{"id":255703,"date":"2023-03-15T16:38:40","date_gmt":"2023-03-15T15:38:40","guid":{"rendered":"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/blog\/ablauf-einer-erfolgreichen-einfuehrung-eines-erp-systems\/"},"modified":"2024-04-05T14:07:14","modified_gmt":"2024-04-05T12:07:14","slug":"ablauf-erp-einfuehrung","status":"publish","type":"blog","link":"https:\/\/www.timeline-erp.com\/de\/blog\/ablauf-erp-einfuehrung\/","title":{"rendered":"Ablauf einer erfolgreichen Einf\u00fchrung eines ERP-Systems"},"content":{"rendered":"

Die Einf\u00fchrung eines ERP-Systems ist oft ein langer und komplexer Prozess, der mit vielen Einzelschritten verbunden ist. Es kann durchaus mehrere Monate dauern, bis das System in Ihrem Tagesgesch\u00e4ft integriert ist \u2013 je nach Komplexit\u00e4t der Anforderungen und Anzahl der Mitarbeiter. Ein solches Projekt kostet Zeit, Ressourcen und vermutlich auch einige Nerven. Doch bevor Sie nun die Flinte ins Korn werfen, gilt wie bei jedem Projekt auch bei der Einf\u00fchrung eines ERP-Systems: Planung ist alles. Der Erfolg eines ERP-Projekts h\u00e4ngt selten von der Technik ab. Doch was bringt es dann zum Scheitern? Eher sind es schlecht definierte Ziele, unklare Prozessstrukturen oder aber auch die Ablehnung der Mitarbeiter. Was Sie also brauchen, ist eine gute Vorbereitung und ein Projektteam, das von Anfang an zusammenarbeitet. Es folgt eine \u00dcbersicht \u00fcber den Ablauf einer ERP-Einf\u00fchrung \u2013 und worauf Sie sonst noch achten sollten, damit Ihr Projekt zum Erfolg wird.<\/strong><\/p>\n

Vorbereitung und Analyse der ERP-Implementierung<\/h2>\n

Fragen Sie sich vor dem Beginn der Recherche nach geeigneten ERP-Anbietern, ob Sie bereit f\u00fcr ein ERP-System<\/a> sind. Eine fehlende Basis beispielsweise kann auch die beste Software nicht ausgleichen. Als kleines oder mittelst\u00e4ndisches Unternehmen hat man au\u00dferdem h\u00e4ufig begrenzte Ressourcen. Sie sollten also nicht nachl\u00e4ssig sein, was die ersten \u00dcberlegungen angeht. Ein wesentlicher Faktor ist zum Beispiel die zentrale Datenverwaltung<\/a> in Ihrem Unternehmen. Ihre Daten sollten auf dem aktuellsten Stand und Ihre Prozesse regelm\u00e4\u00dfig dokumentiert sein. Was wollen Sie mit der Einf\u00fchrung eines ERP-Systems erreichen? Was soll das System k\u00f6nnen? Grundlegende Fragen, die viele Unternehmen allerdings oft auf die leichte Schulter nehmen. Haben Sie die wesentlichen Dinge gekl\u00e4rt, ist das Fundament f\u00fcr Ihr ERP-Projekt gelegt.<\/p>\n

Anforderungsanalyse und Lastenheft<\/h2>\n

Was als N\u00e4chstes auf Ihrer Liste stehen sollte, ist die Durchf\u00fchrung einer\u00a0Anforderungsanalyse<\/a>. Hierbei sollten Sie versuchen, m\u00f6glichst ergebnisoffen zu sein. Um neue Perspektiven zu erhalten, kann es hilfreich sein, Externe hinzuzuziehen \u2013 so sieht man sein Unternehmen oft mit anderen Augen. Au\u00dferdem kann es hilfreich sein, Ihre Mitarbeiter in den Prozess mit einzubinden. Diese sind es schlie\u00dflich, die sp\u00e4ter mit der ERP-Software arbeiten. Am besten gelingt Ihnen dies bei einem Rundgang durch die Firma und einem pers\u00f6nlichen Gespr\u00e4ch. Eine gute M\u00f6glichkeit, Ihre unternehmerischen Ziele und die Anforderungen an das ERP-System festzuhalten, ist ein Lastenheft<\/a>. Dieses Dokument ist die Basis f\u00fcr die weitere ERP-Auswahl. Unterschieden werden hierbei technische und funktionale Anforderungen. Versuchen Sie jedoch Ihre Erwartungen l\u00f6sungsneutral zu formulieren und \u00fcberlassen Sie die Umsetzung einfach Ihrem zuk\u00fcnftigen ERP-Anbieter.<\/p>\n

\"einf\u00fchrung-erp-system\"<\/p>\n

Das Dokument sollte neben den Anforderungen an das ERP-System auch eine Beschreibung Ihres Unternehmens und des Marktumfeldes enthalten. Informationen \u00fcber Ihre Produkte, Leistungen sowie St\u00e4rken und die aktuelle IT-Infrastruktur sind ebenfalls sinnvolle Erg\u00e4nzungen. Au\u00dferdem wichtig sind ein Zeitplan und ein Ansprechpartner. Nehmen Sie sich f\u00fcr die Ausformulierung ruhig etwas Zeit, im Nachhinein sind Anpassungen meist kostspielig.<\/p>\n

Projektleiter und Key-User<\/h2>\n

Neben der Durchf\u00fchrung einer Anforderungsanalyse und der Erstellung eines Lastenhefts ist bei der Einf\u00fchrung eines ERP-Systems das Projektteam<\/a> mindestens genauso wichtig. Sie ben\u00f6tigen einen Projektleiter<\/a> sowie einen Key-User<\/a>. Bei der Auswahl sollten Sie die Charaktereigenschaften Ihrer Mitarbeiter nicht au\u00dfer Acht lassen. Der Projektleiter sollte beispielsweise Durchsetzungsverm\u00f6gen mitbringen, aber auch emphatisch sein. Einen Blick f\u00fcr das gro\u00dfe Ganze haben und weiterhin nah am Tagesgesch\u00e4ft sein. Key-User hingegen vertreten die Interessen Ihrer Mitarbeiter. Sie vermitteln, sind Mentoren, zeigen Vorteile und Ver\u00e4nderungen auf, die durch die Einf\u00fchrung eines ERP-Systems entstehen. Sie versuchen \u00c4ngsten und Vorbehalten feinf\u00fchlig entgegenzuwirken und sind diejenigen, die die Belegschaft im System schulen. Ihr Key-User sollte m\u00f6glichst viel Erfahrung und Fachkompetenz mitbringen. Seien Sie sich dar\u00fcber bewusst, dass beide Positionen viel Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, in der die normalen t\u00e4glichen Aufgaben auf andere Mitarbeiter verteilt werden m\u00fcssen.<\/p>\n

Von der Longlist zur Shortlist<\/h2>\n

Den richtigen ERP-Anbieter zu finden ist gar nicht so einfach. Da Sie mit diesem aber die n\u00e4chsten Jahre zusammen arbeiten, sollten Sie bei der Auswahl nicht leichtfertig sein. Es gibt jedoch eine gute M\u00f6glichkeit, Ihnen die Suche etwas zu erleichtern. Beginnen Sie Ihre Suche zun\u00e4chst mit einer Recherche im Internet und f\u00fchren Sie dabei eine Checkliste. Tragen Sie in einem Dokument grob zusammen, welche Anbieter generell in Frage kommen. Diese sogenannte Longlist<\/a> gibt Ihnen einen ersten \u00dcberblick. Beachten Sie in jedem Fall neben den funktionalen auch die technischen Anforderungen: Sind zum Beispiel ben\u00f6tigte Schnittstellen zu anderen Systemen vorhanden? Haben Sie alle Anbieter zusammengetragen, senden Sie diesen Ihr zuvor angefertigtes Lastenheft. Beobachten Sie nun, wie die Anbieter auf Ihre Anfrage reagieren. Wie lange m\u00fcssen Sie auf eine Antwort warten? Ist die E-Mail ein Standardtext oder erhalten Sie eine pers\u00f6nliche Antwort? Auf diese Weise k\u00f6nnen Sie weitere ERP-Anbieter herausfiltern.<\/p>\n

\"erp-einf\u00fchrung-projektteam\"<\/p>\n

Die \u00fcbrig gebliebenen Kandidaten bilden Ihre Shortlist, mit diesen sollten Sie einen Termin f\u00fcr eine kurze Pr\u00e4sentation<\/a> vereinbaren. Hier k\u00f6nnen Sie Ihre aktuelle Situation aufzeigen und R\u00fcckfragen kl\u00e4ren. Anschlie\u00dfend folgt ein ERP-Workshop<\/a>. Eine Pr\u00e4sentation, individuell auf Sie abgestimmt. Der Anbieter kann die von Ihnen geforderten Funktionen im eigenen System vorf\u00fchren \u2013 anhand von Beispieldaten oder einer kleinen Auswahl Ihrer Originaldaten. So bekommen Sie ein Bild davon, wie sich das ERP-System in Ihrem Unternehmen einf\u00fcgen w\u00fcrde. Bei dem Workshop sollte das ganze Projektteam anwesend sein. Beachten Sie auch die pers\u00f6nliche Ebene, schlie\u00dflich sollten sie gut miteinander auskommen. Nach dem Workshop kann der Anbieter Ihnen genau mitteilen, was preislich auf Sie zukommt. Vorher k\u00f6nnen lediglich die Lizenzkosten genannt werden.<\/p>\n

Einf\u00fchrung eines ERP-Systems – Die Umsetzungsphase<\/h2>\n

Haben Sie sich f\u00fcr einen passenden ERP-Anbieter entschieden, kann die Umsetzung beginnen. In einem Pflichtenheft zeigt Ihr Anbieter Ihnen auf, wie er Ihre Anforderungen umsetzen m\u00f6chte. Die Begriffe Lastenheft<\/em> und Pflichtenheft<\/em> werden h\u00e4ufig synonym verwendet, es handelt sich jedoch um zwei unterschiedliche Dokumente. Gehen Sie das Pflichtenheft aufmerksam durch, denn es bildet die Grundlage Ihrer ERP-Implementierung. Dadurch k\u00f6nnen Sie Anpassungen im weiteren Projektverlauf weitestgehend vermeiden. Anschlie\u00dfend erfolgt die Installation des Systems mit Demodaten, Einrichtung und Anpassung. Zuletzt fehlt nur noch die \u00dcbernahme Ihrer Daten. Die Schulung der Mitarbeiter erfolgt meistens durch Ihren Key-User. Geschafft! Es geht in den Echtbetrieb.<\/p>\n

Checkliste – Sind Sie bereit f\u00fcr die Einf\u00fchrung eines ERP-Systems?<\/h3>\n