit. Un exemplu de formular:

Previzualizarea ofertei tipăribile
Previzualizarea ofertei tipăribile

Dezvoltări ulterioare

Într-o etapă viitoare este posibilă extinderea integrării între cele două sisteme cu următoarele procese:

  • TimeLine ERP generează prin modulul MRP, pe baza comenzilor de la clienți și a stocurilor existente, necesarul de repere ce trebuie produse, grupate în funcție de materialul din care trebuie debitate. Această listă este importată în programul de nesting, care face optimizarea pe foi de material, rezultând fișiere Excel corespunzătoare;
  • Fiecare fișier Excel, conținând una sau mai multe foi de material și reperele amplasate pe ea (identice) se importă în TimeLine ERP rezultând o comandă de produse cuplate, căreia i se poate face raportare în producție (cod de bare, ecrane tactile etc.) și calculație de cost (ante/post calcul). Dacă sunt necesare prelucrări ulterioare, se pot realiza comenzi de producție multi-nivel, independente și configurate special pentru fiecare reper în parte, având materialul debitat drept semifabricat, în lista de componente.

Concluzie

Realizarea acestui proiect a fost facilitată considerabil de filozofia de implementare utilizată de firma noastră și de uneltele puternice de dezvoltare care se ascund în spatele sistemului TimeLine ERP, unelte reunite sub brand-ul TimeLine Developer, care asigură flexibilitate bazei de date, ușurință în adaptarea interfeței cu utilizatorul și a logicii de business, precum și acces facil la orice componentă tehnică utilizată – atribute care ne-au asigurat premiile ERP of the Year pentru “Cea mai bună tehnologie” și „Premiul pentru inovație” în ultimii ani, în Germania.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, atât online cât și la sediul dumneavoastră.

Introducere

În acest articol vă prezentăm o adaptare a sistemului TimeLine ERP v14 realizată pentru clientul nostru, firma Maschinenbau Timișoara SRL: crearea unui sistem de mentenanță post vânzare. Ne-am bucurat că am primit acordul clientului pentru a face publică această implementare, întrucât ilustrează perfect capacitatea sistemului TimeLine ERP de a fi ajustat la cerințele partenerilor noștri de afaceri, fără a afecta funcționalitatea de bază sau posibilitățile de upgrade, întregul proces realizându-se într-un timp scurt și cu un efort financiar redus, de doar câteva zeci de ore de muncă.

Descrierea proiectului

Firma Maschinenbau Timișoara SRL (MBT) are ca domeniu de activitate atât partea de producție a ansamblelor metalice sudate cât și partea de comercializare a utilajelor industriale pentru prelucrarea metalelor. În timpul implementării sistemului TimeLine ERP în cadrul companiei s-a născut cerința integrării părții de mentenanță post-vânzare a utilajelor comercializate în cadrul bazei de date unice, gestiunea centralizată a informațiilor colectate și includerea acestui departament în procesele de achiziție și facturare centralizată.

Planificarea și executarea mentenanței

Drept urmare, am început implementarea de la ajustarea modulelor de bază. În nomenclatorul de angajați a fost adăugată posibilitatea de a defini un depozit pentru fiecare mecanic care realizează mentenanță la sediul clientului. În acest fel se știe exact situația stocurilor de piese de schimb și consumabile aflate în depozitul central sau în mașinile de intervenție, informația este accesibilă oricărui departament interesat, se pot gestiona global stocurile minime și achizițiile, reducând costurile și crescând transparența consumurilor.

Totodată, fiecare utilaj vândut este introdus în sistem împreună cu toate datele care îi permit identificarea. Fiecare mentenanță efectuată generează o intrare în tabela cu ciclul de viață al utilajului, pentru a avea o privire de ansamblu asupra intervențiilor efectuate.

Nomenclator resurse
Nomenclator resurse

În modulul “Calendar și sarcini”, managerul departamentului de mentenanță alocă sarcini angajaților din subordine. Fiecare angajat poate să consulte lista sarcinilor pe care le-a îndeplinit într-o anumită perioadă. Această funcționalitate face parte din pachetul standard.

Sarcină de lucru
Sarcină de lucru

Angajații care realizează vizitele la clienți sunt dotați cu laptop, conectat via internet la rețeaua firmei. Odată efectuată operația de mentenanță, aceștia execută procesul de raportare a sarcinii. Și acest modul există în varianta standard dar a fost extins la cerințele firmei MBT, prin adăugarea kilometrajului de început și sfârșit, precum și a pieselor de schimb utilizate. Există posibilitatea de a defini diverse tipuri de intervenții: gratuite, în garanție, plătite etc. iar fiecărui angajat îi poate fi definit un alt tarif orar.

Raportare sarcină
Raportare sarcină

Selecția pieselor de schimb se face doar din stocul asociat angajatului:

Selecție piese schimb
Selecție piese schimb
Selecție piese schimb
Selecție piese schimb

Odată finalizată raportarea, este generat un raport care este prezentat clientului pentru a fi semnat. Acest raport poate fi scanat sau pozat și asociat sarcinii, ca document DMS, o altă funcționalitate standard a TimeLine ERP.

Raport de activitate
Raport de activitate

Totodată, în acest moment informația ajunge în tabela ciclului de viață al utilajului.

Istoric utilaj
Istoric utilaj

Partea comercială

În continuare, responsabilul departamentului de facturare preia toate aceste raportări și le transformă în documente comerciale. Bineînțeles, acest proces poate fi automatizat și executat pe server, în fiecare noapte. TimeLine ERP oferă posibilitatea de a crea diverse documente: un aviz și o factură, un aviz fără factură (pentru intervenții gratuite) sau un document unic ce joacă ambele roluri, așa numita “factură directă”. Prin crearea oricărei variante de aviz este descărcat stocul aflat în depozitul angajatului. 

Preluare în factură
Preluare în factură

Dacă este realizată și o factură, se preia automat clientul asociat utilajului asupra căruia s-a intervenit iar costurile sunt defalcate în poziții corespunzătoare manoperei, kilometrilor efectuați și pieselor de schimb utilizate. Prețurile provin din nomenclatorul asociat respectivelor articole și servicii, iar ele pot fi generice sau stabilite pentru fiecare client în parte.

Factura
Factura

Bineînțeles, factura poate fi tipărită sau expediată electronic clientului.

Factura
Factura

Concluzie

Realizarea acestui proiect, crearea unui sistem de mentenanță post vânzare, a fost facilitată considerabil de filozofia de implementare utilizată de firma noastră și de uneltele puternice de dezvoltare care se ascund în spatele sistemului TimeLine ERP, unelte reunite sub brand-ul TimeLine Developer, care asigură flexibilitate bazei de date, ușurință în adaptarea interfeței cu utilizatorul și a logicii de business, precum și acces facil la orice componentă tehnică utilizată – atribute care ne-au asigurat premiile ERP of the Year pentru “Cea mai bună tehnologie” și „Premiul pentru inovație” în ultimii ani, în Germania.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, atât online cât și la sediul dumneavoastră.

Infografic

Avem plăcerea să vă prezentăm un testimonial făcut de colegii din Germania, în care se prezintă pe scurt experiența firmei TrioRail cu TimeLine ERP. TrioRail este un IMM care produce componente electronice pentru comunicații feroviare. Pe lângă acoperirea funcțională a cerințelor (de exemplu, trasabilitatea producției și a livrărilor) și ușurința în utilizare, clientul este încântat de relația bună cu firma TimeLine și de parteneriatul bazat pe egalitate de care beneficiază.

Vă invităm să urmăriți acest clip, este în limba germană și are subtitrare în limba engleză:

You are currently viewing a placeholder content from Youtube. To access the actual content, click the button below. Please note that doing so will share data with third-party providers.

More Information

Unele din principalele avantaje ale unui program de gestiune a întreprinderii (ERP) sunt optimizarea proceselor companiei și economia de timp în realizarea sarcinilor repetitive. În articolul de astăzi vă prezentăm un studiu de caz bazat pe o implementare TimeLine Neo la o companie orientată pe producție.

În industria automotive se lucrează frecvent cu comenzi succesive (Call-Off Purchase Order), prin care același produs este cerut în cantități diferite cu o anumită frecvență (zilnic, săptămânal sau lunar), în baza unui contract cadru. Aceste comenzi sunt ajustate foarte des de către client și transmise furnizorului (cel care a implementat TimeLine Neo), iar acesta din urmă trebuie să reacționeze rapid la schimbările de situație: să introducă noile date în sistem, să analizeze care sunt cantitățile modificate, ce număr de piese au fost deja expediate către client dar nu au ajuns la acesta și nu au fost luate în calcul de noile cereri (cantitatea în tranzit) respectiv să creeze comenzile de producție și să confirme sau să infirme termenele dorite.

Există mai multe feluri de a transmite aceste comenzi succesive: firmele mari, care procesează un număr mare de documente, lucrează cu sisteme electronice de transmitere de date (EDI), dar acestea se bazează pe convertoare între diverse formate standard și baza de date internă, care câteodată nu se justifică pe parte de preț pentru firmele de mici dimensiuni. Managerul nostru de proiect a reușit să rezolve elegant această problemă a clientului iar soluția este descrisă mai jos.

Totul pornește de la soluția standard TimeLine Neo, care conține module pentru comenzile succesive, preluarea acestora în note de livrare și facturi, și un management de documente atașate integrat (DMS).

Situația inițială

Firma primește pe email un fișier pdf cu codul produsului, termenele de livrare și cantitățile dorite de client. Acest fișier este preluat din clientul de email în comanda succesivă corespunzătoare, în TimeLine Neo, în zona dedicată documentelor atașate.

În acest moment Timeline Neo realizează o transformare a fișierului pdf în text, care poate fi utilizat ulterior ca bază de căutare în întreg sistemul folosind diverse cuvinte cheie.

Importul datelor

Această funcționalitate standard și faptul că textul obținut are o structură clară, ce se repetă la fiecare transmisie, au permis realizarea unei adaptări individuale pentru clientul nostru, prin care importăm termenele și cantitățile în date utilizabile de către program.

În momentul importului, programul (standard) analizează cantitățile deja livrate din această comandă (inclusiv cantitatea aflată în tranzit):

Tot în modul standard, fiecare import este salvat separat, pentru a permite comparația ulterioară și analiza evoluției cererii clientului:

Concluzia

Rezumând: clientul, care înainte introducea manual datele din fișierul pdf într-un fișier Excel, care era ulterior corelat, tot manual, cu situația transporturilor și a cererilor anterioare, și-a redus timpul de lucru consumat cu această activitate de la jumătate de zi pe săptămână la 10 minute.

Investiția în cele 16 ore de implementare pentru acest proces aduce avantaje evidente: degrevarea personalului de o sarcină laborioasă, cu potențial mare de erori, posibilitatea de scalare rapidă a proceselor în cazul dezvoltării afacerii, timp de reacție îmbunătățit, modalități de analiză și previzionare detaliată a fluctuației comenzilor.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, iar dacă doriți să testați funcționalitatea sistemului nostru, vă rugăm să descărcați versiunea demo disponibilă pe site.