Informații utile Archive

e-Factura în TimeLine ERP #2

Vă prezentăm implementarea e-Factura în TimeLine ERP versiunea 15. Clienții care folosesc TimeLine ERP (E3) v15 beneficiază gratuit de aceste module, în baza contractului de mentenanță.

Într-un articol anterior, care poate fi citit aici, am descris procesul de încărcare a facturilor de vânzare în SPV-ANAF. Ulterior acelui moment, am implementat în TimeLine ERP posibilitatea de încărcare în SPV a notelor de credit respectiv procesul de descărcare a facturilor trimise de către furnizori în SPV.

Stocarea centralizată a facturilor primite de la furnizori prin SPV este necesară din cauza următoarelor aspecte:

ele sunt șterse din SPV după 60 de zile de la încărcare și există obligația legală de a le arhiva;
firmele doresc să valideze inter-departamental facturile primite înainte de a le achita;
firmele doresc să nu piardă din vedere facturile primite și să aibă o privire de ansamblu asupra lor.

Pentru a acoperi aceste necesități, am dezvoltat în cadrul TimeLine ERP modulul de gestiune a facturilor primite.

Prin apăsarea unui singur buton, serviciile web ANAF sunt interogate, toate facturile noi apărute sunt descărcate, convertite în PDF, arhivate și asociate unor sarcini de verificare.

Interfața cu utilizatorul conține următoarele elemente:

În partea stângă sunt afișate toate facturile primite în intervalul de timp după care se filtrează datele iar în partea dreaptă, pentru factura selectată în tabel, sunt afișate, pentru verificare rapidă, documentele descărcate din SPV și arhivate în sistemul de gestiune a documentelor externe (DMS).

Procesul a fost simplificat la maxim, pentru a permite utilizatorilor să se concentreze pe munca esențială:

sunt descărcate doar facturile noi, indiferent dacă se interoghează un interval de timp care se suprapune unei interogări anterioare, nu se vor duplica datele descărcate;
daca factura conține un cod fiscal care se regăsește în nomenclatorul de furnizori, numele furnizorului este afișat automat iar sarcina de verificare este asociată acelui furnizor;
fișierul XML descărcat este arhivat în DMS;
totodată, acest fișier este convertit automat în PDF pentru a permite verificarea ușoară a detaliilor de pe factură iar vizualizarea se face integrat, în partea dreaptă a modului;
și acest fișier PDF este stocat în DMS;

În cazul în care unul din pașii de descărcare sau conversie generează o eroare (din cauza legăturii la Internet sau a supraîncărcării serverelor ANAF) se poate relua părți din proces și se pot executa operațiile atomice manual, pentru una sau mai multe facturi selectate (descărcare, conversie etc.).

Pentru gestiunea sarcinilor și verificarea facturilor primite există un alt modul cu ajutorul cărora angajații din diverse departamente pot vedea în Inbox-ul personalizat sarcinile primite, împreună cu documentele atașate și cu notițele și comentariile făcute de colegii lor.

Modulul de gestiune a sarcinilor de lucru

Din acest modul angajatul poate transfera o sarcină către colegi, o poate delega unui subaltern sau poate aproba factura – moment în care documentul pdf poate fi transformat în factură de achiziție validă.

Dezvoltări viitoare avute în vedere: analiza fișierelor xml primite, determinarea produselor și serviciilor conținute în acestea, determinarea comenzilor de achiziție sau a NIR-urilor deschise care conțin acel furnizor și preluarea/închiderea documentelor respective cu factura de achiziție.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, gratuită, sau puteți testa chiar dumneavoastră versiunea demo.

11. aprilie 2024

e-Factura în TimeLine ERP

Informații utile

Vă prezentăm implementarea e-Factura în TimeLine ERP versiunea 15. Clienții care folosesc TimeLine ERP (E3) v15 beneficiază gratuit de aceste module, în baza contractului de mentenanță.

Procesul începe cu configurarea de bază a sistemului: trebuie completate corect și complet datele firmei emitente respectiv datele partenerilor de afaceri, dar și alte detalii legate de procesul comercial, cum ar fi: modalitate de plată, cont bancar, unități de măsură pentru articolele vândute etc. Ghidul dezvoltat de noi special pentru acest subiect explică toate etapele necesare.

Ghidul e-Factura TimeLine — Ghidul e-Factura dezvoltat de echipa TimeLine

În modulul de emitere a facturilor din TimeLine ERP a fost adăugată o opțiune de generare e-Factura în meniu și o zonă cu informații cum ar fi: starea exportului/validării, respectiv ID-urile primite de la ANAF.

După cum probabil știți, există două moduri de încărcare a unei facturi în SPV: manual (de către utilizator, pe site-ul SPV) și automat (printr-un program).

Pentru cazul manual, fluxul de export din TimeLine ERP este simplu: din modulul de facturi se alege din meniu opțiunea de generare e-Factura și upload manual.

Export e-Factura — Modalități de generare/încărcare e-Factura

Fișierul xml rezultat în urma acestei operații este adăugat în DMS (sistemul de fișiere externe atașate), pentru arhivare odată cu factura TimeLine și, totodată, salvat pe hard disk, pentru a fi încărcat manual în SPV.

ID-urile de descărcare și de încărcare obținute în SPV pot fi trecute manual, pentru referință ulterioară, în câmpurile dedicate din cadrul facturii TimeLine.

Câmpurile e-Factura din cadrul facturii TimeLine

Factura semnată, generată în SPV, poate fi descărcată manual și atașată în DMS facturii TimeLine.

Pentru cazul automatizat, procesul începe prin generarea unui token de acces în SPV.

Acest token este legat atât de certificatul digital asociat unui cont SPV cât și de aplicația TimeLine ERP. Certificatul digital autorizat SPV este deținut de obicei de administratorul sau contabilul firmei. Din acest motiv, am dezvoltat un program auxiliar care se instalează pe calculatorul deținătorului certificatului și creează fișierul token în baza acestuia. Acest fișier token, cu valabilitate inițială de 3 luni și extindere ulterioară anuală, poate fi distribuit pe toate calculatoarele care vor realiza încărcarea sau descărcarea facturilor în/din SPV, fără a fi necesară existența certificatului digital pe respectivul PC. Bineînțeles, această distribuire nu trebuie să se facă nediscriminatoriu, trebuie acordată atenția necesară cerințelor de securitate ale companiei, respectiv instalarea doar pentru persoanele autorizate și calificate să execute operațiuni în SPV.

Procesul de încărcare a facturii poate fi executat în două moduri: individual, pentru fiecare factură, sau prin selecție și procesare multiplă.

Procesul de încărcare automatizată individuală se declanșează din modulul de facturi, apăsând butonul de „Generare” din meniu, opțiunea „Upload automat” și conține următoarele etape:

generarea fișierului xml;
salvarea lui în DMS;
încărcarea prin serviciile web în SPV;
trecerea ID-ului de încărcare obținut în câmpul corespunzător din factura TimeLine și schimbarea stării în exportat.

Butoanele de control a procesului — Butoanele de validare/descărcare

Continuarea procesului se face prin apăsarea ulterioară a butoanelor de:

„Validare„, pentru aducerea ID-ul de descărcare,
respectiv „Descărcare” pentru download-ul facturii semnate și stocarea ei în DMS.

Modul DMS corespunzător facturii, cu cele 2 documente e-Factura: factura xml trimisă către SPV, respectiv răspunsul primit sub forma unui fișier zip. Ambele sunt stocate în arhiva digitală atașată facturii TimeLine.

În cadrul procesului automatizat se poate observa starea actuală a facturii în SPV pe baza câmpului de stare.

Firmele care emit un volum mai mare de facturi lunare au nevoie de instrumente avansate de gestionare a acestui flux de lucru. Pentru acestea am dezvoltat un modul de control, dedicat, cu acțiuni „bulk”, pentru procesare multiplă. Acesta afișează toate facturile din sistem, filtrate după interval de timp și alte criterii suplimentare. Câmpul de selecție și opțiunile din meniu permit trimiterea în SPV a unui set de facturi, pentru fiecare etapă a procesului.

Modul de control e-Factura pentru procesare multiplă

Coloana cu LED-ul de stare oferă o privire de ansamblu clară asupra acțiunilor necesare:

albastru – facturi necesar a fi încărcate în SPV;
galben – facturi încărcate;
portocaliu – facturi validate;
verde – facturi descărcate;
roșu – eroare de validare/încărcare;
gri – facturi externe, e-Factura nu este necesară.

Butoanele de selecție multiplă și operațiuni e-Factura: generare/încărcare, validare, descărcare.

Procesul decurge similar celui de încărcare automatizată individuală: se folosesc aceleași câmpuri din factură iar fișierele ajung tot în DMS, doar că operarea este axată pe viteza de execuție, recomandată atunci când cazurile au fost deja testate și validate prin generări individuale.

Dezvoltări viitoare avute în vedere: descărcarea facturilor de achiziție, salvarea lor în DMS și legarea lor de sarcini interne de verificare. Vom reveni cu detalii într-un viitor articol, atât pe acest subiect cât și pentru e-Transport, un alt tip de export aflat în lucru în acest moment.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, gratuită, sau puteți testa chiar dumneavoastră versiunea demo.

16. ianuarie 2024

Studiu de caz: importul ofertelor generate de un program de nesting (tăiere cu laser)

Informații utile

Introducere

În acest articol vă prezentăm o adaptare a sistemului TimeLine ERP v14 realizată pentru clientul nostru, firma Easy Industry SRL din Sibiu: crearea unui sistem de import al articolelor și ofertelor generate într-un program extern de nesting pentru debitare laser. Ne-am bucurat că am primit acordul clientului pentru a face publică această implementare, întrucât ilustrează perfect capacitatea sistemului TimeLine ERP de a fi ajustat la cerințele partenerilor noștri de afaceri, fără a afecta funcționalitatea de bază sau posibilitățile de upgrade, întregul proces realizându-se într-un timp scurt și cu un efort financiar redus, de doar câteva zeci de ore de muncă.

Descrierea proiectului

Firma Easy Industry SRL oferă servicii industriale variate: debitare cu laser, îndoire abkant, design confecții metalice, proiectare CAD etc. care necesită o multitudine de soluții software specializate. Astfel s-a născut cerința de a integra fișierele generate de programul de nesting pentru tăiere cu laser în programul care gestionează celelalte aspecte ale producției și relațiilor comerciale – TimeLine ERP. Este vorba de calculația necesarului de material pentru determinarea prețului ofertei (etapa 1), respectiv combinarea pieselor în comenzi de tăiere (etapa 2). Acest articol prezintă implementarea efectuată în etapa 1.

Fișierul de importat și cerințele

Programul de nesting generază fișiere Excel similare cu cel de mai jos, care conțin piesele ce trebuie debitate, geometria acestora, respectiv o calculație de preț în funcție de parametri impuși programului (cost material, procent rebut, cost energie etc.)

Pe baza acestui fișier, în TimeLine ERP trebuie analizat, rând cu rând, dacă articolul a fost deja produs în trecut, caz în care se va identifica în nomenclatorul de articole, sau va fi creat un articol nou cu următoarele caracteristici: cod unic, descriere, poză, respectiv adăugată o poziție în lista de componente (rețeta) pentru material și cantitatea necesară.

În pasul ulterior, aceste articole sunt combinate într-o ofertă nouă pentru partenerul de afaceri selectat.

Procesul de lucru

Tot procesul constă în câteva clickuri de mouse.

În modulul de ofertare a fost adăugată o nouă opțiune în meniu:

Aceasta deschide un modul de import, în care utilizatorul poate selecta fișierul Excel dorit, codul clientului, apoi poate previzualiza datele care au fost importate.

Selecție fișier sursă și repere de importat

Dând click pe butonul de import se creează pozițiile ofertei:

În fundal, transparent pentru utilizator, sunt create și articolele necesare (observați poza și, în partea de jos a imaginii, materialul adăugat automat în lista de componente):

Ca pas final, după ajustarea ofertei în TimeLine ERP, aceasta poate fi trimisă clientului, fie ca fișier PDF atașat unui email, fie ca document tipărit. Un exemplu de formular:

Dezvoltări ulterioare

Într-o etapă viitoare este posibilă extinderea integrării între cele două sisteme cu următoarele procese:

TimeLine ERP generează prin modulul MRP, pe baza comenzilor de la clienți și a stocurilor existente, necesarul de repere ce trebuie produse, grupate în funcție de materialul din care trebuie debitate. Această listă este importată în programul de nesting, care face optimizarea pe foi de material, rezultând fișiere Excel corespunzătoare;
Fiecare fișier Excel, conținând una sau mai multe foi de material și reperele amplasate pe ea (identice) se importă în TimeLine ERP rezultând o comandă de produse cuplate, căreia i se poate face raportare în producție (cod de bare, ecrane tactile etc.) și calculație de cost (ante/post calcul). Dacă sunt necesare prelucrări ulterioare, se pot realiza comenzi de producție multi-nivel, independente și configurate special pentru fiecare reper în parte, având materialul debitat drept semifabricat, în lista de componente.

Concluzie

Realizarea acestui proiect a fost facilitată considerabil de filozofia de implementare utilizată de firma noastră și de uneltele puternice de dezvoltare care se ascund în spatele sistemului TimeLine ERP, unelte reunite sub brand-ul TimeLine Developer, care asigură flexibilitate bazei de date, ușurință în adaptarea interfeței cu utilizatorul și a logicii de business, precum și acces facil la orice componentă tehnică utilizată – atribute care ne-au asigurat premiile ERP of the Year pentru “Cea mai bună tehnologie” și „Premiul pentru inovație” în ultimii ani, în Germania.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, atât online cât și la sediul dumneavoastră.

6. septembrie 2021

Studiu de caz: crearea unui sistem de mentenanță post vânzare cu TimeLine ERP

Informații utile

Introducere

În acest articol vă prezentăm o adaptare a sistemului TimeLine ERP v14 realizată pentru clientul nostru, firma Maschinenbau Timișoara SRL: crearea unui sistem de mentenanță post vânzare. Ne-am bucurat că am primit acordul clientului pentru a face publică această implementare, întrucât ilustrează perfect capacitatea sistemului TimeLine ERP de a fi ajustat la cerințele partenerilor noștri de afaceri, fără a afecta funcționalitatea de bază sau posibilitățile de upgrade, întregul proces realizându-se într-un timp scurt și cu un efort financiar redus, de doar câteva zeci de ore de muncă.

Descrierea proiectului

Firma Maschinenbau Timișoara SRL (MBT) are ca domeniu de activitate atât partea de producție a ansamblelor metalice sudate cât și partea de comercializare a utilajelor industriale pentru prelucrarea metalelor. În timpul implementării sistemului TimeLine ERP în cadrul companiei s-a născut cerința integrării părții de mentenanță post-vânzare a utilajelor comercializate în cadrul bazei de date unice, gestiunea centralizată a informațiilor colectate și includerea acestui departament în procesele de achiziție și facturare centralizată.

Planificarea și executarea mentenanței

Drept urmare, am început implementarea de la ajustarea modulelor de bază. În nomenclatorul de angajați a fost adăugată posibilitatea de a defini un depozit pentru fiecare mecanic care realizează mentenanță la sediul clientului. În acest fel se știe exact situația stocurilor de piese de schimb și consumabile aflate în depozitul central sau în mașinile de intervenție, informația este accesibilă oricărui departament interesat, se pot gestiona global stocurile minime și achizițiile, reducând costurile și crescând transparența consumurilor.

Totodată, fiecare utilaj vândut este introdus în sistem împreună cu toate datele care îi permit identificarea. Fiecare mentenanță efectuată generează o intrare în tabela cu ciclul de viață al utilajului, pentru a avea o privire de ansamblu asupra intervențiilor efectuate.

În modulul “Calendar și sarcini”, managerul departamentului de mentenanță alocă sarcini angajaților din subordine. Fiecare angajat poate să consulte lista sarcinilor pe care le-a îndeplinit într-o anumită perioadă. Această funcționalitate face parte din pachetul standard.

Angajații care realizează vizitele la clienți sunt dotați cu laptop, conectat via internet la rețeaua firmei. Odată efectuată operația de mentenanță, aceștia execută procesul de raportare a sarcinii. Și acest modul există în varianta standard dar a fost extins la cerințele firmei MBT, prin adăugarea kilometrajului de început și sfârșit, precum și a pieselor de schimb utilizate. Există posibilitatea de a defini diverse tipuri de intervenții: gratuite, în garanție, plătite etc. iar fiecărui angajat îi poate fi definit un alt tarif orar.

Selecția pieselor de schimb se face doar din stocul asociat angajatului:

Odată finalizată raportarea, este generat un raport care este prezentat clientului pentru a fi semnat. Acest raport poate fi scanat sau pozat și asociat sarcinii, ca document DMS, o altă funcționalitate standard a TimeLine ERP.

Totodată, în acest moment informația ajunge în tabela ciclului de viață al utilajului.

Partea comercială

În continuare, responsabilul departamentului de facturare preia toate aceste raportări și le transformă în documente comerciale. Bineînțeles, acest proces poate fi automatizat și executat pe server, în fiecare noapte. TimeLine ERP oferă posibilitatea de a crea diverse documente: un aviz și o factură, un aviz fără factură (pentru intervenții gratuite) sau un document unic ce joacă ambele roluri, așa numita “factură directă”. Prin crearea oricărei variante de aviz este descărcat stocul aflat în depozitul angajatului.

Dacă este realizată și o factură, se preia automat clientul asociat utilajului asupra căruia s-a intervenit iar costurile sunt defalcate în poziții corespunzătoare manoperei, kilometrilor efectuați și pieselor de schimb utilizate. Prețurile provin din nomenclatorul asociat respectivelor articole și servicii, iar ele pot fi generice sau stabilite pentru fiecare client în parte.

Bineînțeles, factura poate fi tipărită sau expediată electronic clientului.

Concluzie

Realizarea acestui proiect, crearea unui sistem de mentenanță post vânzare, a fost facilitată considerabil de filozofia de implementare utilizată de firma noastră și de uneltele puternice de dezvoltare care se ascund în spatele sistemului TimeLine ERP, unelte reunite sub brand-ul TimeLine Developer, care asigură flexibilitate bazei de date, ușurință în adaptarea interfeței cu utilizatorul și a logicii de business, precum și acces facil la orice componentă tehnică utilizată – atribute care ne-au asigurat premiile ERP of the Year pentru “Cea mai bună tehnologie” și „Premiul pentru inovație” în ultimii ani, în Germania.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, atât online cât și la sediul dumneavoastră.

12. mai 2021

Testimonial video: TimeLine ERP în practică

Informații utile

Avem plăcerea să vă prezentăm un testimonial făcut de colegii din Germania, în care se prezintă pe scurt experiența firmei TrioRail cu TimeLine ERP. TrioRail este un IMM care produce componente electronice pentru comunicații feroviare. Pe lângă acoperirea funcțională a cerințelor (de exemplu, trasabilitatea producției și a livrărilor) și ușurința în utilizare, clientul este încântat de relația bună cu firma TimeLine și de parteneriatul bazat pe egalitate de care beneficiază.

Vă invităm să urmăriți acest clip, este în limba germană și are subtitrare în limba engleză:

You are currently viewing a placeholder content from YouTube. To access the actual content, click the button below. Please note that doing so will share data with third-party providers.

More Information

Unblock content Accept required service and unblock content

20. noiembrie 2019

Studiu de caz: managementul comenzilor succesive

Informații utile

Unele din principalele avantaje ale unui program de gestiune a întreprinderii (ERP) sunt optimizarea proceselor companiei și economia de timp în realizarea sarcinilor repetitive. În articolul de astăzi vă prezentăm un studiu de caz bazat pe o implementare TimeLine Neo la o companie orientată pe producție.

În industria automotive se lucrează frecvent cu comenzi succesive (Call-Off Purchase Order), prin care același produs este cerut în cantități diferite cu o anumită frecvență (zilnic, săptămânal sau lunar), în baza unui contract cadru. Aceste comenzi sunt ajustate foarte des de către client și transmise furnizorului (cel care a implementat TimeLine Neo), iar acesta din urmă trebuie să reacționeze rapid la schimbările de situație: să introducă noile date în sistem, să analizeze care sunt cantitățile modificate, ce număr de piese au fost deja expediate către client dar nu au ajuns la acesta și nu au fost luate în calcul de noile cereri (cantitatea în tranzit) respectiv să creeze comenzile de producție și să confirme sau să infirme termenele dorite.

Există mai multe feluri de a transmite aceste comenzi succesive: firmele mari, care procesează un număr mare de documente, lucrează cu sisteme electronice de transmitere de date (EDI), dar acestea se bazează pe convertoare între diverse formate standard și baza de date internă, care câteodată nu se justifică pe parte de preț pentru firmele de mici dimensiuni. Managerul nostru de proiect a reușit să rezolve elegant această problemă a clientului iar soluția este descrisă mai jos.

Totul pornește de la soluția standard TimeLine Neo, care conține module pentru comenzile succesive, preluarea acestora în note de livrare și facturi, și un management de documente atașate integrat (DMS).

Situația inițială

Firma primește pe email un fișier pdf cu codul produsului, termenele de livrare și cantitățile dorite de client. Acest fișier este preluat din clientul de email în comanda succesivă corespunzătoare, în TimeLine Neo, în zona dedicată documentelor atașate.

În acest moment Timeline Neo realizează o transformare a fișierului pdf în text, care poate fi utilizat ulterior ca bază de căutare în întreg sistemul folosind diverse cuvinte cheie.

Importul datelor

Această funcționalitate standard și faptul că textul obținut are o structură clară, ce se repetă la fiecare transmisie, au permis realizarea unei adaptări individuale pentru clientul nostru, prin care importăm termenele și cantitățile în date utilizabile de către program.

În momentul importului, programul (standard) analizează cantitățile deja livrate din această comandă (inclusiv cantitatea aflată în tranzit):

Tot în modul standard, fiecare import este salvat separat, pentru a permite comparația ulterioară și analiza evoluției cererii clientului:

Concluzia

Rezumând: clientul, care înainte introducea manual datele din fișierul pdf într-un fișier Excel, care era ulterior corelat, tot manual, cu situația transporturilor și a cererilor anterioare, și-a redus timpul de lucru consumat cu această activitate de la jumătate de zi pe săptămână la 10 minute.

Investiția în cele 16 ore de implementare pentru acest proces aduce avantaje evidente: degrevarea personalului de o sarcină laborioasă, cu potențial mare de erori, posibilitatea de scalare rapidă a proceselor în cazul dezvoltării afacerii, timp de reacție îmbunătățit, modalități de analiză și previzionare detaliată a fluctuației comenzilor.

Vă stăm cu plăcere la dispoziție pentru o prezentare detaliată, iar dacă doriți să testați funcționalitatea sistemului nostru, vă rugăm să descărcați versiunea demo disponibilă pe site.

13. decembrie 2017