{"id":255713,"date":"2023-11-05T14:38:40","date_gmt":"2023-11-05T13:38:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/blog\/datenpflege-optimieren-fuer-schnelle-und-einfache-ablaeufe\/"},"modified":"2024-04-05T14:09:18","modified_gmt":"2024-04-05T12:09:18","slug":"datenpflege-optimieren","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/blog\/datenpflege-optimieren\/","title":{"rendered":"Datenpflege optimieren f\u00fcr schnelle und einfache Abl\u00e4ufe"},"content":{"rendered":"<p><strong>Ein <a href=\"\/de\/blog\/erp-erklaerung-bedeutung\/\">ERP-System<\/a> samt Datenbank macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen <a href=\"\/de\/blog\/erp-transparenz-im-unternehmen\/\">transparenter<\/a> und effizienter. T\u00e4gliche Aufgaben werden dadurch wesentlich erleichtert \u2013 so zumindest in der Theorie. Das genaue Gegenteil tritt ein, wenn Sie die Datenpflege vernachl\u00e4ssigen. Die Grundlage der ERP-Software bildet die Datenbank. Dort werden Stammdaten, Nutzerinformationen oder auch Aktionen gespeichert. Im Laufe der Zeit w\u00e4chst die Datenbank immer weiter an und wird schnell un\u00fcbersichtlich. Verantwortlich daf\u00fcr ist die IT-Infrastruktur, die im Zuge dessen oftmals nicht angepasst wird. Das Ergebnis: Reaktions- und Ladezeiten werden immer l\u00e4nger und Abfragen nehmen viel Zeit in Anspruch. Kurz gesagt, die Performance Ihrer Software leidet. Was kann man also tun, um die Datenpflege zu optimieren?<\/strong><\/p>\n<h2>Zeit f\u00fcr einen Fr\u00fchjahrsputz in der Datenpflege<\/h2>\n<p>Die Performance Ihrer Software ist essenziell, wenn Sie einen Nutzen aus ihr ziehen wollen. Viele Prozesse sind mittlerweile automatisiert, Ihre Daten m\u00fcssen also verl\u00e4sslich sein, um einen fehlerfreien Ablauf gew\u00e4hrleisten zu k\u00f6nnen. Damit Sie von den Vorteilen des Systems profitieren, sollten Ihre Daten also immer aktuell und vollst\u00e4ndig sein. Reicht die anf\u00e4ngliche Datenstruktur nicht mehr aus, ist es Zeit f\u00fcr einen Fr\u00fchjahrsputz auf Ihrem Server. Nehmen Sie sich also Zeit, um diesen vom Datenchaos zu befreien. Im Folgenden sind einige Tipps f\u00fcr Sie zusammengefasst, damit Sie die Qualit\u00e4t Ihrer Daten verbessern \u2013 und folglich wieder von schnellen und einfachen Abl\u00e4ufen profitieren k\u00f6nnen.<\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"alignnone wp-image-244606 size-full\" src=\"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/wp-content\/uploads\/sites\/9\/2024\/03\/datenpflege-optimieren.jpg\" alt=\"datenpflege-optimieren\" width=\"1500\" height=\"1125\" \/><\/p>\n<h3>Legen Sie Kriterien f\u00fcr die Datenqualit\u00e4t fest<\/h3>\n<p>Um die Datenpflege zu optimieren, sollten Sie im Vorfeld Kriterien definieren. Fehlerhafte Informationen k\u00f6nnen so erst gar nicht entstehen. Den Ablauf der Dateneingabe k\u00f6nnen Sie dadurch gut pr\u00fcfen und M\u00e4ngel bei bereits bestehenden Daten beheben. Diese Kriterien k\u00f6nnen beispielsweise zur Anwendung kommen:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4>Vollst\u00e4ndigkeit<\/h4>\n<ul>\n<li>Ein Datensatz sollte nat\u00fcrlich immer vollst\u00e4ndig sein \u2013 das ist die Voraussetzung. Dazu z\u00e4hlen unter anderem die Kundennummer, Name und auch der Wohnort.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Eindeutigkeit<\/h4>\n<ul>\n<li>Sind die Daten eindeutig interpretierbar?<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Aktualit\u00e4t<\/h4>\n<ul>\n<li>Die Daten sollten auf dem aktuellsten Stand sein. Hierf\u00fcr k\u00f6nnen Sie zum Beispiel telefonisch bei dem Kunden nachfragen. Oder Sie gleichen die Daten \u00fcber die Website oder E-Mail Signatur ab.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Genauigkeit<\/h4>\n<ul>\n<li>Legen Sie beispielsweise ein Format f\u00fcr Zahlenwerte fest, wie etwa nur zwei Stellen hinter dem Komma zu belegen. So ist alles einheitlich.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Konsistenz<\/h4>\n<ul>\n<li>Der Datensatz sollte keine Widerspr\u00fcche aufweisen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Redundanzfreiheit<\/h4>\n<ul>\n<li>Vergeben Sie jede Kundennummer nur einmal, um Verwechslungen zu vermeiden.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Relevanz<\/h4>\n<ul>\n<li>Die\u00a0Daten sollten den Informationsbedarf erf\u00fcllen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Einheitlichkeit<\/h4>\n<ul>\n<li>Legen Sie fest, in welcher Form Sie die Daten ins System eingeben. Beachten Sie zum Beispiel Gro\u00df- und Kleinschreibung oder auch Umlaute.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>\n<h4>Zuverl\u00e4ssigkeit<\/h4>\n<ul>\n<li>Die Entstehung der Daten sollte zuverl\u00e4ssig sein. Daten aus verl\u00e4sslichen Quellen haben meist eine h\u00f6here Qualit\u00e4t als Daten aus \u00f6ffentlichen Quellen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>In der Regel kommen nicht alle der genannten Kriterien gleichzeitig zum Einsatz. Sie k\u00f6nnen diejenigen einbringen, die f\u00fcr Ihre Datenpflege am ehesten Sinn ergeben \u2013 und den Workflow dadurch erleichtern.<span class=\"Apple-converted-space\">\u00a0<\/span><\/p>\n<h2>Setzen Sie die Datenpflege auf die Tagesordnung<\/h2>\n<p>\u00dcberpr\u00fcfen Sie die Dateneingabe und Pflege der Daten regelm\u00e4\u00dfig \u2013 so stellen Sie die Qualit\u00e4t Ihrer Daten sicher. Nur wenn Sie diesen Schritt regelm\u00e4\u00dfig wiederholen, k\u00f6nnen Sie langfristig von guten Daten profitieren. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter und ziehen Sie sie mit in die Verantwortung, um die Wichtigkeit deutlich zu machen.<\/p>\n<h3>Erforderliche Datenpflege: Bereinigen Sie regelm\u00e4\u00dfig Ihre Datenbank<\/h3>\n<p>Einige Unternehmen nutzen Ihr ERP-System schon seit vielen Jahren. Auch bei kleinen Unternehmen steigt die Menge an Daten kontinuierlich an. Je l\u00e4nger Sie mit der Software arbeiten, desto mehr Daten sammeln sich nat\u00fcrlich auch an. Oft enthalten Datenbanken allerdings Informationen, die nicht mehr relevant sind. Viele davon ben\u00f6tigen Sie vermutlich nicht mehr, da sie veraltet sind oder vielleicht nur einmalig verwendet wurden. Eine regelm\u00e4\u00dfige Datenanalyse kann Sie vor \u00fcberfl\u00fcssigen Ansammlungen bewahren. Hierf\u00fcr k\u00f6nnen Sie beispielsweise ein Analysetool einsetzen. Bei der Analyse der Daten wird oftmals transparent, ob die Daten relevant sind \u2013 oder ob und welche Korrekturen erfolgen m\u00fcssen. Fehlerhafte oder redundante Daten kommen so zum Vorschein und k\u00f6nnen korrigiert oder archiviert werden. So haben Sie wieder mehr Speicherplatz und Abfragen liefern schnellere Ergebnisse. Doch beachten Sie: Auch wenn Sie gewisse Daten nicht mehr ben\u00f6tigen, k\u00f6nnen Sie diese aufgrund von Nachweispflichten nicht einfach l\u00f6schen.<\/p>\n<h3>Laufende Datenpflege: Abfragen optimieren durch Datenbank-Indizes<\/h3>\n<p>Eine Indexerstellung ist eine weitere M\u00f6glichkeit im Datenmanagement, um die Geschwindigkeit von h\u00e4ufig abgefragten Informationen zu steigern. Ein Datenbankindex ist eine Datenstruktur, um Abfragen zu optimieren. Mittels einer Indextabelle werden die Daten sortiert auf dem Datentr\u00e4ger abgelegt. Dies eignet sich besonders bei Daten, die Sie nur selten ver\u00e4ndern wie etwa Stammdaten von Kunden oder Artikeln. Der Einsatz von Indizes empfiehlt sich f\u00fcr Datenbanken, die gro\u00dfe Datenmengen speichern und sehr h\u00e4ufig abgefragt werden. Der Nachteil ist allerdings, dass das Anlegen von Indexstrukturen zur Belegung von Speicher f\u00fchrt. Bei einer gro\u00dfen Anzahl von Indizes kann dies demnach einen gro\u00dfen Speicherverbrauch verursachen. Weiterhin f\u00fchrt der Einsatz von Indizes zu einem gr\u00f6\u00dferen Aufwand beim Schreiben von Datens\u00e4tzen. Das Datenbanksystem muss in diesem Fall auch den Index ber\u00fccksichtigen und diesen entsprechend laden. Hier gilt: Je mehr Indizes eine Tabelle hat, desto gr\u00f6\u00dfer ist der Performance-Verlust beim Speichern neuer Datens\u00e4tze.<\/p>\n<h3>Schnellere Abfragen anhand von Daten-Cluster<\/h3>\n<p>Doch welche Vorgehensweise hilft, ein langsames System wieder fit f\u00fcr den Alltag zu machen? Eine M\u00f6glichkeit ist, die Datenbank in verschiedene Cluster aufzuteilen. Daten-Cluster sind nach gemeinsamen Merkmalen gruppenweise und zusammengefasste Daten. Dabei sind die Daten so angeordnet, dass der Zugriff auf zusammenh\u00e4ngende Informationen m\u00f6glichst effektiv ist. Daten-Cluster sind daher ein wichtiges Mittel, um die Datenpflege zu optimieren. H\u00e4ufig ben\u00f6tigte Daten bleiben in einem logischen Teil bestehen. Datentabellen mit Informationen, die Sie seltener ben\u00f6tigen, k\u00f6nnen Sie auf einen anderen Server auslagern. Vorhandene Informationen, die Sie oft ben\u00f6tigen, k\u00f6nnen somit viel schneller abgefragt werden.<\/p>\n<h3>Alternative zur klassischen Datenpflege: ERP aus der Cloud<\/h3>\n<p>Die Optimierung eines langsamen ERP-Systems ist eine Herausforderung, denn sie ben\u00f6tigt Zeit und Ressourcen. Dies ist nat\u00fcrlich auch mit Kosten verbunden. Wenn alle genannten Ma\u00dfnahmen jedoch nicht zum gew\u00fcnschten Erfolg f\u00fchren, sollten Sie eventuell \u00fcber eine neue ERP-L\u00f6sung nachdenken. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich in solch einem Fall f\u00fcr eine <a href=\"\/de\/blog\/cloud-computing\/\">cloudbasierte L\u00f6sung<\/a>. Insbesondere die Bereitstellungsmodelle Platform-as-a-Service (PaaS) und Software-as-a-Service (SaaS) erfreuen sich hierbei immer wachsender Popularit\u00e4t. Der ERP-Anbieter k\u00fcmmert sich um die Bereitstellung der Anwendung und \u00fcbernimmt Wartung sowie Hosting. Dies senkt langfristig die Kosten und langsame ERP-Systeme geh\u00f6ren der Vergangenheit an.<\/p>\n<p>Sie m\u00f6chten mehr zum Thema Datenpflege oder die gesamte Funktionspalette von TimeLine ERP erfahren? Senden Sie uns gerne eine Nachricht \u00fcber das <a href=\"\/de\/kontakt\/vertrieb-kontaktieren\/\">Kontaktformular<\/a>, schreiben an <a href=\"mailto:info@timeline.de\">info@timeline.de<\/a> oder kontaktieren unser Sales-Team unter <b>+49 212 230 35 200<\/b>. Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Ein ERP-System samt Datenbank macht die Prozesse in Ihrem Unternehmen transparenter und effizienter. 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