{"id":255741,"date":"2023-10-07T16:40:59","date_gmt":"2023-10-07T14:40:59","guid":{"rendered":"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/blog\/6-tipps-fuer-eine-effektive-webkonferenz\/"},"modified":"2024-04-05T14:06:50","modified_gmt":"2024-04-05T12:06:50","slug":"6-tipps-fuer-eine-effektive-webkonferenz","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/blog\/6-tipps-fuer-eine-effektive-webkonferenz\/","title":{"rendered":"6 Tipps f\u00fcr eine effektive Webkonferenz"},"content":{"rendered":"<p><strong>Durch die Corona-Pandemie haben sich die t\u00e4gliche Arbeitssituation und das Arbeitsumfeld radikal gewandelt. Innerhalb k\u00fcrzester Zeit sahen sich Unternehmen damit konfrontiert, alle Prozesse zu ver\u00e4ndern und ins Digitale zu verlegen. Dabei hatten viele <a href=\"\/de\/blog\/hilfsmassnahmen-fuer-unternehmen-in-zeiten-von-corona\/\">Schwierigkeiten, alle Verordnungen, Anforderungen und Schutzma\u00dfnahmen zu beachten<\/a> und gleichzeitig handlungsf\u00e4hig zu bleiben. Mitarbeiter wurden gr\u00f6\u00dftenteils ins Home Office geschickt. Zus\u00e4tzlich zum neuen Alltag kam so die Herausforderung, die Kommunikation und den Zusammenhalt zwischen Mitarbeitern zu erhalten \u2013 und dem digitalen Arbeiten eine Chance zu geben sowie es neu zu denken. Denn in vielen Berufen stehen regelm\u00e4\u00dfige Meetings sowie der Kontakt zu Kunden und Kollegen an der Tagesordnung. Insbesondere gro\u00dfe Seminare und Workshops sind seit dem Beginn der Pandemie risikoreich \u2013 und ohne gewisse Vorkehrungen auch nicht erlaubt. Abhilfe k\u00f6nnen deswegen immer h\u00e4ufiger Videokonferenzen schaffen \u2013 so kann auch der Kontakt zu Kunden weiterhin gew\u00e4hrleistet werden. In diesem Beitrag geht es um die Vorbereitung und erfolgreiche Moderation solcher Webkonferenzen.<\/strong><\/p>\n<h2>Online-Meetings aus dem Home-Office heraus<\/h2>\n<p>Unabh\u00e4ngig von der aktuellen Situation und egal ob im B\u00fcro oder aus dem <a href=\"\/de\/blog\/home-office-trend-beschleunigt\/\">Home-Office<\/a> heraus \u2013 Meetings sollten Sie grunds\u00e4tzlich entlang bestimmter Regeln f\u00fchren, damit sie optimal verlaufen. Webkonferenzen sind dabei noch etwas aufwendiger, da zu den erw\u00e4hnten Regeln noch die technische Herausforderung kommt. St\u00f6rende Nebenger\u00e4usche sowie andere Faktoren, die vom eigentlichen Gespr\u00e4ch ablenken und technisch \u00fcberforderte Gespr\u00e4chsteilnehmer sollten nach M\u00f6glichkeit vermieden werden. Was kann man also tun, um zielf\u00fchrende, angenehme und effektive Online-Meetings zu f\u00fchren?<\/p>\n<h2>6 Grundregeln f\u00fcr eine effektive Webkonferenz<\/h2>\n<p>Regeln helfen dabei, das Online-Meeting effizient und effektiv abzuhalten. Folgende Punkte haben sich in der Vergangenheit etabliert:<\/p>\n<h3>1. Begrenzen Sie die Anzahl der Gespr\u00e4chsteilnehmer<\/h3>\n<p>Sind zu viele Teilnehmer involviert, sind Chaos und schlechtere Ergebnisse eigentlich schon vorprogrammiert. \u00dcberlegen Sie sich also vorab genau, wer unabdingbar an dem Gespr\u00e4ch teilnehmen muss, damit alle wichtigen Punkte besprochen und Entscheidungen getroffen werden k\u00f6nnen. Nur diese Personen sollten auch zu dem Gespr\u00e4ch eingeladen werden. Acht Teilnehmer sind ein guter Richtwert, an den Sie sich halten k\u00f6nnen. Andernfalls entsteht schnell eine Atmosph\u00e4re, in der es einen Vortragenden gibt und alle anderen nicht zu Wort kommen. Das f\u00fchrt leicht zu Konflikten, Themen werden \u201etotgeredet\u201c oder das Online-Meeting nimmt mehr Zeit als n\u00f6tig in Anspruch.<\/p>\n<h4>Das sollten Sie beachten:<\/h4>\n<ul>\n<li>Nicht zu viele Teilnehmer, acht Personen sind ein guter Richtwert<\/li>\n<\/ul>\n<h3>2. Bereiten Sie eine Agenda vor und teilen diese vor der Webkonferenz<\/h3>\n<p>Eine Agenda vorzubereiten nimmt viel Zeit in Anspruch und mag dem ein oder anderen l\u00e4stig erscheinen, ist aber w\u00e4hrend des Online-Meetings enorm hilfreich, damit allen wichtigen Themen gen\u00fcgend Aufmerksamkeit geschenkt und nichts au\u00dfer Acht gelassen oder vergessen wird. Den Ablauf des Meetings sowie die zu besprechenden Punkte im Vorfeld bekannt zu geben, gibt jedem Teilnehmer au\u00dferdem die M\u00f6glichkeit, sich Fragen zu notieren sowie vorab an m\u00f6glichen L\u00f6sungsans\u00e4tzen zu arbeiten. Das spart w\u00e4hrend dem Meeting Zeit, da jeder die M\u00f6glichkeit hat, sich gut vorzubereiten. Es ist weiterhin ratsam, nicht mehr als f\u00fcnf Punkte auf die Agenda zu setzen und Stichpunkte statt Flie\u00dftexten zu verwenden. Lange Agenden wirken schnell entmutigend und werden nicht gelesen.<\/p>\n<h4>Das sollten Sie beachten:<\/h4>\n<ul>\n<li>Agenda aufsetzen und beispielsweise per E-Mail verschicken\n<ul>\n<li>Wer das Meeting einberuft, sollte sich auch die Zeit nehmen, die Agenda zu erstellen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Nicht mehr als f\u00fcnf Punkte auf die Liste setzen\n<ul>\n<li>Stichpunkte statt Flie\u00dftexte<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Folgende Punkte sollte die Agenda enthalten:\n<ul>\n<li>Wer nimmt an der Webkonferenz teil?<\/li>\n<li>Welche Themen werden besprochen?<\/li>\n<li>Welche Entscheidungen m\u00fcssen getroffen werden?<\/li>\n<li>Zeitbl\u00f6cke: F\u00fcr welches Thema wird wie viel Zeit eingeplant?<\/li>\n<li>Wer f\u00fchrt Protokoll und informiert andere Mitarbeiter?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>3. Planen Sie feste Zeitfenster f\u00fcr jedes Thema ein<\/h3>\n<p>F\u00fcr jedes Thema klare Zeitfenster zu definieren, ist aus mehreren Gr\u00fcnden sinnvoll. So wird zum einen sichergestellt, dass jeder auf der Agenda festgehaltene Punkt auch besprochen wird. Die Gespr\u00e4chsteilnehmer sind so eher motiviert, zu einer schnellen L\u00f6sung zu gelangen, damit das Thema nicht noch einmal neu aufgerollt werden muss. Auf der anderen Seite dauert das Online-Meeting nicht l\u00e4nger als vorab veranschlagt und Sie laufen nicht Gefahr, dass die Gespr\u00e4chsteilnehmer beispielsweise aufgrund von Folgeterminen die Unterhaltung verlassen, obwohl wichtige Entscheidungen noch ausstehen. Jemand sollte die Zeit im Blick haben und das Gespr\u00e4ch nach M\u00f6glichkeit moderieren oder zumindest einen Blick darauf haben, dass es nicht zu sehr ausufert.<\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-246886 size-full\" src=\"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/wp-content\/uploads\/sites\/9\/2024\/03\/webkonferenz.jpg\" alt=\"online-meeting\" width=\"1500\" height=\"1125\" \/><\/p>\n<p>In dem Zusammenhang kann auch die Einhaltung einer Gespr\u00e4chsreihenfolge sinnvoll sein. So k\u00f6nnen Sie leicht verhindern, dass die Gespr\u00e4chsteilnehmer sich gegenseitig ins Wort fallen und au\u00dferdem f\u00fchlt sich so auch jeder Einzelne eher in der Verantwortung, etwas Wertvolles zum Gespr\u00e4ch beizutragen. Zudem kann es sinnvoll sein, langsamer als gewohnt und deutlich zu sprechen, denn selbst die beste Technik hat oft einen zeitlichen Versatz zwischen Sender und Empf\u00e4nger. Das erfordert zwar Disziplin, verhindert aber h\u00e4ufiges Nachfragen der Kollegen.<\/p>\n<h4>Das sollten Sie beachten:<\/h4>\n<ul>\n<li>Klare Zeitfenster f\u00fcr jedes Thema definieren<\/li>\n<li>Gespr\u00e4chsreihenfolge festlegen\n<ul>\n<li>Langsam und deutlich sprechen, um h\u00e4ufiges Nachfragen zu vermeiden<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Beispiel f\u00fcr eine einst\u00fcndige Webkonferenz:\n<ul>\n<li>10 Minuten Thema darlegen<\/li>\n<li>30 Minuten Diskussions- und Besprechungszeit<\/li>\n<li>10 Minuten L\u00f6sungsans\u00e4tze zusammentragen<\/li>\n<li>10 Minuten Aufgaben verteilen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>4. F\u00fchren Sie Protokoll<\/h3>\n<p>Alle wichtigen Beschl\u00fcsse, die Sie w\u00e4hrend der Webkonferenz treffen, sollten idealerweise in einem Protokoll festgehalten werden. Alle im Protokoll erw\u00e4hnten Punkte und Beschl\u00fcsse sollten Sie au\u00dferdem begr\u00fcnden sowie die daraus resultierenden Handlungsanweisungen eintragen. Das Protokoll vermeidet Missverst\u00e4ndnisse durch unterschiedliche Auffassungen oder Erinnerungen und die genannten Punkte k\u00f6nnen im Nachhinein besser von jedem Teilnehmer nachvollzogen werden. Weiterhin wei\u00df so jeder Teilnehmer genau, welche Aufgabe er hat und welche n\u00e4chsten Schritte erforderlich sind. Kollegen, die nicht teilnehmen konnten und an weiteren Schritten beteiligt sind, k\u00f6nnen sich so im Nachhinein unkompliziert \u00fcber die Ergebnisse informieren. Ein Protokoll sollte genau wie die Agenda nicht zu ausf\u00fchrlich sein. Flie\u00dftexte sollten Sie auch hier m\u00f6glichst vermeiden, da diese meist nicht gelesen werden. Damit Sie noch besser vorbereitet sind, k\u00f6nnen Sie sich eine Protokoll-Vorlage erstellen, welche Sie im Meeting nur noch ausf\u00fcllen m\u00fcssen.<\/p>\n<h4>Das sollten Sie beachten:<\/h4>\n<ul>\n<li>Alle Beschl\u00fcsse in einem Protokoll festhalten, inklusive:\n<ul>\n<li>Begr\u00fcndungen<\/li>\n<li>Handlungsanweisungen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Bei inhaltlich Relevantem: Es sollte nachvollziehbar sein, wer was zu wem gesagt hat<\/li>\n<li>Stichpunkte statt Flie\u00dftexte<\/li>\n<li>Folgende Punkte sollte ein Besprechungsprotokoll enthalten:\n<ul>\n<li>Themen des Meetings, einzelne Punkte auff\u00fchren<\/li>\n<li>Datum, eventuell Ort (entf\u00e4llt bei einer Webkonferenz)<\/li>\n<li>Anwesende und Abwesende<\/li>\n<li>Moderation\/ Leitung des Meetings<\/li>\n<li>Protokollf\u00fchrung<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>5. W\u00e4hlen Sie eine Videounterhaltung statt einem Telefongespr\u00e4ch<\/h3>\n<p>Sollten Sie sich f\u00fcr ein Online-Meeting entscheiden, ist es ratsam, eine Videounterhaltung statt einem normalen Telefongespr\u00e4ch zu w\u00e4hlen \u2013 zumindest dann, wenn mehr als zwei Personen involviert sind. Ein Telefongespr\u00e4ch ist anstrengender als ein klassisches Meeting im B\u00fcro, da Sie Ihrem Gespr\u00e4chspartner nicht direkt gegen\u00fcber sitzen. Normalerweise erkennen Sie an der K\u00f6rperhaltung, ob jemand Interesse an einem Gespr\u00e4ch hat oder nicht. M\u00f6chte beispielsweise jemand etwas zum Gespr\u00e4ch beitragen, so r\u00fcckt er vermutlich n\u00e4her an den Tisch und richtet sich auf. Jemand, der eher desinteressiert ist, zeigt dies oft unbemerkt durch die K\u00f6rperhaltung, indem er sich zur\u00fccklehnt. Auch Mimik, Gestik sowie Augenkontakt sind wichtig f\u00fcr einen positiven Gespr\u00e4chsverlauf, da es so leichter ist, die Botschaften seines Gegen\u00fcbers richtig zu deuten. Bei einem reinen Telefongespr\u00e4ch entfallen diese visuellen Signale komplett und es passiert eher, dass Aussagen falsch geschlussfolgert oder aufgefasst werden. Zudem m\u00fcssen Sie sich zus\u00e4tzlich darauf konzentrieren, zu wem welche Stimme geh\u00f6rt.<\/p>\n<h4>Technik<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/h4>\n<p>Um eine Videounterhaltung mit dem Chef, Kollegen oder Kunden zu f\u00fchren braucht man keine teure Ausstattung. Fast jedes Notebook verf\u00fcgt mittlerweile \u00fcber eine integrierte Kamera sowie ein Mikrofon. Wichtig ist eine stabile Internetverbindung, sollten Sie ein schwaches WLAN haben, k\u00f6nnen Sie sich stattdessen mit einem Ethernet-Kabel verbinden. Kontaktieren Sie bei Bedarf Ihre IT-Abteilung. Um das Online-Meeting f\u00fcr alle so angenehm wie m\u00f6glich zu gestalten, k\u00f6nnen Sie au\u00dferdem auf eine angenehme Beleuchtung sowie einen angemessenen Hintergrund achten.<\/p>\n<h4>Das sollten Sie beachten:<\/h4>\n<ul>\n<li>Videounterhaltung statt Telefongespr\u00e4ch\n<ul>\n<li>K\u00f6rperhaltung, Mimik und Gestik helfen dabei, eine Aussage richtig zu deuten<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Ben\u00f6tigte Technik\n<ul>\n<li>Kamera, Mikrofon<\/li>\n<li>Stabile Internetverbindung<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>6. Halten Sie die Netiquette ein \u2013 Online-Meetings erh\u00f6hen das Konfliktpotenzial<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/h3>\n<p>Es gibt gewisse Verhaltensweisen, die ein Gespr\u00e4ch entweder in eine positive oder relativ schnell in eine negative Richtung lenken. Dies gilt f\u00fcr pers\u00f6nliche Gespr\u00e4che, aber auch besonders f\u00fcr digitale Unterhaltungen. Steht man einer Person nicht direkt gegen\u00fcber, neigt man auch eher dazu, seine Worte ohne oder mit weniger Bedacht zu w\u00e4hlen. Dazu z\u00e4hlt beispielsweise, sein Gegen\u00fcber nicht ausreden zu lassen. Dies ist zum einen unh\u00f6flich, f\u00fchrt aber auch insbesondere bei einer Videounterhaltung zu Verwirrung, da Einw\u00fcrfe oft nicht verstanden oder falsch zugeordnet werden. Auch Belehrungen sind nicht zielf\u00fchrend, diese rufen eher eine Abwehrhaltung anstatt Zuspruch und Interesse hervor. Der Schl\u00fcssel lautet wie so oft: Empathie.<\/p>\n<h4>Das sollten Sie beachten:<\/h4>\n<ul>\n<li>Netiquette einhalten<\/li>\n<li>Konkret nachfragen, wenn etwas nicht verstanden wurde<\/li>\n<li>An stetiger Verbesserung arbeiten\n<ul>\n<li>Kurze Reflexionsrunden am Ende helfen dabei, den Ablauf laufend zu verbessern<\/li>\n<li>Was lief gut?<\/li>\n<li>Was k\u00f6nnen Sie beim n\u00e4chsten Mal besser machen?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<h3>Ist die Webkonferenz wirklich notwendig?<\/h3>\n<p>Im Allgemeinen gelten Meetings als reine Zeitfresser. Bevor Sie also ein Online-Meeting einberufen, \u00fcberlegen Sie sich ob dies auch wirklich notwendig ist. Viele Angelegenheiten lassen sich auch in einem kurzen Telefonat kl\u00e4ren und es Bedarf nicht vieler Personen, um eine Entscheidung herbeizuf\u00fchren. Oft hilft an dieser Stelle ein kleines Gedankenexperiment: Stellen Sie sich vor, es gibt keine M\u00f6glichkeit, eine Besprechung einzuberufen, wie w\u00fcrden Sie die Situation dann l\u00f6sen? L\u00e4sst sich die Situation durch ein Telefonat kl\u00e4ren oder k\u00f6nnen Sie jemanden per E-Mail kontaktieren, um eine Antwort zu bekommen? So zeigt sich relativ schnell, ob eine Webkonferenz der effektivste Kommunikationskanal ist.<\/p>\n<h3>Anbieter<\/h3>\n<p>Es gibt einige Tools, die virtuelles Arbeiten unterst\u00fctzen, zu den bekanntesten Anbietern geh\u00f6ren Zoom, Skype sowie Facetime. Hier eine kleine Zusammenfassung:<\/p>\n<h4>Zoom<\/h4>\n<ul>\n<li>Integriertes HD-Video und \u2013Audio\n<ul>\n<li>Bis zu 1000 Videoteilnehmer<\/li>\n<li>Bis zu 49 Videos auf dem Bildschirm<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Eingebaute Tools f\u00fcr Zusammenarbeit\n<ul>\n<li>Mehrere Teilnehmer k\u00f6nnen ihre Bildschirme gleichzeitig teilen und f\u00fcr ein interaktives Meeting mit Anmerkungen versehen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Sichere Treffen\n<ul>\n<li>Verschl\u00fcsselung f\u00fcr alle Meetings, rollenbasierte Benutzersicherheit, Passwortschutz, Warter\u00e4ume und Teilnehmer in Warteschleife stellen<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Aufzeichnungen und Transkripte\n<ul>\n<li>Zeichnen Sie Ihre Meetings lokal oder in der Cloud auf, sehen Sie sich AI-generierte Transkripte an und erfassen Sie Notizen und Aktionspunkte<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Team Chat\n<ul>\n<li>Chat mit Gruppen, Suchverlauf, integrierte Dateifreigabe und 10-Jahres-Archiv<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Kostenlos bis zu 100 Teilnehmern, Gruppenchats sind dabei allerdings auf 40 Minuten limitiert<\/li>\n<\/ul>\n<p>Weitere Informationen finden Sie hier: <a href=\"https:\/\/zoom.us\">Zoom\u00a0Besprechungen &amp; Chat<\/a><\/p>\n<h4>Skype<\/h4>\n<ul>\n<li>Videoanrufe f\u00fcr bis zu 50 Personen<\/li>\n<li>Videoanrufe in HD\n<ul>\n<li>Einzel- oder Gruppengespr\u00e4che<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Liveuntertitel\n<ul>\n<li>Lesen Sie Worte, die w\u00e4hrend eines Audio- oder Videoanrufs gesprochen werden, am Bildschirm mit<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Aufzeichnungen\n<ul>\n<li>Zeichnen Sie wichtige Besprechungen mit den Kollegen auf<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Keine Registrierungen und Downloads erforderlich<\/li>\n<li>Kostenlos<\/li>\n<\/ul>\n<p>Weitere Informationen finden Sie hier: <a href=\"https:\/\/www.skype.com\/de\/\">Skype &#8211; Kommunikationstool f\u00fcr kostenlose Anrufe und Chats<\/a><\/p>\n<h4>Facetime<\/h4>\n<ul>\n<li>Bis zu 32 Teilnehmer<\/li>\n<li>Voraussetzung f\u00fcr die Verwendung der App ist jedoch, dass alle Kontakte ein iPhone, iPad, eine Apple Watch oder einen Mac mit iOS verwenden und Facetime eingerichtet haben<\/li>\n<li>Die App ist kostenlos<\/li>\n<\/ul>\n<p>Weitere Informationen finden Sie hier: <a href=\"https:\/\/support.apple.com\/de-de\/HT204380\">Apple Support<\/a><\/p>\n<h2>Fazit<\/h2>\n<p>Die Vorteile bei einem pers\u00f6nlichen Gespr\u00e4ch \u00fcberwiegen nach wie vor gegen\u00fcber dem virtuellen Gespr\u00e4ch. Wie so oft im Leben gilt es aber auch jetzt, das Beste aus den Umst\u00e4nden zu machen. Letztendlich ist dies eine Chance, die Krise so gut es geht und m\u00f6glichst unbeschadet durchzustehen \u2013 vielleicht l\u00e4sst sich aus dieser extremen Situation nachhaltig sogar etwas Gutes ziehen, wenn diese Kommunikationswege nun \u00f6fter in Betracht gezogen werden.<\/p>\n<p>Wir hoffen, wir konnten Ihnen mit den genannten Punkten einen besseren \u00dcberblick verschaffen. Wenn Sie mehr zum Thema Online-Meetings oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren m\u00f6chten, senden Sie uns gerne eine Nachricht \u00fcber das <a href=\"\/de\/kontakt\/vertrieb-kontaktieren\/\">Kontaktformular<\/a>, schreiben an <a href=\"mailto:info@timeline.de\">info@timeline.de<\/a> oder kontaktieren unser Sales-Team unter <strong>+49 212 230 35 200<\/strong>. Wir freuen uns auf Sie und w\u00fcnschen Ihnen viel Erfolg bei der virtuellen Arbeit!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Durch die Corona-Pandemie haben sich die t\u00e4gliche Arbeitssituation und das Arbeitsumfeld radikal gewandelt. Innerhalb k\u00fcrzester Zeit sahen sich Unternehmen damit konfrontiert, alle Prozesse zu ver\u00e4ndern und ins Digitale zu verlegen. Dabei hatten viele Schwierigkeiten, alle Verordnungen, Anforderungen und Schutzma\u00dfnahmen zu beachten und gleichzeitig handlungsf\u00e4hig zu bleiben. Mitarbeiter wurden gr\u00f6\u00dftenteils ins Home Office geschickt. 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